Pour utiliser la version améliorée de DocuSign, veuillez contacter votre responsable service clientèle ou l’adresse [email protected] pour l’activer dans votre compte.
Nous avons apporté quelques mises à niveau à l’intégration DocuSign afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et de nous assurer que des fonctionnalités de documentation clés pour le recrutement sont disponibles lors de l’utilisation DocuSign dans Fountain. Les mises à niveau incluent la prise en charge des clés de fusion, des signatures avancées (conformes aux réglementations régionales) et de la gestion améliorée des modèles.
Conditions générales
Un compte DocuSign existant est nécessaire pour utiliser cette version mise à jour de DocuSign.
Les utilisateurs de DocuSign doivent fournir leurs identifiants de connexion DocuSign.
L’authentification à deux facteurs ne peut pas être activée pour les comptes DocuSign.
Les points abordés
Créer ou sélectionner des modèles pour DocuSign
Cliquez sur la flèche sous le nom de marque de votre entreprise, située dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sélectionnez Paramètres de l’entreprise dans le menu déroulant.
Sélectionnez [[Signature de document]] dans le menu à gauche.
Cliquez sur l’onglet [[Modèles]] situé dans le menu au-dessus du tableau, puis choisissez [[Créer un modèle]].
Sélectionnez [[DocuSign]] dans le menu déroulant des fournisseurs.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser à cette fin dans le menu déroulant. Le nom grisé d’un modèle signifie qu’il est déjà utilisé. Vous pouvez le gérér depuis la section Modèles de signature de document.
Sélectionnez [[Préparer le modèle]].
Modifier les modèles
Pour modifier un modèle déjà créé, sélectionnez [[Actions]] et choisissez [[Modifier le modèle]] dans le menu déroulant.
Sélectionnez [[Suivant]] et le modèle apparaîtra.
Effectuez vos changements et modifications, puis sélectionnez [[Enregistrer et fermer]].
Ajouter des clés de fusion aux modèles
Les clés de fusion standard de Fountain sont désormais disponibles pour être ajoutées aux modèles lors de la création ou de la modification de modèles dans DocuSign. Les clés de fusion sont disponibles pour le compte dans lequel elles ont été créées. Si vous souhaitez ajouter des clés de fusion personnalisées, vous pouvez aller directement dans les paramètres d’intégration de DocuSign.
Pour ajouter des clés de fusion, vous devez sélectionner vos clés de fusion à insérer dans le document, lorsque vous créez votre modèle. Sélectionnez ensuite [[Préparer le modèle]].
Vous serez redirigé vers [[DocuSign]].
Une fois que vous arrivez dans DocuSign, sélectionnez [[Suivant]].
Lorsque votre modèle apparaît, sélectionnez [[Champs personnalisés]] (clé dans une icône carrée) comme illustré ci-dessous. Les champs personnalisés contiennent les clés de fusion précédemment créées dans Fountain.
Choisissez votre clé de fusion dans la liste des clés de fusion disponibles, située dans le menu de gauche, et déposez-la dans la zone du document à laquelle vous souhaitez ajouter ce champ. Une fois que vous avez terminé, enregistrez vos modifications.
Créer des clés de fusion personnalisées
Accédez à l’onglet Offres d’emploi et sélectionnez [[Intégrations]] dans le menu déroulant sous le nom de marque de votre entreprise.
Sélectionnez [[Filtrage]] dans la barre de menus de gauche.
Cliquez sur [[Gérer l’intégration]] sur la ligne Docusign.
Sélectionnez [[Fusionner les clés]] dans la fenêtre Intégration DocuSign.
Sélectionnez [[Ajouter un champ de fusion personnalisé]] dans les champs de fusion personnalisés.
Créez un [[nom de champ de fusion]] et sélectionnez la [[clé de l’objet source]] dans le menu déroulant.
Sélectionnez [[Enregistrer]]. La nouvelle clé de fusion personnalisée apparaîtra dans la fenêtre Champs de fusion personnalisés et pourra être utilisée dans DocuSign.
Gérer les rôles
Fonction requise dans DocuSign
La gestion des rôles dans DocuSign est obligatoire pour s’assurer que toutes les parties concernées reçoivent des notifications lorsque des signatures ou d’autres actions en référence à des documents dans DocuSign sont requises.
Pour modifier un modèle déjà créé, sélectionnez [[Actions]] et choisissez [[Modifier le modèle]] dans le menu déroulant.
Saisissez [[Candidat]] dans le champ Rôle et laissez les champs Nom et E-mail vides.
Remarque
Le rôle du candidat est essentiel et sensible à la casse. Les clés de fusion ne fonctionneront pas correctement sans ce champ saisi. Contactez votre représentant Fountain pour plus d’informations à ce sujet.
Saisissez le nom ou l’intitulé du rôle dans la deuxième section, puis le nom et l’adresse e-mail de la personne chargée de remplir ce formulaire.
Remarque
Si l’intitulé du rôle est inconnu, vous pouvez l’étiqueter avec un titre général, mais assurez-vous d’avoir la bonne adresse e-mail.
Sélectionnez [[Enregistrer et fermer]] si vous avez terminé la modification de vos rôles, ou [[Suivant]] si vous souhaitez continuer à modifier votre modèle DocuSign.
Ajouter des modèles à l’éditeur de flux de travail
Choisissez l’offre d’emploi que vous souhaitez modifier dans le tableau des offres d’emploi.
Cliquez sur [[Paramètres]], puis sélectionnez [[Modifier le flux de travail]].
Sélectionnez [[Ajouter une étape]], puis [[Créer une nouvelle étape]].
Saisissez le [[titre de l’étape]], sélectionnez le [[type d’étape]] dans le menu déroulant, puis cliquez sur [[Ajouter une étape]].
Cliquez sur l’étape que vous venez d’ajouter à votre flux de travail, puis sélectionnez [[DocuSign]] dans la section obligatoire Fournisseur.
Sélectionnez le modèle que vous souhaitez envoyer au candidat.
Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles. Cependant, chaque modèle sera envoyé un par un par e-mail au candidat.
Signature électronique qualifiée (QES)
La signature électronique qualifiée (QES), ou la possibilité de vérifier les candidats de manière approfondie en exigeant des méthodes de vérification électronique supplémentaires, doit être activée par votre représentant Fountain. Pour plus d’informations sur la QES, cliquez ici.
Remarque
Cette fonctionnalité n’est actuellement disponible que pour les clients situés dans l’UE.
Pour modifier un modèle déjà créé, sélectionnez [[Actions]] et choisissez [[Modifier le modèle]] dans le menu déroulant.
Lorsque DocuSign s’ouvre, faites défiler jusqu’aux rôles pour lesquels vous souhaitez activer la QES, cliquez sur [[Sélectionner le type de signature]], puis cliquez sur [[IDnow - Qualifié UE]]. Les signatures QES seront activées pour le rôle sélectionné.
Sélectionnez [[Enregistrer et fermer]] si vous avez terminé la modification de vos rôles, ou [[Suivant]] si vous souhaitez continuer à modifier votre modèle DocuSign.
Logique d’avance automatique
Vous pouvez déterminer si vous souhaitez ou non utiliser l’option Logique d’avance automatique en l’activant ou en la désactivant.