La firma de documentos es un tipo de etapa que puede agregar a su flujo de trabajo de contratación que permite a los solicitantes firmar documentos como acuerdos, contratos, formularios de impuestos W9, etc. Puede insertar claves de combinación para completar previamente el formulario con los datos únicos del solicitante, lo que podría optimice y simplifique su proceso de firma de documentos.
Seguridad
Nuestros proveedores de soluciones de firma de documentos son seguros y cumplen con todas las principales leyes de firma electrónica, incluidas ESIGN, UETA, eIDAS de la Unión Europea (UE No.910/2014). Además, todo el acceso se realiza a través de HTTPS y todos los documentos están encriptados en reposo.
Temas que se abordan
Para obtener información sobre precios, vaya a la configuración de su empresa haciendo clic en el nombre de su perfil en la parte superior derecha y seleccione Firma de documentos en la sección Complementos.
Opciones de proveedor de firma de documentos
Al usar la etapa de firma de documentos en Fountain, tiene la opción de usar nuestra herramienta nativa de firma de documentos o DocuSign. Las diferencias entre estas opciones de firma de documentos se muestran a continuación.
Fountain DocuSign
Al configurar la etapa de firma de documentos, cualquier usuario puede comenzar a crear plantillas de documentos y configurar su proceso de firma de documentos directamente en Fountain.
Si prefiere utilizar una cuenta de DocuSign independiente, debe crear esa cuenta a través del propio sitio de DocuSign. Consulte este artículo de DocuSign para obtener más detalles sobre cómo usar DocuSign en Fountain.
holafirmar
Fountain también ofrece HelloSign como una alternativa gratuita a DocuSign. HelloSign permite a los usuarios crear plantillas de mensajes personalizados para enviar a los solicitantes, así como opciones de combinación de claves para autocompletar los datos proporcionados por los solicitantes.
Crear plantillas de firma de documentos
Para poder añadir una etapa de firma de documentos al flujo de trabajo, deberás configurar el documento como plantilla. Para ello, carga el archivo del documento y añade campos en el formulario y áreas para firmar.
Prácticas recomendadas
Si tiene varios documentos para que los solicitantes los firmen, le recomendamos configurarlos como plantillas separadas en lugar de combinar varios documentos en un solo documento largo. Los solicitantes se sienten abrumados por los documentos largos, lo que puede provocar tasas de abandono más altas. Separar sus documentos también le permite al solicitante completar algunos de sus trámites, incluso si no tiene la información necesaria para completar todos los formularios.
Navegue a la configuración de su empresa.
Haga clic en Firma de documentos en el menú de la izquierda.
Haga clic en la pestaña Plantillas y luego haga clic en el botón azul Crear plantilla .
Cargue su documento en el cuadro de archivo arrastrando y soltando o haciendo clic en el cuadro.
Nota: Puede cargar varios archivos de diferentes tipos de archivos (PDF, JPEG, PNG, Docx) y Fountain los combinará en un solo documento largo para que lo complete el solicitante. Las imágenes de diferentes dimensiones y tamaños se pueden comprimir o estirar para que se ajusten al tamaño de letra estándar, así que obtenga una vista previa e intente usar las dimensiones de 8,5 x 11. El tamaño del archivo para esta carga debe ser inferior a 15 MB.Por defecto, siempre se requiere que el solicitante firme el documento. Si se necesitan firmantes internos adicionales, haga clic en + Agregar función y asigne un nombre a la función, por ejemplo Gerente. Podrá asignar un usuario interno a este rol más adelante en la configuración del escenario.
Si hay información que le gustaría completar automáticamente en la plantilla a través de Combinar claves, seleccione los datos del solicitante deseado del menú desplegable Combinar claves.
NOTA: La función Fusionar claves está disponible en DocuSign solo con su plan Business Pro. Combinar claves está disponible como opción predeterminada con HelloSign.Puede agregar cualquier clave de combinación personalizada que esté disponible para usted, así como cualquier clave estándar a una plantilla de firma de documentos. Esto incluye cosas como el nombre del solicitante, la dirección, el número de teléfono, la fecha de nacimiento y las respuestas a las preguntas que haya hecho en su formulario de solicitud o en las etapas de recopilación de datos. Asegúrese de agregar todas las claves de combinación relevantes ahora, ya que no podrá agregar más a su plantilla más adelante.
Ingrese un título para su plantilla e incluya un mensaje o una breve descripción de la plantilla.
Seleccione Preparar plantillay aparecerá una nueva ventana de su documento donde agregará campos para convertirlo en una plantilla.
Haz clic en el tipo de campo de formulario que quieres añadir arriba y luego haz clic en el documento en la ubicación que quieres colocar el campo. También puedes arrastrar y soltar los campos en tu documento. Para cambiar el tamaño del recuadro del campo, arrastra desde la esquina inferior derecha.
Seleccione Continuar y se creará su plantilla.
El siguiente ejemplo muestra cómo agregar claves de combinación a su plantilla en DocuSign.
El siguiente ejemplo muestra cómo agregar claves de combinación a su plantilla en HelloSign.
Configuración de campos de formulario en HelloSign
Puede elegir quién completa cada campo del formulario. Después de haber agregado un campo a su documento, puede hacer clic en el menú desplegable debajo de Firmantes y seleccionar uno de los siguientes:
Yo (ahora) Fountain
(al enviar) Roles adicionalesdel solicitante
Esta configuración te permite añadir un texto permanente, marcar una casilla o añadir una fecha a tu plantilla, que otros firmantes pueden modificar. Es muy útil para marcar previamente casillas obligatorias que se aplican a todos o para editar el idioma en un contrato.
Esto le permite usar las teclas de combinación para completar previamente los cuadros de texto y se completará automáticamente con la información de ese solicitante específico, por ejemplo. nombre, correo electrónico, número de teléfono, así como información de apertura, como la tarifa de pago y la ubicación. Cualquier campo que haya seleccionado en el paso 6, ahora será una opción para combinar en este campo.
El solicitante está obligado a completar estos campos. Puede hacer que los campos sean un requisito obligatorio marcando la casilla requerida .
Agregue un tipo de validación para limitar qué información se puede ingresar para garantizar una mayor precisión, por ejemplo "Solo letras" para su nombre, o "Código postal" donde deben ingresar un número de 5 dígitos.
Estas firmas las hará una persona de tu equipo interno en Fountain.
Seleccione Continuar y se creará su plantilla.
Configuración de la etapa de firma de documentos
Ahora que ha agregado la plantilla de firma de documentos, puede agregar la etapa Firma de documentos al flujo de trabajo y vincular esa etapa a la plantilla.
Haga clic en Agregar etapa > Crear nueva etapa y seleccione la Etapa de firma de documentos.
Dentro de la sección Documentos predeterminados, haga clic en Agregar documento.
.En la ventana abierta, seleccione el documento que le gustaría usar y haga clic en Agregar documento.
Haga clic en Guardar cambios.
Cuando un nuevo solicitante complete esta etapa de Firma de documentos, aparecerá un nuevo botón en la Tabla de solicitantes para que su equipo sepa cuándo el miembro interno del equipo debe firmar un documento. Haga clic en el botón azul X firmas necesarias y podrá ver el estado de todos los documentos que necesitan una firma conjunta y el estado de la firma del solicitante. Solo el usuario interno asignado al rol podrá firmar el documento.
La experiencia del solicitante
Cuando un solicitante llega a la etapa de firma de documentos, se le pedirá que firme las plantillas que hayas seleccionado al principio cuando añadiste la etapa de firma de documentos al flujo de trabajo.
Una vez que el solicitante seleccione Revisar y firmar, aparecerá una ventana que contiene el documento y se le pedirá al solicitante que complete los campos requeridos y/o firme el formulario.