Les modèles de messages ont été créés pour faciliter la gestion des messages, utilisés plus d’une fois. Il s’agit d’une solution évolutive destinée aux comptes et marques qui disposent de multiples postes et étapes. Après sa création, un modèle peut être affecté à un nombre quelconque de messages du même type. Une fois affecté à un modèle, le message lui est associé et se synchronise automatiquement chaque fois que le modèle est mis à jour.

Ajouter un modèle de message

Passez la souris sur votre nom d’utilisateur et sélectionnez [[Paramètres de l’entreprise]].
Sélectionnez l’onglet [[Modèles de messages]] situé dans la barre de menus de gauche, puis sélectionnez [[Ajouter un modèle]].
Donnez à votre modèle un titre descriptif qui permettra d’identifier l’objet. Les types de modèles disponibles sont énumérés ci-dessous.

Types de modèles

Approuvé: Lié à l’étape « Approuvé », il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Automatique: Lié à l’étape « Personnalisé » et « Signature de document », il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Annulation: Lié à l’étape « Planificateur », il est envoyé aux candidats dès qu’ils annulent une session dans le calendrier.
Confirmation: Lié à l’étape « Planificateur », il est envoyé aux candidats dès qu’ils réservent une session dans le calendrier.
Consentement: Lié à l’étape « Vérification des antécédents », il contient le lien vers le formulaire de consentement à la vérification des références.
Personnalisation: Lié à la fonction « Envoyer un e-mail » et au bouton « Actions » dans le tableau des candidats et dans leurs profils, il peut être associé à certaines marques pour des raisons d’autorisations.
Collecte de données: Lié à l’étape « Collecte de données », il contient le lien vers le formulaire de collecte des données. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Signature de document: Lié à l’étape « Signature de document », il contient le lien vers le formulaire de signature des documents. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Nouvelle demande de fichiers: Envoyé aux candidats lorsqu’ils téléchargent le mauvais fichier à une étape. Ce message doit être déclenché par l’utilisateur de Fountain.
Suivi: Disponible à toutes les étapes, il est envoyé aux candidats qui sont restés inactifs à une étape pendant X jours.
Formulaire I-9: Lié à l’étape « Formulaire I-9 », il contient le lien vers le formulaire I-9. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Apprentissage avec Lessonly: Lié à l’étape « Étape d’apprentissage avec Lessonly.com », il contient le lien vers la leçon Lessonly. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Étape multiple: Lié à l’étape « Étape multiple », il contient le lien vers le formulaire Étape multiple. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Apprentissage avec Northpass: Lié à l’étape « Étape d’apprentissage avec Northpass », il contient le lien vers la leçon Northpass. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
En attente: Lié à l’étape « En attente », il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Rejet: Lié à l’étape « Rejeté », il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Rappel: Lié à l’étape « Planificateur », il est envoyé aux candidats x heures/minutes avant la session prévue.
Planificateur: Lié à l’étape « Planificateur », il contient le lien vers une session réservée dans le calendrier. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Enregistrement vidéo: Lié à l’étape « Enregistrement vidéo », il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Formulaire fédéral W4: Lié à l’étape « Formulaire fédéral W4 », il contient le lien vers le formulaire fédéral W4. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.
Formulaire W4 de l’État: Lié à l’étape « Formulaire W4 de l’État », il contient le lien vers le formulaire W4 de l’État. Il est envoyé aux candidats dès qu’ils atteignent cette étape.

Une fois que vous avez sélectionné le nom et le type du modèle, vous pouvez personnaliser le contenu de l’e-mail et/ou du SMS. Avec les modèles de messages, vous pouvez avoir l’un ou l’autre, ou les deux !

Pour les types de messages personnalisés, vous pouvez lier le modèle à une marque en particulier pour éviter toute confusion entre les marques ou limiter l’accès des utilisateurs à certains modèles.

L’éditeur d’e-mails ressemble à l’image ci-dessous. Consultez cet article pour plus d’informations sur les clés de fusion. REMARQUE : S’il y a un bouton [[Clés obligatoires]] dans l’éditeur d’e-mail, vous devrez ajouter au moins une des options afin de pouvoir l’enregistrer.

L’éditeur de SMS ressemble à l’image ci-dessous. REMARQUE : L’éditeur de SMS ne dispose pas de clés de fusion obligatoires.

Une fois que vous avez fini de modifier le contenu, cliquez sur [[Enregistrer le message]]. Votre nouveau modèle de message est prêt !

Appliquer un modèle de message

À partir de Paramètres de l’entreprise
Après avoir enregistré votre modèle de message, vous verrez ceci :

Pour appliquer votre modèle de message à des étapes, cliquez sur [[Sélectionner les étapes]].

Sur cette page, vous verrez tous les postes et étapes auxquels vous pouvez appliquer votre modèle de message. Il vous suffit de faire votre sélection, puis de cliquer sur [[Enregistrer]] et le tour est joué !

Modifications du modèle de message

Si vous apportez des modifications à un modèle de message qui a été lié à des postes/étapes, ces modifications seront appliquées à TOUS les modèles.

À partir de l’éditeur du flux de travail
Vous pouvez également appliquer des modèles de messages à une étape à partir de l’éditeur de flux de travail d’un poste. Il suffit de choisir le modèle dans la liste déroulante Modèle de message. REMARQUE : Cette option ne sera disponible qu’après la création d’un modèle pour le type d’étape que vous modifiez.

Supprimer un modèle de message

Il est possible de supprimer un modèle existant, même s’il est déjà lié à un message. Dans ce cas, tous les messages liés seront dissociés et le contenu du modèle sera copié directement dans les messages.

Pour supprimer un modèle de message, allez à [[Modèles de messages]] dans les [[Paramètres de l’entreprise]] et cliquez sur [[Actions]], puis sélectionnez [[Supprimer un modèle]].

Un message de confirmation de suppression s’affiche. Il indique le nombre d’étapes et de postes concernés, ainsi qu’une liste complète des messages concernés avec le nom du poste et le nom de l’étape.

REMARQUE : Tous les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer des modèles de messages à condition que ces derniers ne soient pas liés à une marque en particulier. Dans ce cas, seuls les utilisateurs ayant les mêmes autorisations de marque que celles des modèles pourront le faire.

Modèles de messages