Le modèle de workflow de Fountain vous permet de créer un seul workflow qui peut être appliqué à plusieurs ouvertures. Cette relation de workflow un-à-plusieurs consolide le nombre de workflows gérés par votre équipe et vous permet de mettre à jour vos ouvertures bien plus rapidement qu'en procédant à des modifications individuelles.
Consultez les autorisations utilisateur dans le Centre d'aide pour plus d'informations sur l'octroi d'un accès d'édition pour gérer les flux de travail au sein de votre compte d'entreprise.
Sujets abordés
Création d'un nouveau flux de travail
Pour créer un nouveau flux de travail, vous devez d'abord créer une nouvelle ouverture. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Créer une offre d'emploi du Centre d'aide.
Dans le dernier écran du processus de création d'ouverture, il vous sera demandé de créer un nouveau flux de travail, de lier un flux de travail existant ou de cloner un flux de travail existant.
Créer un nouveau flux de travail: Vous permet de créer un nouveau flux de travail à partir de zéro. Les étapes, les paramètres de ces étapes, les messages et l'ordre des étapes seront enregistrés sous la forme d'un flux de travail qui pourra ensuite être appliqué à plusieurs ouvertures futures.
Lier un flux de travail existant: Vous permet d'établir un lien avec un flux de travail existant qui a déjà été créé. Cette option doit être utilisée si vous n'avez pas besoin de modifier les étapes, l'ordre des étapes, les paramètres des étapes ou les messages. Veuillez noter que si la langue est différente dans l'ouverture que vous créez et dans le flux de travail que vous essayez de lier, vous devrez confirmer que vous changez la langue avant de lier le flux de travail.
Cloner un flux de travail existant: Vous permet de cloner un flux de travail existant, mais avec la possibilité de modifier les étapes, l'ordre des étapes, les paramètres au sein des étapes ou les messages. Cette option doit être utilisée si vous souhaitez un point de départ, mais elle nécessitera des modifications en fonction de votre position ou de votre emplacement.
Pour créer un nouveau flux de travail :
Dans le dernier écran de création d'ouverture, sélectionnez Créer un nouveau flux de travail, puis cliquez sur Enregistrer.
Construisez votre flux de travail en ajoutant des étapes, des règles et des messages. Pour obtenir des conseils sur le flux de travail, consultez l' article du centre d'aide sur la conception du flux de travail primaire.
Lorsque vous avez terminé la construction de votre flux de travail, cliquez sur Enregistrer les modifications dans le coin supérieur droit.
Dans la fenêtre suivante, il vous sera demandé de confirmer que vous souhaitez modifier toutes les ouvertures concernées. Cliquez sur Enregistrer.
Le nom de votre flux de travail sera créé par défaut en fonction de la position et de l'emplacement de l'ouverture. Pour modifier le nom du flux de travail, cliquez sur le bouton à 3 points situé à l'extrême droite de la bannière bleue du flux de travail en haut de l'écran Workflow Editor. Saisissez ensuite un nouveau nom dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur Renommer pour enregistrer.
Une fois que votre Workflow est connecté à d'autres ouvertures, cliquez sur [nombre] ouvertures associées dans la barre bleue à partir de Workflow Editor pour voir une liste des ouvertures concernées, le propriétaire de l'ouverture et le nombre de candidats pour chaque ouverture.
Note importante
Si vous apportez des modifications au Workflow, telles que le déplacement d'étapes, l'ajout ou la suppression d'étapes, la modification des paramètres de l'étape ou la modification de la messagerie, vous serez averti que ces modifications auront un impact sur toutes les Ouvertures connectées à ce Workflow.
Lier ou cloner un flux de travail existant
Comme indiqué précédemment, Fountain vous permet également de lier ou de cloner un Workflow existant afin de ne pas repartir de zéro.
Pour lier un flux de travail existant :
Lorsque vous arrivez à l'étape finale de la création de votre nouvelle ouverture, sélectionnez Lier un flux de travail existant. Sélectionnez le flux de travail vers lequel vous souhaitez établir un lien, puis cliquez sur Enregistrer.
Le fait de lier un flux de travail existant déplacera automatiquement votre nouvelle ouverture dans la liste des ouvertures existantes associées à ce flux de travail.
Note importante
Lier un flux de travail existant ne vous permettra pas de modifier les paramètres de l'étape, l'ordre ou les messages au sein de ce flux de travail.
Clonage d'un workflow existant :
Si des modifications sont nécessaires pour s'adapter à votre nouvelle ouverture, mais que vous souhaitez vous baser sur un flux de travail existant, sélectionnez Cloner un flux de travail existant.
Une fois que vous avez sélectionné Cloner un flux de travail existant dans l'écran de création d'une nouvelle ouverture, sélectionnez le flux de travail que vous souhaitez utiliser comme modèle dans la liste et cliquez sur Enregistrer. Vous serez ensuite conduit sur le site Workflow Editor pour modifier vos étapes en fonction de vos besoins.
Sur le site Workflow Editor, modifiez les étapes en fonction des besoins de votre poste, de votre lieu de travail et/ou de l'ouverture. Vous pouvez notamment réorganiser l'ordre de vos étapes, modifier les règles des étapes ou changer les messages des étapes. Pour plus d'informations sur les étapes, consultez la rubrique Types d'étapes dans le centre d'aide.
Une fois toutes les modifications apportées, cliquez sur Enregistrer.
Comme mentionné ci-dessus, saisissez un nouveau titre pour votre flux de travail modifié qui correspond au poste, au lieu et/ou à l'ouverture pour lesquels vous avez créé le nouveau flux de travail modifié.
Modifier le déroulement d'une ouverture
Une fois qu'une ouverture a été créée, vous pouvez toujours modifier son flux de travail à partir de l'écran Offres d'emploi. Pour modifier le flux de travail d'une ouverture déjà existante :
Cliquez sur Emplois dans la barre d'outils supérieure de n'importe quelle page Fountain, puis cliquez sur Ouvertures.
Cliquez sur le bouton à 3 points à gauche de l'ouverture, puis cliquez sur Modifier le flux de travail. Vous pouvez également accéder à l'option Modifier le workflow à partir de l'écran Paramètres de la table des candidats >.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le nouveau flux de travail que vous souhaitez connecter à l'ouverture dans la liste déroulante Flux de travail.
S'il n'y a pas de candidats dans l'ouverture pour laquelle vous modifiez le flux de travail, la mise à jour se fera immédiatement.
S'il y a des candidats dans l'ouverture sélectionnée, il vous sera demandé de faire correspondre les étapes du Workflow d'origine au Workflow cible afin que Fountain puisse déplacer les candidats dans les étapes correctes du nouveau Workflow. Vous aurez également la possibilité d'envoyer des communications automatisées et d'effectuer des actions par étapes lors de la mise à jour d'un avis de vacance contenant des candidats. Cela permettra de notifier automatiquement les candidats déplacés en fonction de l'étape à laquelle ils ont été transférés selon votre cartographie.
Cliquez sur Enregistrer.
Note importante
Les étapes de planification et de sous-planification existantes (dans le cadre d'une étape multiple) ne peuvent être mappées qu'à une seule étape de planification ou de sous-planification dans le nouveau flux de travail. Cela permet d'éviter qu'un même candidat ait plusieurs sessions réservées au cours d'une même étape de programmation. Si vous avez plusieurs étapes d'ordonnancement existantes et une seule nouvelle étape d'ordonnancement, vous devez associer l'une de vos étapes d'ordonnancement existantes à un type d'étape cible différent. Si vous avez besoin de conseils sur la manière de cartographier correctement les étapes de votre flux de travail, contactez votre CSM ou [email protected].
Tableau de flux de travail
Le tableau des flux de travail de Fountain est le point de départ de tous les flux de travail que vous avez enregistrés. Pour accéder au Workflow, cliquez sur Jobs dans la barre d'outils supérieure de n'importe quel écran Fountain, puis cliquez sur Workflows.
Cet écran affiche tous vos flux de travail, le nombre total d'ouvertures connectées ou associées pour chaque flux de travail, ainsi que sa date de création. Pour supprimer un flux de travail, cliquez sur le bouton à trois points situé à gauche du nom du flux de travail et sélectionnez Supprimer.
Cloner une étape dans un flux de travail
Le modèle de flux de travail permet également de cloner une étape dans plusieurs flux de travail. Pour cloner une étape :
Cliquez sur Jobs dans la barre d'outils supérieure de n'importe quelle page Fountain, puis cliquez sur Workflows.
Cliquez sur le bouton à 3 points à gauche de la scène que vous souhaitez cloner et cliquez sur Cloner la scène. La boîte de scène apparaît alors en bleu.
Survolez les autres étapes et cliquez sur le signe plus (+) ou sur remplacer.
Pour insérer la scène clonée avant la scène que vous avez survolée, cliquez sur le + à gauche.
Pour insérer la scène clonée après la scène que vous avez survolée, cliquez sur le + à droite.
Pour remplacer la scène que vous survolez par la scène clonée, cliquez sur Remplacer. Les étapes ne peuvent être remplacées que par des étapes du même type (ex. Les étapes approuvées peuvent être remplacées par d'autres étapes approuvées, les étapes de signature des documents peuvent être remplacées par d'autres étapes de signature des documents, etc.)
Si vous avez accidentellement ajouté une étape clonée à un flux de travail incorrect, cliquez sur le X à droite de l'étape.
Vous pouvez ajouter l'étape clonée à autant de flux de travail que vous le souhaitez.
Cliquez sur Suivant en haut à droite. Si vous souhaitez annuler le clonage, cliquez sur Annuler en haut à droite.
Cliquez sur Confirmer. Vous disposerez alors d'un délai de grâce de cinq secondes pour annuler votre action clone.
Un message de réussite ou d'erreur s'affiche. Si vous recevez un message d'erreur, cliquez sur Afficher les détails pour plus d'informations.
Démonstration
Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir le nouveau modèle de flux de travail en action !