„Dokumentunterzeichnung“ ist ein Phasentyp, den Sie zu Ihrem Einstellungsworkflow hinzufügen können und der es Bewerbern ermöglicht, Dokumente wie Vereinbarungen, Verträge, W9-Steuerformulare usw. zu unterzeichnen. Sie können Zusammenführungsschlüssel einfügen, um das Formular vorab mit den eindeutigen Daten des Bewerbers auszufüllen Optimieren und vereinfachen Sie Ihren Dokumentensignierungsprozess.
Sicherheit
Unsere Anbieter von Dokumentensignaturlösungen sind sicher und konform mit allen wichtigen Gesetzen zur elektronischen Signatur, einschließlich ESIGN, UETA und eIDAS der Europäischen Union (EU Nr. 910/2014). Darüber hinaus erfolgt der gesamte Zugriff über HTTPS und alle Dokumente werden im Ruhezustand verschlüsselt.
Was behandelt wird
Für Preisinformationen gehen Sie zu Ihren Unternehmenseinstellungen , indem Sie oben rechts auf Ihren Profilnamen klicken und im Abschnitt „Add-Ons“ die Option „Dokumentsignatur“ auswählen.
Optionen für Anbieter von Dokumentensignaturen
Wenn Sie die Phase zum Signieren von Dokumenten in Fountain nutzen, haben Sie die Möglichkeit, unser natives Tool zum Signieren von Dokumenten oder DocuSign zu verwenden. Die Unterschiede zwischen diesen Optionen zum Signieren von Dokumenten werden unten angezeigt.
Fountain DocuSign
Bei der Konfiguration der Dokumentensignaturphase kann jeder Benutzer mit der Erstellung von Dokumentvorlagen beginnen und seinen Dokumentensignierungsprozess direkt in Fountain einrichten.
Wenn Sie lieber ein separates DocuSign-Konto verwenden möchten, müssen Sie dieses Konto über die DocuSign-Website selbst erstellen. Weitere Informationen zur Verwendung von DocuSign in Fountain finden Sie in diesem DocuSign-Artikel.
HalloSign
Fountain bietet HelloSign auch als kostenlose Alternative zu DocuSign an. Mit HelloSign können Benutzer benutzerdefinierte Nachrichtenvorlagen erstellen, die sie an Bewerber senden können, sowie Merge-Key-Optionen zum automatischen Ausfüllen der von Bewerbern bereitgestellten Daten.
Vorlagen für die Dokumentenunterzeichnung erstellen
Bevor du eine Unterzeichnungsphase in den Workflow einfügen kannst, musst du das Dokument als Vorlage einrichten, indem du die Dokumentendatei(en) hochlädst und Formularfelder und Unterzeichnungsbereiche hinzufügst.
Best Practice
Wenn Sie mehrere Dokumente zur Unterzeichnung durch Bewerber haben, empfehlen wir, diese als separate Vorlagen einzurichten, anstatt mehrere Dokumente zu einem langen Dokument zusammenzufassen. Bewerber werden mit langen Dokumenten überfordert, was zu höheren Abbruchquoten führen kann. Durch die Trennung Ihrer Dokumente kann der Antragsteller auch einige Ihrer Unterlagen erledigen, selbst wenn er nicht über die erforderlichen Informationen zum Ausfüllen aller Formulare verfügt.
Navigieren Sie zu Ihren Unternehmenseinstellungen.
Klicken Sie im Menü links auf „Dokumentsignatur“ .
Klicken Sie auf die Registerkarte „Vorlagen“ und dann auf die blaue Schaltfläche „Vorlage erstellen“ .
Laden Sie Ihr Dokument per Drag & Drop oder durch Klicken auf das Feld in das Dateifeld hoch.
Hinweis: Sie können mehrere Dateien unterschiedlicher Dateitypen (PDF, JPEG, PNG, Docx) hochladen und Fountain fügt sie alle in einem langen Dokument zusammen, das der Antragsteller ausfüllen kann. Bilder mit unterschiedlichen Abmessungen und Größen können komprimiert oder gedehnt werden, um sie an das Standard-Letter-Format anzupassen. Sehen Sie sich daher bitte eine Vorschau an und versuchen Sie, die Abmessungen 8,5 x 11 zu verwenden. Die Dateigröße für diesen Upload muss kleiner als 15 MB sein.Standardmäßig muss der Antragsteller das Dokument immer unterschreiben. Wenn zusätzliche interne Unterzeichner benötigt werden, klicken Sie auf + Rolle hinzufügen und geben Sie der Rolle einen Namen, z. B Manager. Sie können dieser Rolle später im Phasen-Setup einen internen Benutzer zuweisen.
Wenn es Informationen gibt, die Sie über Zusammenführungsschlüssel automatisch in die Vorlage einfügen möchten, wählen Sie die gewünschten Bewerberdaten aus der Dropdown-Liste Zusammenführungsschlüssel aus.
HINWEIS: Die Funktion „Schlüssel zusammenführen“ ist in DocuSign nur mit dem Business Pro-Plan verfügbar. Zusammenführungsschlüssel sind bei HelloSign als Standardoption verfügbar.Sie können einer Dokumentsignaturvorlage jeden benutzerdefinierten Zusammenführungsschlüssel hinzufügen, der Ihnen zur Verfügung steht, sowie jeden Standardschlüssel. Dazu gehören Dinge wie Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum des Bewerbers und Antworten auf Fragen, die Sie in Ihrem Bewerbungsformular oder in den Datenerfassungsphasen gestellt haben. Stellen Sie sicher, dass Sie jetzt alle relevanten Zusammenführungsschlüssel hinzufügen, da Sie später keine weiteren zu Ihrer Vorlage hinzufügen können.
Geben Sie einen Titel für Ihre Vorlage ein und fügen Sie eine Nachricht oder eine kurze Beschreibung der Vorlage hinzu.
Wählen Sie „Vorlage vorbereiten“und ein neues Fenster Ihres Dokuments wird angezeigt, in dem Sie Felder hinzufügen, um daraus eine Vorlage zu machen.
Klicke oben auf den Typ des Formularfeldes, das du hinzufügen möchtest, und klicke dann auf das Dokument an der Stelle, an der du das Feld platzieren möchtest. Du kannst die Felder auch per Drag-&-Drop in dein Dokument ziehen. Durch Ziehen an der unteren rechten Ecke kann die Größe des Feldes geändert werden.
Wählen Sie Weiter und Ihre Vorlage wird erstellt.
Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie Zusammenführungsschlüssel zu Ihrer Vorlage in DocuSign hinzufügen.
Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie Zusammenführungsschlüssel zu Ihrer Vorlage in HelloSign hinzufügen.
Formularfeldeinstellungen in HelloSign
Sie können auswählen, wer jedes Formularfeld ausfüllt. Nachdem Sie Ihrem Dokument ein Feld hinzugefügt haben, können Sie auf das Dropdown-Menü unter Unterzeichnern klicken und eine der folgenden Optionen auswählen:
Ich (jetzt) Fountain
(beim Senden) Zusätzliche Rollendes Bewerbers
Mit dieser Einstellung kannst du deiner Vorlage einen dauerhaften Text hinzufügen, ein Kontrollkästchen ankreuzen oder ein Datum hinzufügen, das andere Unterzeichner nicht ändern können. Diese Funktion eignet sich hervorragend zum Ankreuzen von Pflichtfeldern, die für alle gelten, oder zum Bearbeiten von Vertragssprachen.
Dadurch können Sie die Zusammenführungstasten verwenden, um Textfelder vorab auszufüllen, und diese werden automatisch mit den Informationen dieses bestimmten Bewerbers gefüllt, z. B Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Eröffnungsinformationen wie Gehalt und Standort. Alle Felder, die Sie in Schritt 6 ausgewählt haben, stehen Ihnen nun zum Zusammenführen in dieses Feld zur Verfügung.
Der Antragsteller ist verpflichtet, diese Felder auszufüllen. Sie können die Felder zu einer obligatorischen Anforderung machen, indem Sie das erforderliche Kontrollkästchen aktivieren.
Fügen Sie einen Validierungstyp hinzu, um zu begrenzen, welche Informationen eingegeben werden können, um eine höhere Genauigkeit zu gewährleisten, z „Nur Buchstaben“ für ihren Namen oder „Postleitzahl“, wo sie eine fünfstellige Zahl eingeben müssen.
Diese Unterzeichnungen werden von jemandem aus deinem internen Team in Fountain erstellt.
Wählen Sie Weiter und Ihre Vorlage wird erstellt.
Einstellungen für die Phase der Dokumentenunterzeichnung
Nachdem Sie nun die Dokumentsignierungsvorlagehinzugefügt haben, können Sie die Phase „Dokumentsignierung“ zum Workflow hinzufügen und diese Phase mit der Vorlage verknüpfen.
Klicken Sie auf Phase hinzufügen > Neue Phase erstellen und wählen Sie die Phase „Dokumentsignierung“aus.
Klicken Sie im Abschnitt „Standarddokumente“ auf Dokument hinzufügen.
.Wählen Sie im geöffneten Fenster das Dokument aus, das Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf Dokument hinzufügen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wenn ein neuer Bewerber diese Phase der Dokumentenunterzeichnung abschließt, wird in der Bewerbertabelle eine neue Schaltfläche angezeigt, damit Ihr Team weiß, wann ein Dokument vom internen Teammitglied unterzeichnet werden muss. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „X Unterschriften erforderlich“ und Sie können den Status aller Dokumente sehen, die eine Mitunterschrift erfordern, sowie den Unterschriftsstatus des Antragstellers. Nur der interne Benutzer, der der Rolle zugewiesen ist, kann das Dokument signieren.
Bewerbererfahrung
Wenn die Bewerber die Phase der Dokumentenunterzeichnung erreichen, werden sie aufgefordert, die Vorlagen zu unterschreiben, die du ursprünglich ausgewählt hast, als du die Phase der Dokumentenunterzeichnung zum Workflow hinzugefügt hast.
Sobald der Antragsteller „Überprüfen und unterschreiben“auswählt, wird ein Fenster mit dem Dokument angezeigt und der Antragsteller wird aufgefordert, die erforderlichen Felder auszufüllen und/oder das Formular zu unterschreiben.
