A.0. Navigateurs pris en charge

A.1. Paramètres de l'entreprise

A.2. Base d'accueil : La page des postes à pourvoir

A.3. Offres d'emploi, lieux d'implantation, postes et répertoire des emplois

A.4. Comprendre & Modifier les ouvertures

1. Construire une ouverture
2. Modification d'une ouverture
3. Paramètres d'ouverture courants et où les trouver

A.5. Passage rapide entre les candidats et le flux de travail

B.1. Synchronisez votre calendrier et définissez votre fuseau horaire

B.2. Personnaliser la vue du candidat (portail du candidat)

B.3. Personnaliser les paramètres du candidat

B.4. Activer le SMS

C.1. Créez un flux de travail propre

C.2. Personnalisez chaque étape

C.3. Construire des règles durables

C.4. Créez des questions de manière réfléchie

1. Utilisez des questions personnalisées plutôt que des questions standard
2. Faites attention aux clés de données lorsque vous créez des questions
3. Rendez les questions obligatoires lorsqu'elles sont liées à des règles ou lorsque leurs réponses sont vitales.

C.5. Personnaliser chaque étape du planificateur

C.6. Créez des modèles de messages électroniques et SMS et reliez-les à toutes les étapes

E.1. Centre d'aide de Fountain Enterprise

E.2. L'équipe d'assistance de Fountain Enterprise

Fountain supporte Safari, Edge, Chrome, Firefox, Windows, iOS, Android, et Mac. Nous ne prenons pas en charge Internet Explorer.

À partir de n'importe quelle page, accédez aux paramètres de l'entreprise en survolant votre nom dans le coin supérieur droit, puis en cliquant sur Paramètres de l'entreprise.

Créer une ouverture : Avant de créer une ouverture, vous devez d'abord créer une localisation et un poste. Une fois ces éléments en place, créez une ouverture, puis créez le flux de travail dans lequel vous ajouterez des étapes et concevrez le processus de candidature. 

1. Accédez à la page Offres d'emploi, survolez le menu déroulant Offres d'emploi et sélectionnez Sites pour créer un site. Revenez à ce menu pour créer une position à partir de l'option déroulante Positions . Vous pouvez revenir à chacun d'entre eux ultérieurement pour y apporter des modifications.
2. Dans la page Ouvertures, cliquez sur Ajouter une ouverture.
   
   
   
3. Sélectionnez l'emplacement et la position que vous souhaitez utiliser et donnez un nom à votre ouverture.
   
   
4. Choisissez de créer un nouveau flux de travail ou de cloner un flux de travail existant.
   
   

Modifier une ouverture : Dans la page des ouvertures, sélectionnez les trois points sur une ouverture pour visualiser et modifier n'importe quelle partie de cette ouverture.

• La page Ouvertures affiche la localisation et le poste associés à chaque ouverture.
  
  
  

Paramètres d'ouverture communs:

• Ouverture des paramètres
  • Nom de l'offre
  • Propriétaire de l'ouverture : l'utilisateur qui recevra les réponses par courrier électronique des candidats à cette ouverture.
  • Visible ou caché dans le répertoire des emplois ("actif" ou "inactif")
• Une ouverture = lieu + poste + flux de travail
• Processus
  • Contenu pour l'ensemble du processus de sélection, à l'exception de la page d'accueil initiale (la position)
• Le flux de travail est une série d'étapes par lesquelles passe un candidat, telles que la collecte de données (questionnaire), la planification (entretien, orientation, etc.), la vérification des antécédents, etc.
• Poste : 
  • Description du poste et responsabilités
  • Ajoutez des questions de présélection, par exemple pour savoir dans quelle ville ils postulent.
  • Le nom, l'adresse électronique et le numéro de téléphone sont automatiquement inclus dans la page du poste.
• La page de position est la page d'atterrissage initiale d'une ouverture. Elle est distincte du flux de travail mais fonctionne de la même manière qu'une étape et vous pouvez la considérer comme la première étape de votre application.
• Emplacement : L'emplacement correspond généralement à la ville ou à l'État où vous avez établi votre base d'opérations, mais vous pouvez l'adapter à vos besoins.
  • Propriétaire de l'emplacement
  • Adresse ou zone générale de service
  • Langue
  • Fuseau horaire
  • Marque
  • SMS

Vous trouverez plus d'informations sur les ouvertures ici.

1. Vous pouvez accéder à la table des candidats de trois manières différentes. À partir de la page Offres d'emploi ou du site Workflow Editor, cliquez sur Candidats dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez également vous rendre sur la page des postes vacants et sur le poste pour lequel vous souhaitez consulter les candidats, cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Consulter les candidats. Pour plus d'informations sur la consultation des candidats , cliquez ici.
   
   
2. Accédez au site Workflow Editor de deux façons. Sur la page des postes vacants, accédez au poste vacant pour lequel vous souhaitez modifier le flux de travail, puis cliquez sur Modifier le flux de travail. Dans le tableau des candidats, cliquez sur l'icône de l'engrenage des paramètres dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Modifier le workflow.
   
   
   

Naviguez vers Company Settings > My Profile >

1. Info utilisateur > Fuseau horaire > Sélectionnez votre fuseau horaire. Notez qu'il doit s'agir du fuseau horaire dans lequel vous vivez, et non du fuseau horaire dans lequel vous acceptez les candidats. Le fuseau horaire de chaque ouverture est défini dans l'emplacement associé. De cette façon, les candidats voient les informations telles que la disponibilité du programmateur dans leur propre fuseau horaire, tandis que vous voyez les sessions du programmateur dans votre propre fuseau horaire.
   
   
   
2. Paramètres généraux > cochez la case Afficher les sessions dans le fuseau horaire d'ouverture dans le tableau des candidats et le profil des candidats.
   
3. Paramètres du calendrier > Connect 
   
   
   

Pour plus d'informations sur la synchronisation de votre calendrier here.

1. Naviguez jusqu'à Company Settings > brand > Edit.
   
   
   
   
   
2. Ajoutez le logo de votre entreprise et la couleur de votre marque.
   
   

• Naviguez vers Company Settings > Applicants.
• Cochez la case pour que toutes les étapes d'une ouverture soient visibles par les candidats dans leurs candidatures pour que toutes les étapes soient visibles dans le cadran de progression du candidat, et cochez la case Envoyer aux nouveaux candidats un SMS unique avec des instructions pour se désinscrire pour permettre aux candidats de se désinscrire des messages SMS.
  
  
  
  • Vous pouvez masquer n'importe quelle étape de ce menu et elle ne sera pas prise en compte dans le pourcentage du cadran de progression. Pour ce faire, accédez à l'étape dans le site Workflow Editor et cochez la case située à côté de Masquer cette étape du portail des candidats.
• Comparez l'affichage du candidat avec et sans le menu et la barre de progression.
           

Avantages : Les candidats sauront où ils en sont dans le processus de candidature et les candidats qui préfèrent ne pas recevoir de messages SMS pourront s'y opposer.

• Allez sur Company Settings > Add-ons > SMS.
• Sélectionnez l'onglet Mes numéros puis Ajouter un nouveau numéro pour activer la messagerie SMS.
• Dans la plupart des cas, vous pouvez sélectionner Add a New Number pour définir l'indicatif régional de votre choix, en faire le numéro par défaut, puis supprimer le numéro par défaut d'origine. Cela permet aux demandeurs de s'assurer que le numéro de SMS n'est pas du spam. Notez que vous ne pouvez pas sélectionner un numéro de téléphone spécifique.

Avantage : les messages SMS permettent d'augmenter les taux de conversion des candidats.

Vous trouverez plus d'informations sur l'activation des SMS à l'adresse ici.

Veillez à ce que votre flux de travail soit aussi simple que possible.

• Posez d'abord les questions qui font mouche afin de ne pas perdre de temps avec des candidats non qualifiés.
• Ne posez que les questions auxquelles vous avez besoin d'une réponse.
• Réduisez le nombre de questions à réponse libre et optez plutôt pour des réponses distinctes afin de pouvoir établir des rapports sur ces informations par la suite.

Avantage : un flux de travail simple est facile à gérer et à cloner à mesure que votre entreprise se développe sur de nouveaux marchés. Le fait que votre candidature soit courte et pertinente permet aux candidats d'aller de l'avant.

Vous trouverez plus d'informations sur l'élaboration d'un flux de travail efficace à l'adresse suivante : here.

Envisagez des noms de scène distincts pour les utilisateurs et les candidats. 

• Stage Title est ce que les utilisateurs voient.
• Le nom du demandeur est ce que les demandeurs voient.

Améliorez l'expérience du candidat en personnalisant le contenu à chaque étape. Dans les deux options ci-dessous, vous pouvez ajouter du contenu et des liens et intégrer des vidéos. 

• Modifier les questions - Cette option n'est disponible que dans le type d'étape Collecte de données.
  

• Lorsque vous cliquez sur le bouton, la page Edit Questions s'ouvre. Vous pouvez le faire ici :
  • Ajouter/modifier le titre de la page (Nom du formulaire)
  • Ajouter/modifier la fenêtre contextuelle présentée aux candidats avant les questions (Description du formulaire)
  • Créer/modifier des questions

• Personnaliser - Cette option est disponible pour tous les types d'étapes. 
  
  
• Lorsque vous cliquez sur le bouton, la fenêtre Customize Stage s'ouvre. Vous pouvez le faire ici :
  • Modifiez le titre de la page (Nom de la scène)
  • Modifier le corps de la page (Instructions d'étape)
  • Modifier le message d'achèvement (Success Message)
  • Code d'intégration pour les vidéos, les PDF, les HTML, les CSS et les pixels (scripts personnalisés - script de scène et script de post-complétion) 

Consultez la section Utilisation de Fountain pour obtenir des informations détaillées sur la création d'un flux de travail.

Avantage : la personnalisation met en valeur votre marque et guide les candidats dans leur démarche.

Pour élaborer une règle, vous devez d'abord élaborer la question sur laquelle la règle est basée. Il est préférable d'élaborer les règles après avoir créé toutes les questions et finalisé l'ordre des étapes (voir C.4. - C.6. pour des conseils sur l'élaboration des questions).

• Pour qu'une règle fonctionne, vous devez utiliser exactement la clé de données et l'option de réponse de la question sur laquelle elle est basée.
  • Lorsque vous énumérez des options à la condition que figure dans la liste, séparez les options par une virgule et n'ajoutez pas d'espaces.
• Lors de l'élaboration de la question, n'utilisez que des formats à choix multiples, des cases à cocher ou des listes déroulantes, de sorte que les candidats doivent choisir une réponse spécifique.
  
  
  
• Lors de l'élaboration de la règle, n'oubliez pas que l'option de réponse est sensible à la casse.
  
  

Par exemple, dans les images ci-dessus, "18_age" est la clé de données et "Oui" et "Non" sont les options. Notez que le mot "No" est mis en majuscule pour correspondre exactement à l'option.

Avantages : Des règles fonctionnelles vous permettent de gagner du temps en éliminant les candidats non qualifiés dès le début du processus de candidature.  

Vous trouverez plus d'informations sur les règles ici.

Utilisez des questions personnalisées plutôt que des questions standard

• Les questions standard affichent un encadré vert tandis que les questions personnalisées n'en affichent pas.
  
  
  
• Les questions standard sont conçues pour héberger des données sécurisées et ont donc des fonctionnalités très limitées.
• Il s'agit d'empêcher l'accès facile et l'exportation d'informations telles que les SSN.
• Créez toujours des questions personnalisées, sauf si l'utilisation d'une question standard pour la sécurité des données est absolument nécessaire.
• Vous pouvez remplacer le titre d'une question standard par une question personnalisée en tapant le même titre, mais veillez à créer une clé de données distincte.
• Par exemple, "Quel est votre numéro de permis de conduire ?" est une question standard avec la clé de données standard "numéro de permis de conduire". Mais vous pouvez créer la même question personnalisée avec une clé de données différente, par exemple "dl_number".
• Reportez-vous au tableau pour connaître les différences entre les questions personnalisées et les questions standard.

Avantage : vous pouvez accéder à vos données et les utiliser dans toutes les fonctions. 

Faites attention aux clés de données lorsque vous créez des questions

La clé de données est l'identifiant unique de chaque question que vous créez.

Clés de données :

• Apparaissent dans les règles, les filtres, les profils de candidats et les exportations de données.
• Il doit être intuitif et facilement reconnaissable pour tous les utilisateurs.
• Ne peut comprendre que des caractères alphanumériques minuscules (pas de symboles spéciaux).
• Les espaces peuvent être remplacés par des traits de soulignement.
• Par exemple, pour afficher la marque de la voiture dans le profil du candidat, créez la clé de données "car_make". 

Avantage : les clés de données claires facilitent l'interprétation des analyses et la navigation dans le profil des candidats.

Pour plus d'informations sur les clés de données et la collecte de données , cliquez ici.

Les questions sont marquées comme obligatoires lorsqu'elles sont liées à des règles ou lorsque leurs réponses sont vitales.

• Cliquez sur l'icône * dans le menu inférieur droit de la question.

Avantage : Les questions obligatoires vous permettent d'obtenir toutes les informations dont vous avez besoin et de garantir le bon fonctionnement de vos règles.

• Si vous avez une étape Scheduler, développez le site Advanced Booking Options dans l'étape Scheduler.
• Ajustez les paramètres en fonction de vos besoins. 
  
  

Avantage : la personnalisation de l'étape du programmateur augmente les taux d'urgence et de participation.

Naviguez vers Company Settings > Message Templates.

Dans tous les modèles de messages, vous pouvez :

• Inclure le contenu, les pièces jointes et les liens externes
• Utilisez les touches de fusion pour :
• Fournir un lien pour revenir à l'étape la plus récente
• Personnalisez vos modèles avec des informations spécifiques au candidat ou à l'ouverture.

*Notez que les modèles de messages sont conservés lorsque vous clonez une scène ou une ouverture, donc si vous prévoyez de cloner l'une ou l'autre, un raccourci consiste à mettre vos modèles en place d'abord. Vous pouvez toujours créer des modèles de base et revenir les modifier plus tard.

Avantage : vous gagnez du temps en automatisant les suivis et les notifications courantes.

• Messages d'atterrissage : envoyés aux candidats lorsqu'ils arrivent à une étape.
  • Nous vous suggérons de fixer un délai de 30 minutes pour tous les messages d'atterrissage d'étape afin que les candidats ne reçoivent le message que s'ils n'ont pas terminé l'étape dans les 30 minutes (vous pouvez fixer ce délai pour chaque étape).
  • Ne fixez pas de délai dans la phase de programmation, car cela pourrait perturber les candidats qui ont programmé une session.
• Messages de suivi : envoyés aux candidats après X jours d'inactivité dans une étape.
  • Nous vous conseillons de définir au moins deux messages de suivi pour 1 et 3 jours. Idéalement, vous devriez en fixer d'autres à 6, 10 et 15 jours, par exemple, le dernier message informant le demandeur que sa demande sera mise en attente s'il ne continue pas.
• Messages d'attente, de rejet et d'approbation : à envoyer aux candidats qui se trouvent à ces stades.
  • Personnalisez les motifs de mise en attente et de rejet dans les paramètres de l'entreprise > Raisons
  • Créez des messages distincts de mise en attente et de rejet et associez-les aux motifs de mise en attente et de rejet.

Vous trouverez plus d'informations sur les modèles de messages ici.

Créez plusieurs candidats à l'essai pour tester minutieusement toutes les étapes et toutes les règles.

Ce qu'il faut rechercher :

• Faites attention à chaque nom d'étape et à chaque en-tête - ils doivent être brefs, clairs et informatifs. Les candidats ne lisent pas les contenus verbeux, alors restez simple et faites en sorte qu'ils avancent.
• Relisez votre contenu - évitez les fautes de frappe et de grammaire qui peuvent vous discréditer.
• Assurez-vous que les règles fonctionnent correctement - testez toutes les options.
• Lors des tests, réglez les minuteries d'atterrissage à zéro afin de recevoir les courriels immédiatement. Relisez le contenu et assurez-vous que les demandeurs reçoivent les informations, les liens et les instructions dans le bon ordre.

Il existe deux façons de tester les candidats :

1. Commencez par le début. Dans le tableau des candidats, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée Settings , puis sur View Job.
   
   Vous accéderez à la page de candidature où vous pourrez créer un candidat qui restera dans votre tableau des candidats et sur lequel vous pourrez ensuite prendre des mesures, comme le faire passer à une autre étape ou modifier manuellement son profil.
   
   
2. Test par étape. Sélectionnez Preview, situé dans le coin inférieur droit de la scène. Il vous conduira à l'étape de l'application que vous venez de sélectionner.
   
   
   1. Utilisez ce raccourci pour visualiser une étape particulière ou pour démarrer l'application à n'importe quel moment. Une fois l'étape terminée, vous pourrez avancer dans le flux de travail jusqu'à ce que vous atteigniez une étape de mise en attente ou de planification.
   2. Utilisez-le pour tester les messages d'atterrissage.
   3. Cela créera un candidat temporaire qui n’apparaîtra pas dans votre tableau des candidats et dont toutes les données internes disparaîtront au bout de 3 heures.

Avantage : vous confirmez que votre flux de travail est prêt à être mis en œuvre ! 

Vous trouverez plus d'informations sur les candidats aux tests ici.

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