Mit dem Formular I-9 wird die Identität einer Person überprüft und sichergestellt, dass sie in den Vereinigten Staaten legal beschäftigt werden kann. In der I-9-Phase von Fountain füllen sowohl der Bewerber als auch der Arbeitgeber das Formular (in einer vereinfachten Ansicht) innerhalb des Fountain-Workflows aus. Es wird ein amtliches I-9-Formular erstellt, das zur Überprüfung an die Behörden weitergeleitet werden kann. 

Was behandelt wird

• I-9 Formular Grundlagen
• I-9 Formularphase hinzufügen
• Arbeitgeberabschnitt ausfüllen
• Aufforderung an den Antragsteller, I-9 neu zu erstellen

I-9 Formular Grundlagen

Das Formular I-9 dient als Beschäftigungsgenehmigung, das sowohl vom  Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber ausgefüllt werden muss.

Das Formular I-9 besteht aus drei Hauptabschnitten:

• Schritt 1: Der Arbeitnehmer muss dieses Formular am oder vor dem Tag seines Startdatums ausfüllen. Dieser Abschnitt wird vom Bewerber und Anwender angezeigt und ausgefüllt. 
• Schritt 2: Der Arbeitgeber  füllt dieses Formular aus und muss die Ausweispapiere des Arbeitnehmers persönlich prüfen. Dieser Abschnitt muss innerhalb von 3 Werktagen nach der Einstellung ausgefüllt werden. Dieser Abschnitt ist nur für den Anwender und nicht für den Bewerber sichtbar.
• Schritt 3: Reserviert für Neueinstellungen oder wenn die Ausweispapiere eines Mitarbeiters ablaufen.

1099-Auftragnehmer müssen dieses Formular nicht ausfüllen, sondern nur Arbeitnehmer.

I-9 Formularphase hinzufügen

1. Füge dem Workflow deines Stellenangebots eine Phase hinzu und wähle  I-9 Formular unter Phasentyp. Wir empfehlen, die I-9-Formularphase erst nach der Genehmigungsphase auszufüllen, oder wenn der Bewerber das Angebot für deine Position angenommen hat. Auf diese Weise gelangt der Bewerber nicht automatisch in diese Phase.
   
2. Konfiguriere die Einstellungen für die Phase des I-9-Formulars, indem du das KontrollKontrollkästchen neben der zu aktivierenden Einstellung anklickst.
   
   
   Bewerber automatisch in die nächste Phase verschieben

   
   Wenn du möchtest, dass der Bewerber nach dem Ausfüllen des I-9-Formulars zur nächsten Phase des Workflows übergeht, markiere dieses KontrollKontrollkästchen unter der Kategorie I-9-Formular. Wenn du dieses KontrollKontrollkästchen markierst, werden die Bewerber automatisch in die nächste Phase verschoben, sobald der Bewerber seinen Abschnitt des Formulars W-9 ausgefüllt hat. Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren, damit der Antragsteller weiterhin deinen Workflow durchläuft, anstatt darauf zu warten, dass der Arbeitgeber seine Hälfte des I-9 ausfüllt.

   Bewerber muss SSN bestätigen
   

   Wenn du das KontrollKontrollkästchen  SSN-Bestätigung vom Bewerber anfordern ankreuzt, werden Bewerber aufgefordert, ihre SSN zu bestätigen, indem sie diese zweimal in das Formular eingeben. Wenn sie die SSN nicht exakt gleich eingeben, kann der Bewerber das Formular nicht einreichen. 
   

   E-Mail-Benachrichtigung nach Fertigstellung

   
   Aktiviere dieses KontrollKontrollkästchen, wenn ein Anwender per E-Mail benachrichtigt werden möchte, wenn beide Parteien das Formular I-9 ausfüllen. Informationen zur Konfiguration des Anwenders findest du im Artikel über die  Benutzerverwaltung.

   Arbeitgeberinformationen

   
   Du kannst einige der Arbeitgeberinformationen für Abschnitt 2 im voraus ausfüllen, die der Arbeitgeber ausfüllen muss, nachdem der Bewerber seinen Teil abgeschlossen hat. Dies kann immer noch bearbeitet werden, wenn der Benutzer/Arbeitgeber seinen Teil unterschreibt, aber es ist eine gute Möglichkeit, den Prozess zu beschleunigen. 

Arbeitgeberabschnitt ausfüllen

Sobald ein Bewerber seinen Abschnitt des Formulars I-9 ausgefüllt hat, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie ein Benutzer/Arbeitgeber Abschnitt 2 des Formulars I-9 ausfüllen kann.

• Über den Link in der E-Mail-Benachrichtigung, die standardmäßig an den Zuständigen für das Stellenangebot gesendet wird, wenn der Bewerber seinen Teil des Formulars I-9 ausgefüllt hat.
• Über das Bewerberprofil in Fountain

Wenn ein Bewerber seinen Teil des Formulars I-9 ausgefüllt hat, erscheint in der Bewerbertabelle ein neuer Statuseintrag mit der Bezeichnung I9: Ausstehendes Verfahren . 

Klicke in der Bewerbertabelle oder im Bewerberprofil auf I9-Formular: Ausstehendes Verfahren und dann auf Formular ausfüllen.

Dadurch wird eine neue Seite aufgerufen, auf der man Abschnitt 2: Arbeitgeberteil des Formulars I-9 ausfüllen kann. 

Durch Klicken auf die Schaltfläche Formular anzeigen kann das erstellte offizielle Formular I-9 im PDF-Format angezeigt werden. Wir empfehlen die Verwendung von Adobe PDF Viewer, um optimale Ergebnisse beim Herunterladen und Drucken von I-9-Formularen zu erzielen. Bei der Verwendung anderer Anwendungen kann es zu Problemen kommen, wenn bestimmte Felder fehlen oder geschwärzt sind.

Bewerber wiederholen

Wenn der Abschnitt des Bewerbers fehlerhaft war, kannst du den Bewerber auffordern, den Vorgang zu wiederholen, indem du auf die Schaltfläche  Bewerber wiederholen klickst. Verfasse die E-Mail oder wähle eine der Nachrichtenvorlagen aus und klicke auf E-Mail senden. Wähle als Nachrichtentyp „I-9 Formular wiederholen", um eine Nachrichtenvorlage für diese Verwendung hinzuzufügen. 

Die Statusleiste wird aktualisiert auf I-9: In Bearbeitung

Datenexporte herunterladen

1. Wechsle zu Firmeneinstellungen.
   
2. Gehe zum Abschnitt Kontoinformationen und wähle Exporte.
   
3. Wähle Neuen Export.
   
   
   
4. Gib den Titelein, wähle die Quelle, aus der duBewerber erhalten möchtest, und die zu exportierenden Felder.
5. Wähle Speichern.
   
   
   
6. Wähle den Titel, den du erstellt oder bearbeitet hast, und wähle Download.
   
7. Wähle CSV-Datei.
   
   
   Die Felder, die du exportiert hast, werden heruntergeladen.