Vue d’ensemble

La planification des entretiens est gérée par Fountain et automatise la réservation des candidats. La seule chose que vous devez faire est d’ajouter des disponibilités lorsque vous souhaitez planifier des entretiens. Les candidats qui passent à une étape d’entretien sont automatiquement invités à sélectionner un créneau horaire. Une fois qu’un candidat a confirmé une heure, cette session réservée apparaîtra dans votre page de sessions. De plus, la session apparaîtra automatiquement sur le calendrier que vous avez synchronisé (par exemple, Gmail, Outlook).  

Partie 1:  Disponibilité du calendrier

Au fur et à mesure que les candidats passeront à l’étape de l’entretien, ils pourront sélectionner un créneau d’entretien dès que vous l’aurez ajouté dans votre calendrier Fountain.

Pour configurer vos disponibilités dans votre calendrier :

1. Dans le menu en haut, cliquez sur Calendrier.
2. Dans la page des disponibilités du calendrier qui s’ouvre, en haut à droite, cliquez sur Connecter le calendrier. Vous serez invité à synchroniser votre calendrier avec Fountain via Cronofy.
3. Cliquez sur Ajouter une disponibilité. Vous pouvez également cliquer directement sur un créneau horaire disponible et à venir sur le calendrier.
4. Sélectionnez l’offre d’emploi en cliquant sur Rendre disponible pour.
5. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter une disponibilité qui s’ouvre, les champs suivants sont proposés :
   1. Date 
   2. Heure de début et de fin : vous pouvez les diviser. Voir la description de l’option « Diviser en » ci‑dessous.
   3. Lieu
   4. Nombre maximal de participants : vous pouvez ajouter le nombre de participants à vos entretiens. Par exemple, s’il y a 2 entretiens, indiquez 3.
   5. Répéter : vous pouvez ouvrir des créneaux sans répétition (une seule fois), quotidiens, hebdomadaires ou du lundi au vendredi.
   6. Jours/Semaines : vous pouvez définir le nombre de jours et de semaines pendant lesquels vous souhaitez que l’événement se répète. Ce champ sera activé dès que vous aurez sélectionné l’option Répéter. Par exemple, si vous créez des créneaux horaires quotidiens, vous devrez sélectionner le nombre de jours pendant lesquels vous souhaitez rendre les créneaux disponibles. 
   7. Diviser en : vous pouvez diviser vos heures de début et de fin en plus petites plages horaires.
   8. Nom de l’événement : vous avez la possibilité de renommer vos créneaux d’entretien. Dans le cas contraire, les titres des entretiens reprendront par défaut le nom de l’étape dans laquelle vous proposez les créneaux.
   9. Instructions : vous pouvez transmettre des instructions aux candidats afin qu’ils puissent se préparer convenablement à l’entretien. 
6. Effectuez les sélections qui vous conviennent et cliquez sur Enregistrer.

À vous de jouer :

• Accédez à votre calendrier et ajouter des disponibilités.
  
• Sélectionnez l’offre d’emploi dans la liste déroulante Rendre disponible pour.
• Remplissez chacun des champs suivants :
  • Date : sélectionnez la date du jour.
  • Début : utilisez l’heure actuelle.
  • Fin : la durée prévue est de 4 heures.
  • Nombre maximal de participants : sélectionnez 2.
  • Répéter : sélectionnez quotidiennement.
  • Jours/Semaines : sélectionnez 2.
  • Diviser en : sélectionnez 4.

Vous devriez voir quatre événements chaque jour avec la possibilité pour deux candidats d’y assister.

Partie 2 :  Sessions programmées

Une fois que vous avez ajouté vos disponibilités, des créneaux d’entretien seront ajoutés à votre calendrier. Désormais, les candidats peuvent sélectionner un créneau et le réserver automatiquement dans votre calendrier. Les sessions réservées changeront de couleur et le nom du candidat apparaîtra pour chaque créneau réservé. 

Pour afficher plus de détails sur vos sessions programmées, cliquez sur Sessions programmées dans le coin supérieur gauche. 

Cela ouvrira une page où vous pourrez voir les détails de toutes vos sessions programmées : passées, présentes (aujourd’hui) et à venir.

Cliquez sur le nom du candidat pour consulter ses informations, son historique et son dossier, ainsi que pour prendre des notes.

Cliquez sur les cases Oui ou Non pour marquer la présence. Sélectionnez la case « Non » déclenche un message de reprogrammation automatique et permet aux candidats de choisir un nouveau créneau horaire.

Cliquez sur la liste déroulante Actions pour déplacer/rejeter/noter les candidats, envoyer des messages, etc.

À vous de jouer :

• Accédez à la page Sessions.
• Sélectionnez Sessions programmées.
• Trouvez votre candidat test.
• Indiquez qu’il était présent en sélectionnant OUI.
  *Remarque : sélectionnez NON pour déclencher un message de reprogrammation.
• Déplacez‑le à l’étape suivante en utilisant la liste déroulante des actions.

Accédez au tableau des candidats ; vous devriez voir que votre candidat test a quitté l’étape Planificateur.