Le formulaire I-9 sert à vérifier l’identité d’un individu ainsi que son employabilité aux États-Unis. Avec l’étape Formulaire I-9 de Fountain, le candidat et l’employeur remplissent tous deux le formulaire (en vue simplifiée) dans le flux de travail de Fountain. Un formulaire I-9 officiel est généré et peut être envoyé au système du gouvernement pour vérification. 

Les points abordés

• Bases du formulaire I-9
• Ajouter l’étape Formulaire I-9
• Remplir la section employeur
• Demander au candidat de remplir une nouvelle fois le formulaire I-9

Bases du formulaire I-9

Le formulaire I-9 sert de permis de travail et doit être rempli à la fois par l’employé et l’employeur.

Le formulaire I-9 comporte trois sections principales :

• Étape 1 : l’employé doit la remplir avant sa date de début d’embauche ou le jour même. Cette section sera révélée et remplie par le candidat et l’utilisateur. 
• Étape 2 : l’employeur doit la remplir et confirmer physiquement (en personne) les documents d’identité de l’employé. Cette section doit être remplie dans les 3 jours ouvrés suivant l’embauche. Elle est visible uniquement par l’utilisateur et pas par le candidat.
• Étape 3 : réservée à un renouvellement de contrat ou à une expiration des documents d’identité de l’employé.

Les sous-traitants n’ont pas besoin de remplir ce formulaire, seuls les employés y sont tenus.

Ajouter l’étape Formulaire I-9

1. Ajoutez une étape au flux de travail de votre offre d’emploi et sélectionnez [[Formulaire I-9]] sous [[Type d’étape]]. Nous vous recommandons de mettre l’étape Formulaire I-9 après l’étape d’approbation ou une fois que le candidat a accepté l’offre d’emploi. Ainsi, le candidat ne parviendra pas automatiquement à cette étape.
   
2. Configurez les paramètres de l’étape Formulaire I-9 en cochant la case située à côté du paramètre à activer.
   
   
   Faire passer automatiquement le candidat à l’étape suivante

   
   Si vous souhaitez que le candidat passe à l’étape suivante du flux de travail après qu’il a rempli le formulaire I-9, cochez cette case sous la catégorie Formulaire I-9. En cochant cette case, vous activez la règle de déplacement automatique des candidats vers l’étape suivante dès qu’ils ont terminé de remplir leur partie du formulaire I-9. Nous vous recommandons d’activer ce paramètre pour permettre au candidat de continuer à avancer dans votre flux de travail au lieu de devoir attendre que l’employeur remplisse sa partie du formulaire I-9.

   Confirmation du numéro de sécurité sociale par le candidat
   

   Si vous cochez la case [[Obtenir la confirmation du numéro de sécurité sociale par le candidat]], les candidats devront confirmer leur numéro de sécurité sociale en le saisissant deux fois dans le formulaire. Si les deux numéros saisis ne sont pas exactement les mêmes, le candidat ne pourra pas soumettre le formulaire. 
   

   Notification par e-mail une fois terminé

   
   Cochez cette case si un utilisateur souhaite être averti par e-mail lorsque les deux parties ont rempli le formulaire I-9. Pour configurer l’utilisateur, consultez l’article consacré à la gestion des utilisateurs.

   Informations de l’employeur

   
   Vous pouvez pré-remplir certaines des informations de l’employeur pour la section 2 de ce qu’il doit remplir après que le candidat a terminé de renseigner sa partie. Elles pourront toujours être modifiées lorsque l’utilisateur/l’employeur signera sa partie, mais c’est un excellent moyen d’accélérer le processus. 

Remplir la section employeur

Une fois que le candidat a rempli sa partie du formulaire I-9, plusieurs moyens permettent à l’utilisateur/l’employeur de remplir la section 2 du formulaire I-9.

• Via le lien figurant dans l’e-mail de notification - envoyé par défaut au propriétaire de l’offre d’emploi lorsque le candidat remplit sa partie du formulaire I-9.
• Depuis le profil du candidat dans Fountain

Lorsqu’un candidat a rempli sa partie du formulaire I-9, un nouveau statut nommé [[Formulaire I-9 : action en attente]] apparaît comme statut dans le tableau des candidats. 

Dans le tableau des candidats ou le profil du candidat, cliquez sur [[Formulaire I-9 : action en attente]], puis sur [[Remplir le formulaire]].

Vous serez alors redirigé vers une nouvelle page dans laquelle vous remplirez la section 2 : partie de l’employeur du formulaire I-9. 

Cliquez sur [[Voir le formulaire]] pour afficher le formulaire I-9 officiel généré au format PDF. Nous vous recommandons d’utiliser la visionneuse PDF d’Adobe pour de meilleurs résultats lors du téléchargement et de l’impression des formulaires I-9. Avec d’autres lecteurs, vous pouvez rencontrer des problèmes comme des champs manquants ou masqués.

Demander au candidat de remplir une nouvelle fois le formulaire I-9

En cas d’erreur dans la partie du candidat, vous pouvez lui demander de remplir une nouvelle fois le formulaire en cliquant sur le bouton [[Remplir de nouveau]]. Faites un brouillon de l’e-mail ou copiez le modèle de message, puis cliquez sur [[Envoyer l’e-mail]]. Pour ajouter un modèle de message à cet effet, assurez-vous de choisir le type de message « [[Second formulaire I-9]] ». 

La barre de statut sera mise à jour en « Formulaire I-9 : en cours »

Télécharger les exportations de données

1. Sélectionnez Paramètres de l’entreprise.
   
2. Faites défiler jusqu’à la section [[Informations du compte]], puis sélectionnez [[Exportations]].
   
3. Choisissez [[Nouvelle exportation]].
   
   
   
4. Saisissez le titre, sélectionnez la source de laquelle vous souhaitez [[extraire les candidats]] et les [[champs à exporter]].
5. Sélectionnez [[Enregistrer]].
   
   
   
6. Choisissez le titre que vous avez créé ou modifié, puis cliquez sur [[Télécharger]]
   
7. Choisissez [[Fichier CSV]].
   
   
   Les champs que vous avez exportés seront téléchargés.