La signature de documents est un type d'étape que vous pouvez ajouter à votre processus d'embauche et qui permet aux candidats de signer des documents tels que des accords, des contrats, des formulaires fiscaux W9, etc. Vous pouvez insérer des clés de fusion pour pré-remplir le formulaire avec les données uniques du candidat, ce qui peut optimiser et simplifier votre processus de signature de documents.
Sécurité
Nos fournisseurs de solutions de signature de documents sont sécurisés et conformes à toutes les principales lois sur la signature électronique, y compris ESIGN, UETA, European Union eIDAS (EU No.910/2014). En outre, tous les accès se font par HTTPS et tous les documents sont cryptés au repos.
Les points abordés
Pour obtenir des informations sur les prix, rendez-vous sur votre site Company Settings en cliquant sur votre nom de profil en haut à droite, et sélectionnez Document Signing dans la section Add-Ons.
Options du fournisseur de signature de documents
Lors de l'étape de signature des documents dans Fountain, vous avez la possibilité d'utiliser notre outil de signature de documents natif ou DocuSign. Les différences entre ces options de signature de documents sont présentées ci-dessous.
Fountain DocuSign
En configurant la phase de signature des documents, chaque utilisateur peut commencer à créer des modèles de documents et à mettre en place son processus de signature directement dans Fountain.
Si vous préférez utiliser un compte DocuSign distinct, vous devez créer ce compte sur le site DocuSign lui-même. Consultez cet article de DocuSign pour plus de détails sur l'utilisation de DocuSign dans Fountain.
HelloSign
Fountain propose également HelloSign comme alternative gratuite à DocuSign. HelloSign permet aux utilisateurs de créer des modèles de messages personnalisés à envoyer aux candidats, ainsi que des options de clé de fusion pour remplir automatiquement les données fournies par les candidats.
Créer des modèles de signature de document
Avant de pouvoir ajouter une étape Signature de document au flux de travail, vous devez définir le document comme modèle en chargeant le fichier du document et en ajoutant des champs de formulaire et des zones de signature.
Bonnes pratiques
Si vous avez plusieurs documents à faire signer aux candidats, nous vous recommandons de les configurer comme des modèles distincts plutôt que de combiner plusieurs documents en un seul long document. Les candidats sont submergés par de longs documents, ce qui peut entraîner des taux d'abandon plus élevés. Le fait de séparer vos documents permet également au demandeur de remplir certains de vos documents, même s'il ne dispose pas des informations nécessaires pour remplir tous les formulaires.
Accédez à votre site Company Settings.
Cliquez sur Document Signing dans le menu de gauche.
Cliquez sur l'onglet Templates et cliquez ensuite sur le bouton bleu Create Template .
Téléchargez votre document dans la boîte de fichier par glisser-déposer ou en cliquant sur la boîte.
Note : Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers de différents types (PDF, JPEG, PNG, Docx) et Fountain les combinera en un seul document long à compléter par le candidat. Les images de dimensions et de tailles différentes peuvent être compressées ou étirées pour correspondre au format lettre standard. Veuillez donc prévisualiser et essayer d'utiliser les dimensions 8,5 x 11. La taille du fichier pour ce téléchargement doit être inférieure à 15 Mo.Par défaut, le demandeur est toujours tenu de signer le document. Si des signataires internes supplémentaires sont nécessaires, cliquez sur + Add Role et donnez un nom au rôle, par exemple Directeur. Vous pourrez attribuer ce rôle à un utilisateur interne plus tard dans la configuration de l'étape.
Si vous souhaitez que certaines informations soient automatiquement intégrées au modèle via les clés de fusion, sélectionnez les données du candidat souhaitées dans le menu déroulant Clés de fusion.
REMARQUE : La fonction de fusion des clés n'est disponible dans DocuSign qu'avec le plan Business Pro. Les clés de fusion sont disponibles par défaut avec HelloSign.Vous pouvez ajouter toute clé de fusion personnalisée dont vous disposez, ainsi que toute clé standard à un modèle de signature de document. Il s'agit notamment du nom du candidat, de son adresse, de son numéro de téléphone, de sa date de naissance et des réponses aux questions que vous avez posées dans votre formulaire de candidature ou lors des étapes de la collecte de données. Veillez à ajouter toutes les clés de fusion pertinentes maintenant, car vous ne pourrez pas en ajouter d'autres à votre modèle par la suite.
Saisissez un titre pour votre modèle et incluez un message ou une brève description du modèle.
Sélectionnez Prepare Template, et une nouvelle fenêtre de votre document apparaîtra dans laquelle vous ajouterez des champs pour en faire un modèle.
En haut de l’écran, cliquez sur le type de champ de formulaire que vous souhaitez ajouter, puis sur le document à l’endroit où vous voulez placer le champ. Vous pouvez également faire glisser les champs et les déplacer dans votre document. Pour redimensionner la zone de champ, faites glisser son coin inférieur droit.
Sélectionnez Continuer et votre modèle sera créé.
L'exemple suivant montre comment ajouter des clés de fusion à votre modèle dans DocuSign.
L'exemple suivant montre comment ajouter des clés de fusion à votre modèle dans HelloSign.
Paramètres des champs de formulaire dans HelloSign
Vous pouvez choisir qui remplit chaque champ du formulaire. Après avoir ajouté un champ à votre document, vous pouvez cliquer sur la liste déroulante sous Signers et sélectionner l'une des options suivantes :
Moi (maintenant) Fountain
(lors de l'envoi) Demandeur Rôles supplémentaires
Ce paramètre vous permet d’ajouter à votre modèle du texte permanent, de cocher une case, ou d’ajouter une date que les signataires ne peuvent pas modifier. C’est idéal pour pouvoir cocher au préalable les cases requises qui s’appliquent à tous, ou pour modifier la langue d’un contrat.
Cela vous permet d'utiliser les clés de fusion pour pré-remplir les zones de texte, qui se rempliront automatiquement avec les informations relatives à ce candidat spécifique, par exemple nom, adresse électronique, numéro de téléphone, ainsi que des informations d'ouverture telles que le taux de rémunération et le lieu de travail. Tous les champs que vous avez sélectionnés à l'étape 6 peuvent maintenant être fusionnés dans ce champ.
Le demandeur doit remplir ces champs. Vous pouvez rendre les champs obligatoires en cochant la case required .
Ajoutez un type de validation pour limiter les informations pouvant être saisies afin de garantir une plus grande précision. "Les lettres n'ont que" pour leur nom, ou "Code postal" où ils doivent entrer un numéro à 5 chiffres.
Ces signatures seront effectuées par un membre de votre équipe sur Fountain.
Sélectionnez Continuer et votre modèle sera créé.
Paramètres de l’étape Signature de document
Maintenant que vous avez ajouté le modèle de signature de document , vous pouvez ajouter l'étape de signature de document au flux de travail et lier cette étape au modèle.
Cliquez sur Add Stage > Create New Stage et sélectionnez Document Signing Stage.
Dans la section Documents par défaut, cliquez sur Ajouter un document.
.Dans la fenêtre ouverte, sélectionnez le document que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Ajouter un document.
Cliquez sur Save Changes.
Lorsqu'un nouveau candidat franchit l'étape de la signature du document, un nouveau bouton apparaît dans le tableau des candidats afin que votre équipe sache quand un document doit être signé par le membre de l'équipe interne. Cliquez sur le bouton bleu X signatures requises et vous pourrez voir l'état de tous les documents qui nécessitent une cosignature et l'état de la signature du demandeur. Seul l'utilisateur interne assigné au rôle peut signer le document.
Expérience du candidat
Lorsque les candidats parviendront à l’étape Signature de document, ils seront invités à signer les modèles que vous avez sélectionnés lors de l’ajout de l’étape Signature de document au flux de travail.
Une fois que le demandeur a sélectionné Réviser & Signer, une fenêtre contenant le document s'affiche et le demandeur est invité à remplir les champs requis et/ou à signer le formulaire.