Um auf diese verbesserte Version von DocuSign zuzugreifen, wende dich an deinen zuständigen CSM (Customer Success Manager) oder an [email protected], um sie für dein Konto zu aktivieren.
Wir haben einige Upgrades an unserer DocuSign-Integration vorgenommen, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und sicherzustellen, dass wichtige Dokumentationsfunktionen für die Einstellung verfügbar sind, wenn du auf DocuSign in Fountain zugreifst. Die Upgrades umfassen Support für Zusammenführungsschlüssel, erweiterte Signaturen für regionale Compliance und eine verbesserte Vorlagenverwaltung.
Allgemeine Anforderungen
Für die Nutzung dieser aktualisierten Version von DocuSign ist ein vorhandenes DocuSign-Konto erforderlich.
DocuSign-Benutzer müssen ihre DocuSign-Anmeldedaten angeben.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung kann für DocuSign-Konten nicht aktiviert werden.
Was gehört dazu?
Erstellen oder Auswählen von Vorlagen für DocuSign
Klicke auf den Dropdown-Pfeil unter der Marke deines Unternehmens in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wähle im Dropdown-Menü Unternehmenseinstellungen aus.
Wähle im linken Menü Dokumentenunterzeichnung aus.
Klicke im Menü über der Tabelle auf die Registerkarte Vorlagen und wähle dann Vorlage erstellenaus.
Wähle DocuSign im Dropdown-Menü Anbieter aus.
Wähle die Vorlage, die du für diesen Zweck verwenden möchtest, im Dropdown-Menü aus. Wenn sie ausgegraut ist, bedeutet dies, dass sie bereits verwendet wird und im Abschnitt Vorlagen für Dokumentenunterzeichnung verwaltet werden kann.
Wähle Vorlage vorbereitenaus.
Vorlagen bearbeiten
Um eine bereits erstellte Vorlage zu bearbeiten, wähle Aktionen und dann Vorlage bearbeiten im Dropdown-Menü aus.
Wähle Weiterund die Vorlage wird angezeigt.
Führe deine Änderungen und Bearbeitungen durch und wähle dann Speichern und Schließenaus.
Hinzufügen von Zusammenführungsschlüsseln zu Vorlagen
Die Standard-Zusammenführungsschlüssel von Fountain können jetzt zu Vorlagen hinzugefügt werden, wenn du Vorlagen in DocuSign erstellst oder bearbeitest. Zusammenführungsschlüssel sind für das Konto verfügbar, in dem sie erstellt wurden. Wenn du benutzerdefinierte Zusammenführungsschlüssel hinzufügen möchtest, kannst du dies direkt in den Integrationseinstellungen von DocuSign vornehmen.
Um Zusammenführungsschlüssel hinzuzufügen, musst du beim Erstellen deiner Vorlage die Zusammenführungsschlüssel auswählen, die in das Dokument eingefügt werden sollen. Wähle dann Vorlage vorbereitenaus.
Du wirst zu DocuSignweitergeleitet.
Sobald du DocuSign erreicht hast, wähle Weiteraus.
Wenn deine Vorlage angezeigt wird, wähle die unten angezeigten benutzerdefinierten Felder (Schraubenschlüssel in einem quadratischen Symbol) aus. Die benutzerdefinierten Felder enthalten Zusammenführungsschlüssel, die du zuvor in Fountain erstellt hast.
Wähle deinen Zusammenführungsschlüssel aus der Liste der verfügbaren Zusammenführungsschlüssel im linken Menü aus und lege sie in dem Bereich deines Dokuments ab, dem du dieses Feld hinzufügen möchtest. Wenn du fertig bist, speichere deine Änderungen.
Erstellen von benutzerdefinierten Zusammenführungsschlüsseln
Navigiere zur Registerkarte Stellenangebote und wähle Integrationen im Dropdown-Menü unter dem Markennamen deines Unternehmens.
Wähle in der linken Menüleiste Screening aus.
Klicke in der Zeile Docusign auf Integration verwalten.
Wähle im Fenster DocuSign-Integration die Option Zusammenführungsschlüssel aus.
Wähle in den benutzerdefinierten Zusammenführungsfeldern die Option Benutzerdefiniertes Zusammenführungsfeld hinzufügen aus.
Erstelle einen Zusammenführungsfeldnamen und wähle den Quellobjektschlüssel im Dropdown-Menü aus.
Wähle Speichern. Der neue benutzerdefinierte Zusammenführungsschlüssel wird im Fenster Benutzerdefinierte Zusammenführungsfelder angezeigt und steht für die Verwendung in DocuSign zur Verfügung.
Verwalten von Rollen
Erforderliche Funktion in DocuSign
Die Verwaltung von Rollen in DocuSign ist obligatorisch, um sicherzustellen, dass alle relevanten Parteien Benachrichtigungen erhalten, wenn Unterzeichnungen oder andere Aktionen in Bezug auf Dokumente in DocuSign erforderlich sind.
Um eine bereits erstellte Vorlage zu bearbeiten, wähle Aktionen und dann Vorlage bearbeiten im Dropdown-Menü aus.
Gib Bewerber in das Feld Rolle ein, und lasse die Felder Name und E-Mail-Adresse leer.
Hinweis
Die Rolle Bewerber ist unerlässlich und unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Die Zusammenführungsschlüssel funktionieren ohne sie nicht ordnungsgemäß. Weitere Informationen hierzu erhältst du von deinem Fountain-Vertreter.
Gib den Namen oder Titel der Rolle in den zweiten Abschnitt ein und gib den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein, die für das Ausfüllen dieses Formulars zuständig ist.
Hinweis
Wenn der Titel der Rolle unbekannt ist, kannst du sie mit einem allgemeinen Titel kennzeichnen, stelle aber sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist.
Wähle Speichern und Schließen aus, wenn du nach dem Bearbeiten deiner Rollen fertig bist, oder Weiter, wenn du die Bearbeitung deiner DocuSign-Vorlage fortsetzen möchtest.
Hinzufügen von Vorlagen zum Workflow-Editor
Wähle in der Tabelle Stellenangebote das Stellenangebot aus, das du bearbeiten möchtest.
Klicke auf Einstellungenund wähle Workflow bearbeitenaus.
Wähle Phase hinzufügenund dann Neue Phase erstellenaus.
Gib den Titel der Phaseein, wähle den Phasentyp im Dropdown-Menü aus und klicke auf Phase hinzufügen.
Klicke auf die Phase, die du gerade zu deinem Workflow hinzugefügt hast, und wähle DocuSign im Abschnitt „Anbieter erforderlich“ aus.
Wähle die Vorlage aus, die du dem Bewerber senden möchtest.
Du kannst mehrere Vorlagen auswählen. Jede Vorlage wird jedoch in einer separaten E-Mail an den Bewerber gesendet.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder die Möglichkeit, Antragsteller umfassend durch zusätzliche erforderliche elektronische Überprüfungsmethoden zu überprüfen, muss von deinem Fountain-Vertreter aktiviert werden. Für detailliertere Informationen über QES, hier klicken.
Hinweis
Diese Funktion ist derzeit nur für Kunden in der EU verfügbar.
Um eine bereits erstellte Vorlage zu bearbeiten, wähle Aktionen und dann Vorlage bearbeiten im Dropdown-Menü aus.
Wenn DocuSign geöffnet wird, scrolle nach unten zu den Rollen, für die du QES aktivieren möchtest, klicke auf Signaturtyp auswählenund dann auf IDnow - EU-qualifiziert. Dadurch werden QES-Signaturen für die ausgewählte Rolle aktiviert.
Wähle Speichern und Schließen aus, wenn du nach dem Bearbeiten deiner Rollen fertig bist, oder Weiter, wenn du die Bearbeitung deiner DocuSign-Vorlage fortsetzen möchtest.
Auto Advance Logic
Du kannst bestimmen, ob du die Option Auto Advance Logic verwenden möchtest, indem du sie EIN- oder AUS schaltest.