A.0. Unterstützte Browser

A.1. Firmeneinstellungen

A.2. Heimatbasis: Die Eröffnungsseite

A.3. Offene Stellen, Standorte, Positionen und das Stellenverzeichnis

A.4. Eröffnungen verstehen und bearbeiten

1. Eine Öffnung bauen
2. Bearbeiten einer Öffnung
3. Allgemeine Öffnungseinstellungen und wo sie zu finden sind

A.5. Schnelles Umschalten zwischen Bewerbern und Workflow

B.1. Synchronisieren Sie Ihren Kalender und legen Sie Ihre Zeitzone fest

B.2. Anpassen der Bewerberansicht (Bewerberportal)

B.3. Passen Sie die Bewerbereinstellungen an

B.4. SMS aktivieren

C.1. Erstellen Sie einen sauberen Workflow

C.2. Passen Sie jede Phase individuell an

C.3. Regeln zuletzt erstellen

C.4. Stellen Sie Fragen mit Bedacht

1. Verwenden Sie benutzerdefinierte Fragen anstelle von Standardfragen
2. Achten Sie beim Erstellen von Fragen auf Datenschlüssel
3. Machen Sie Fragen erforderlich, wenn sie mit Regeln verknüpft sind oder wenn ihre Antworten wichtig sind

C.5. Passen Sie jede Planungsphase an

C.6. Erstellen Sie E-Mail- und SMS-Nachrichtenvorlagen und verknüpfen Sie sie mit allen Phasen

E.1. Fountain Enterprise-Hilfecenter

E.2. Fountain Enterprise Support-Team

Fountain unterstützt Safari, Edge, Chrome, Firefox, Windows, iOS, Androidund Mac. Wir unterstützen den Internet Explorer NICHT.

Greifen Sie auf jeder Seite auf die Unternehmenseinstellungen zu, indem Sie mit der Maus über Ihren Namen in der oberen rechten Ecke fahren und dann auf Unternehmenseinstellungenklicken.

Erstellen Sie eine Öffnung: Bevor Sie eine Öffnung erstellen, müssen Sie zunächst sowohl einen Standort als auch eine Position erstellen. Sobald diese vorhanden sind, erstellen Sie eine offene Stelle und erstellen Sie dann den Workflow, in dem Sie Phasen hinzufügen und den Bewerbungsprozess entwerfen. 

1. Navigieren Sie zur Seite „Offene Stellen“, bewegen Sie den Mauszeiger über das Dropdown-Menü „Jobs“ und wählen Sie „ Standorte“ aus, um einen Standort zu erstellen. Kehren Sie zu diesem Menü zurück, um über die Dropdown-Option „Positionen“ eine Position zu erstellen. Sie können später zu jedem dieser Elemente zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen.
2. Klicken Sie auf der Seite „Öffnungen“ auf „Öffnung hinzufügen“.
   
   
   
3. Wählen Sie den Ort und die Position aus, die Sie verwenden möchten, und benennen Sie Ihre Eröffnung.
   
   
4. Wählen Sie aus, ob Sie einen neuen Workflow erstellen oder einen vorhandenen Workflow klonen möchten.
   
   

Bearbeiten Sie eine Öffnung: Wählen Sie auf der Seite „Öffnungen“ die drei Punkte einer Öffnung aus, um einen beliebigen Teil dieser Öffnung anzuzeigen und zu bearbeiten.

• Auf der Seite „Öffnungen“ wird angezeigt, welcher Standort und welche Position jeder Öffnung zugeordnet sind.
  
  
  

Allgemeine Öffnungseinstellungen:

• Einstellungen öffnen
  • Name der offenen Stelle
  • Inhaber der Eröffnung: der Benutzer, der E-Mail-Antworten von Bewerbern in dieser Eröffnung erhält
  • Sichtbar oder ausgeblendet im Jobverzeichnis („Aktiv“ oder „Inaktiv“)
• Eine Öffnung = Standort + Position + Arbeitsablauf
• Workflow
  • Inhalte für den gesamten Screening-Prozess mit Ausnahme der ersten Landingpage (der Position)
• Der Arbeitsablauf besteht aus einer Reihe von Phasen, die ein Bewerber durchläuft, wie z. B. der Phase der Datenerfassung (Fragebogen), der Planung (Interview, Orientierung usw.), der Hintergrundüberprüfung usw.
• Position: 
  • Stellenbeschreibung und Verantwortlichkeiten
  • Fügen Sie alle ersten Auswahlfragen hinzu, z. B. für welche Stadt sie sich bewerben
  • Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden automatisch in die Positionsseite aufgenommen
• Die Positionsseite ist die erste Zielseite einer Eröffnung. Es ist vom Workflow getrennt, funktioniert jedoch genauso wie eine Phase und Sie können es sich als die erste Phase Ihrer Anwendung vorstellen.
• Standort: Als Standort wird in der Regel die Stadt oder das Bundesland angegeben, in der Sie Ihren Betrieb betreiben. Sie können dies jedoch an Ihre Bedürfnisse anpassen.
  • Standort-Besitzer
  • Adresse oder allgemeines Versorgungsgebiet
  • Sprache
  • Zeitzone
  • Marke
  • SMS

Weitere Informationen zu Eröffnungen finden Sie hier.

1. Greifen Sie auf drei Arten auf die Bewerbertabelle zu. Klicken Sie entweder auf der Seite „Offene Stellen“ oder im Workflow Editorauf „Bewerber“ in der oberen linken Ecke. Alternativ können Sie zur Seite „Offene Stellen“ und zu der Stelle navigieren, für die Sie Bewerber anzeigen möchten, auf die Schaltfläche „ Aktionen“ klicken und „Bewerber anzeigen“auswählen. Weitere Informationen zur Bewerberanzeige finden Sie hier.
   
   
2. Greifen Sie auf zwei Arten auf den Workflow Editor zu. Navigieren Sie auf der Seite „Öffnungen“ zu der Öffnung, für die Sie den Workflow bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf „Workflow bearbeiten“. Klicken Sie in der Bewerbertabelle auf das Zahnradsymbol „Einstellungen “ in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann „Workflow bearbeiten“.
   
   
   

Navigieren Sie zu Unternehmenseinstellungen > Mein Profil >

1. Benutzerinformationen > Zeitzone > Wählen Sie Ihre Zeitzone aus. Beachten Sie, dass dies die Zeitzone sein sollte, in der Sie leben, und nicht die Zeitzone, in der Sie Bewerber aufnehmen. Die Zeitzone jeder Öffnung wird am zugehörigen Standort festgelegt. Auf diese Weise sehen Bewerber Informationen wie die Verfügbarkeit des Terminplaners in ihrer eigenen Zeitzone, während Sie Terminplaner-Sitzungen in Ihrer eigenen Zeitzone sehen.
   
   
   
2. Allgemeine Einstellungen > Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sitzungen in der Eröffnungszeitzone anzeigen in der Bewerbertabelle und im Bewerberprofil.
   
3. Kalendereinstellungen > Verbinden 
   
   
   

Weitere Informationen zum Synchronisieren Ihres Kalenders finden Sie hier.

1. Navigieren Sie zu Unternehmenseinstellungen > Marke > Bearbeiten.
   
   
   
   
   
2. Fügen Sie Ihr Firmenlogo und Ihre Markenfarbe hinzu.
   
   

• Navigieren Sie zu Unternehmenseinstellungen > Bewerber.
• Aktivieren Sie die Option „Alle Phasen einer offenen Stelle für die Bewerber in ihren Bewerbungen sichtbar machen“, um alle Phasen im Fortschrittsrad des Bewerbers sichtbar anzuzeigen, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Neuen Bewerbern einmalig eine SMS mit Anweisungen zum Abmelden senden“, damit Bewerber sich von SMS-Nachrichten abmelden können.
  
  
  
  • Sie können jede gewünschte Phase in diesem Menü ausblenden und sie wird nicht in den Prozentsatz der Fortschrittsanzeige einbezogen. Navigieren Sie dazu im Workflow Editor zu der Phase und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Diese Phase im Bewerberportal ausblenden.
• Vergleichen Sie die Bewerberansicht mit und ohne Menü und Fortschrittsbalken.
           

Vorteile: Bewerber wissen, wo sie sich im Bewerbungsprozess befinden, und Bewerber, die keine SMS-Nachrichten erhalten möchten, können sich abmelden.

• Navigieren Sie zu Unternehmenseinstellungen > Add-ons > SMS.
• Wählen Sie die Registerkarte „Meine Nummern“ und dann „Neue Nummer hinzufügen“ , um SMS-Nachrichten zu aktivieren.
• In den meisten Fällen können Sie „Neue Nummer hinzufügen“ auswählen, um Ihre bevorzugte Vorwahl festzulegen, diese zur Standardnummer zu machen und dann die ursprüngliche Standardnummer zu löschen. Dadurch können Bewerber sicher sein, dass es sich bei der SMS-Nummer nicht um Spam handelt. Beachten Sie, dass Sie möglicherweise keine bestimmte Telefonnummer auswählen.

Vorteil: SMS-Nachrichten führen zu höheren Konversionsraten der Bewerber.

Weitere Informationen zum Aktivieren von SMS finden Sie hier.

Halten Sie Ihren Arbeitsablauf so einfach wie möglich.

• Stellen Sie zuerst „Knockout“-Fragen, damit Sie keine Zeit mit unqualifizierten Bewerbern verschwenden.
• Stellen Sie nur Fragen, auf die Sie eine Antwort benötigen.
• Minimieren Sie die Anzahl der Fragen mit „freier Antwort“ und entscheiden Sie sich stattdessen für eindeutige Antworten, damit Sie später Berichte zu diesen Informationen erstellen können.

Vorteil: Ein einfacher Workflow lässt sich leicht verwalten und klonen, wenn Ihr Unternehmen in neue Märkte expandiert. Wenn Sie Ihre Bewerbung kurz und prägnant halten, kommen Bewerber voran.

Weitere Informationen zum Aufbau eines erfolgreichen Workflows finden Sie hier.

Erwägen Sie unterschiedliche Bühnennamen für Benutzer und Bewerber. 

• Der Bühnentitel ist das, was Benutzer sehen.
• Der Name des Bewerbers ist das, was Bewerber sehen.

Verbessern Sie das Bewerbererlebnis, indem Sie den Inhalt in jeder Phase individuell anpassen. In beiden unten aufgeführten Optionen können Sie Inhalte und Links hinzufügen und Videos einbetten. 

• Fragen bearbeiten – Dies ist nur im Phasentyp „Datenerfassung“ verfügbar.
  

• Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird die Seite „Fragen bearbeiten“ geöffnet. Hier kannst du:
  • Seitentitel hinzufügen/bearbeiten (Formularname)
  • Hinzufügen/Bearbeiten des Popup-Fensters, das den Bewerbern vor den Fragen angezeigt wird (Formularbeschreibung)
  • Fragen erstellen/bearbeiten

• Anpassen – Dies ist in jedem Bühnentyp verfügbar. 
  
  
• Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird das Popup „Stufe anpassen“ geöffnet. Hier kannst du:
  • Bearbeiten Sie den Seitentitel (Künstlername).
  • Bearbeiten Sie den Seitentext (Bühnenanweisungen)
  • Bearbeiten Sie die Abschlussmeldung (Erfolgsmeldung).
  • Einbettungscode für Video, PDF, HTML, CSS und Pixel (benutzerdefinierte Skripte – Bühnenskript und Post-Completion-Skript) 

Ausführliche Informationen zum Erstellen eines Workflows finden Sie im Abschnitt „Fountain verwenden“.

Vorteil: Die Personalisierung wertet Ihre Marke auf und führt Bewerber durch die Bewerbung.

Um eine Regel zu erstellen, müssen Sie zunächst die Frage erstellen, auf der die Regel basiert. Am besten erstellen Sie Regeln, nachdem Sie alle Fragen erstellt und die Reihenfolge der Phasen festgelegt haben (Anleitungen zum Erstellen von Fragen finden Sie unter C.4. – C.6.).

• Damit eine Regel funktioniert, müssen Sie den genauen Datenschlüssel und die Antwortoption für die Frage verwenden, auf der sie basiert.
  • Wenn Sie Optionen mit der Bedingung „in der Liste“auflisten, trennen Sie die Optionen durch ein Komma und fügen Sie keine Leerzeichen hinzu.
• Verwenden Sie beim Erstellen der Frage nur Multiple-Choice-, Kontrollkästchen- oder Dropdown-Formate, sodass Bewerber eine bestimmte Antwort auswählen müssen.
  
  
  
• Beachten Sie beim Erstellen der Regel, dass bei der Antwortoption die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird.
  
  

In den Bildern oben ist beispielsweise „18_age“ der Datenschlüssel und „Yes“ und „No“ die Optionen. Beachten Sie, dass „Nein“ groß geschrieben wird, um genau mit der Option übereinzustimmen.

Vorteil: Durch funktionierende Regeln sparen Sie Zeit, indem unqualifizierte Kandidaten frühzeitig im Bewerbungsprozess ausgeschlossen werden.  

Weitere Informationen zu den Regeln finden Sie hier.

Verwenden Sie benutzerdefinierte Fragen anstelle von Standardfragen

• Bei Standardfragen wird ein grünes Kästchen angezeigt, bei benutzerdefinierten Fragen hingegen nicht.
  
  
  
• Standardfragen sind darauf ausgelegt, sichere Daten zu speichern und haben daher eine stark eingeschränkte Funktionalität.
• Dies soll den einfachen Zugriff auf und den Export von Informationen wie SSNs verhindern.
• Erstellen Sie immer benutzerdefinierte Fragen, es sei denn, die Verwendung einer Standardfrage ist aus Gründen der Datensicherheit unbedingt erforderlich.
• Sie können den Titel einer Standardfrage durch eine benutzerdefinierte Frage ersetzen, indem Sie denselben Titel eingeben. Achten Sie jedoch darauf, einen eindeutigen Datenschlüssel zu erstellen.
• Beispiel: „Wie lautet Ihre Führerscheinnummer?“ ist eine Standardfrage mit dem Standarddatenschlüssel „driver_license_number“. Sie können jedoch dieselbe Frage wie eine benutzerdefinierte Frage mit einem anderen Datenschlüssel erstellen, z. B. „dl_number“.
• Die Unterschiede zwischen benutzerdefinierten und Standardfragen finden Sie in der Tabelle.

Vorteil: Stellen Sie sicher, dass Sie funktionsübergreifend auf Ihre Daten zugreifen und diese nutzen können. 

Achten Sie beim Erstellen von Fragen auf Datenschlüssel

Der Datenschlüssel ist die eindeutige Kennung für jede von Ihnen erstellte Frage.

Datenschlüssel:

• Erscheinen in Regeln, Filtern, Bewerberprofilen und Datenexporten
• Sollte für alle Benutzer intuitiv und leicht erkennbar sein
• Darf nur alphanumerische Kleinbuchstaben enthalten (keine Sonderzeichen)
• Kann anstelle von Leerzeichen Unterstriche enthalten
• Um beispielsweise „Automarke“ im Bewerberprofil anzuzeigen, erstellen Sie den Datenschlüssel „car_make“. 

Vorteil: Klare Datenschlüssel ermöglichen eine einfachere Analyseinterpretation und eine einfachere Navigation im Bewerberprofil.

Weitere Informationen zu Datenschlüsseln und Datenerhebung finden Sie hier.

Stellen Sie sicher, dass Fragen als erforderlich markiert werden, wenn sie mit Regeln verknüpft sind oder wenn ihre Antworten von entscheidender Bedeutung sind.

• Klicken Sie auf das * -Symbol im unteren rechten Menü der Frage.

Vorteil: Durch Pflichtfragen stellen Sie sicher, dass Sie alle benötigten Informationen erhalten und Ihre Regeln ordnungsgemäß funktionieren.

• Wenn Sie über eine Planungsphase verfügen, erweitern Sie die erweiterten Buchungsoptionen in der Planungsphase.
• Passen Sie die Einstellungen an Ihre Bedürfnisse an. 
  
  

Vorteil: Die Anpassung der Planungsphase erhöht die Dringlichkeit und Anwesenheitsquote.

Navigieren Sie zu Unternehmenseinstellungen > Nachrichtenvorlagen.

In allen Nachrichtenvorlagen können Sie:

• Fügen Sie Inhalte, Anhänge und externe Links hinzu
• Verwenden Sie Zusammenführungsschlüssel, um:
• Geben Sie einen Link an, um zur letzten Phase zurückzukehren
• Personalisieren Sie Ihre Vorlagen mit bewerber- oder ausschreibungsspezifischen Informationen

*Beachten Sie, dass Nachrichtenvorlagen übernommen werden, wenn Sie eine Phase oder Öffnung klonen. Wenn Sie also vorhaben, eine davon zu klonen, besteht eine Abkürzung darin, zuerst Ihre Vorlagen zu installieren. Sie können jederzeit einfache Vorlagen erstellen und diese später bearbeiten.

Vorteil: Sparen Sie Zeit durch die Automatisierung von Nachverfolgungen und allgemeinen Benachrichtigungen.

• Nachrichten zur Bühnenlandung: werden an Bewerber gesendet, wenn sie auf einer Bühne landen.
  • Wir empfehlen Ihnen, eine 30-minütige Verzögerung für alle Nachrichten zur Etappenlandung festzulegen, sodass Bewerber die Nachricht nur dann erhalten, wenn sie die Etappe nicht innerhalb von 30 Minuten abgeschlossen haben (Sie können diese Zeitverzögerung innerhalb jeder Etappe festlegen).
  • Stellen Sie in der Planungsphase keine Verzögerung ein, da dies Bewerber, die eine Sitzung geplant haben, verwirren kann.
• Follow-up-Nachrichten: werden an Bewerber nach X Tagen Leerlaufzeit in einer Phase gesendet.
  • Wir empfehlen, mindestens zwei Folgenachrichten für 1 und 3 Tage festzulegen. Im Idealfall würden Sie mehr auf 6, 10 und 15 Tage festlegen, wobei die letzte Nachricht den Bewerber darüber informiert, dass seine Bewerbung zurückgestellt wird, sofern er nicht fortfährt.
• Nachrichten über „Wartezustand“, „Ablehnung“ und „Genehmigt“: werden an Bewerber gesendet, die in diesen Phasen landen.
  • Passen Sie die Gründe für die Warteschleife und die Ablehnung unter „Unternehmenseinstellungen“ > „Gründe“ an
  • Erstellen Sie unterschiedliche Warteschleifen- und Ablehnungsnachrichten und verknüpfen Sie diese mit den Warteschleifen- und Ablehnungsgründen

Weitere Informationen zu Nachrichtenvorlagen finden Sie hier.

Erstellen Sie mehrere Testbewerber, um alle Phasen und Regeln gründlich zu testen.

Wonach schauen:

• Achten Sie auf jeden Künstlernamen und jede Überschrift – sie sollten kurz, klar und informativ sein. Bewerber lesen keine wortreichen Inhalte, also bleiben Sie locker und bleiben Sie in Bewegung.
• Lesen Sie Ihre Inhalte Korrektur – vermeiden Sie Tippfehler und schlechte Grammatik, die Sie diskreditieren können.
• Stellen Sie sicher, dass die Regeln ordnungsgemäß funktionieren – testen Sie jede Option.
• Stellen Sie beim Testen die Timer Ihrer Bühnenlandung auf Null, damit Sie sofort E-Mails erhalten. Lesen Sie den Inhalt Korrektur und stellen Sie sicher, dass Bewerber Informationen, Links und Anweisungen in der richtigen Reihenfolge erhalten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Bewerber zu testen:

1. Von Anfang an beginnen. Klicken Sie in der Bewerbertabelle auf das Zahnradsymbol „Einstellungen“ und dann auf „Job anzeigen“.
   
   Dadurch gelangen Sie zur Bewerbungsseite, auf der Sie einen Bewerber erstellen, der in Ihrer Bewerbertabelle verbleibt und für den Sie dann Maßnahmen ergreifen können, z. B. ihn in eine andere Phase verschieben oder sein Profil manuell bearbeiten.
   
   
2. Test pro Stufe. Wählen Sie „Vorschau“in der unteren rechten Ecke der Bühne aus. Sie werden zur Phase der gerade ausgewählten Anwendung weitergeleitet.
   
   
   1. Verwenden Sie dies als Abkürzung, um eine bestimmte Phase anzuzeigen oder die Anwendung an einem beliebigen Punkt zu starten. Nach Abschluss der Phase können Sie mit dem Workflow fortfahren, bis Sie eine Haltephase oder Planungsphase erreichen.
   2. Verwenden Sie dies, um Stage-Landing-Nachrichten zu testen.
   3. Dadurch wird ein temporärer Bewerber angelegt, der nicht in der Bewerbertabelle erscheint und dessen interne Daten nach 3 Stunden gelöscht werden.

Vorteil: Bestätigt, dass Ihr Workflow einsatzbereit ist! 

Weitere Informationen zu Testbewerbern finden Sie hier.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Support“ in der unteren linken Ecke einer beliebigen Seite Ihres Kontos oder senden Sie eine E-Mail an support@fountain.comoder wenden Sie sich bei anderen Fragen oder Problemen an Ihren zuständigen Implementierungs-/Onboarding-Manager und Customer Success Manager!