La firma di documenti è un tipo di fase che può aggiungere al suo flusso di lavoro di assunzione, che consente ai candidati di firmare documenti come accordi, contratti, moduli fiscali W9, ecc. Può inserire chiavi di fusione per precompilare il modulo con i dati univoci del candidato, il che potrebbe ottimizzare e semplificare il processo di firma dei documenti.
Sicurezza
I nostri fornitori di soluzioni per la firma dei documenti sono sicuri e conformi a tutte le principali leggi sulla firma elettronica, tra cui ESIGN, UETA, Unione Europea eIDAS (EU No.910/2014). Inoltre, tutti gli accessi avvengono tramite HTTPS e tutti i documenti sono crittografati a riposo.
Di cosa parleremo
Per informazioni sui prezzi, acceda alle Impostazioni aziendali cliccando sul nome del suo profilo in alto a destra, e selezioni Firma documenti nella sezione Add-Ons.
Opzioni del fornitore di firma dei documenti
Quando utilizza la fase di firma dei documenti in Fountain, può scegliere se utilizzare il nostro strumento nativo di firma dei documenti o DocuSign. Le differenze tra queste opzioni di firma dei documenti sono illustrate di seguito.
Fountain DocuSign
Quando si configura la fase di firma dei documenti, qualsiasi utente può iniziare a creare modelli di documenti e a impostare il processo di firma dei documenti direttamente all'interno di Fountain.
Se preferisce utilizzare un account DocuSign separato, deve crearlo attraverso il sito DocuSign stesso. Per maggiori dettagli su come utilizzare DocuSign in Fountain, consulti questo articolo di DocuSign.
HelloSign
Fountain offre anche HelloSign come alternativa gratuita a DocuSign. HelloSign consente agli utenti di creare modelli di messaggi personalizzati da inviare ai candidati, nonché opzioni di Merge Key per riempire automaticamente i dati forniti dai candidati.
Creazione di modelli per la firma di documenti
Prima di poter aggiungere una fase [[Firma di documenti]] nel flusso di lavoro, dovrai configurare il documento come modello caricando il o i file del documento e aggiungendo i campi del modulo e le aree di firma.
Le migliori pratiche
Se ha diversi documenti da far firmare ai candidati, le consigliamo di impostarli come modelli separati, anziché combinare più documenti in un unico lungo documento. I candidati vengono sopraffatti da documenti lunghi, il che può causare un aumento del tasso di abbandono. La separazione dei documenti consente inoltre al richiedente di completare alcuni dei suoi documenti, anche se non dispone delle informazioni necessarie per completare tutti i moduli.
Si colleghi al sito Impostazioni aziendali.
Clicchi su Document Signing nel menu a sinistra.
Clicchi sulla scheda Templates e poi sul pulsante blu Create Template .
Carichi il suo documento nella casella dei file trascinandolo o cliccando sulla casella.
Nota: Può caricare più file di diverso tipo (PDF, JPEG, PNG, Docx) e Fountain li combinerà tutti in un unico lungo documento che il candidato dovrà compilare. Le immagini di dimensioni e formati diversi possono essere compresse o allungate per adattarsi al formato lettera standard, quindi la preghiamo di visualizzare l'anteprima e di cercare di utilizzare le dimensioni 8.5 x 11. Le dimensioni del file per questo upload devono essere inferiori a 15 MB.Per impostazione predefinita, al richiedente viene sempre richiesto di firmare il documento. Se sono necessari altri firmatari interni, faccia clic su + Aggiungi ruolo e assegni al ruolo un nome, ad esempio Manager. Potrà assegnare un utente interno a questo ruolo più avanti nella configurazione dello stage.
Se ci sono informazioni che desidera inserire automaticamente nel modello tramite le Chiavi di unione, selezioni i dati del richiedente desiderati dal menu a tendina Chiavi di unione.
NOTA: La funzione Merge Keys è disponibile in DocuSign solo con il piano Business Pro. Le Merge Keys sono disponibili come opzione predefinita con HelloSign.Può aggiungere qualsiasi chiave di fusione personalizzata a sua disposizione, così come qualsiasi chiave standard a un modello di firma del documento. Questo include cose come il nome del richiedente, l'indirizzo, il numero di telefono, la data di nascita e le risposte alle domande poste nel modulo di richiesta o nelle fasi di raccolta dei dati. Si assicuri di aggiungere ora tutte le chiavi di fusione pertinenti, perché non potrà aggiungerne altre al suo modello in seguito.
Inserisca un titolo per il suo modello e includa un messaggio o una breve descrizione del modello.
Selezioni Prepara modelloe apparirà una nuova finestra del suo documento, dove aggiungerà i campi per renderlo un modello.
Fai clic sul tipo di campo del modulo che desideri aggiungere in alto, quindi fai clic sul documento nel punto in cui desideri posizionare il campo. Altrimenti, puoi anche trascinare e rilasciare i campi nel tuo documento. Per ridimensionare la casella del campo, trascina l'angolo in basso a destra.
Selezioni Continua e il suo modello sarà creato.
L'esempio seguente mostra come aggiungere le chiavi di fusione al suo modello in DocuSign.
L'esempio seguente mostra come aggiungere le Chiavi Merge al suo modello in HelloSign.
Impostazioni dei campi del modulo in HelloSign
Può scegliere chi compila ogni campo del modulo. Dopo aver aggiunto un campo al suo documento, può cliccare sul menu a tendina sotto Signers e selezionare una delle seguenti opzioni:
Io (ora) Fountain
(al momento dell'invio) Richiedente Ruoli aggiuntivi
Questa impostazione ti permette di aggiungere testo permanente, selezionare una casella o aggiungere una data al tuo modello che altri firmatari non possono modificare. Questo è un ottimo metodo per preselezionare le caselle obbligatorie applicabili a tutti o per modificare il testo di un contratto.
Questo le permette di utilizzare i tasti di unione per precompilare le caselle di testo, che si riempiranno automaticamente con le informazioni di quel candidato specifico, ad esempio. nome, e-mail, numero di telefono, oltre a informazioni sull'apertura, come il tasso di retribuzione e la località. Tutti i campi che ha selezionato nel passaggio 6, saranno ora un'opzione da unire a questo campo.
Il richiedente è tenuto a compilare questi campi. Può rendere i campi un requisito obbligatorio selezionando la casella required .
Aggiungere un tipo di convalida per limitare le informazioni che possono essere inserite per garantire una maggiore precisione, ad esempio. "Le lettere sono solo" per il suo nome, oppure "Codice postale" dove deve inserire un numero di 5 cifre.
Queste firme saranno inserite da un membro del tuo team interno su Fountain.
Selezioni Continua e il suo modello sarà creato.
Impostazioni della fase [[Firma di documenti]]
Ora che ha aggiunto il modello di firma del documento, può aggiungere la fase di firma del documento al flusso di lavoro e collegare tale fase al modello.
Clicchi su Aggiungi fase > Crea nuova fase e selezioni la fase Firma documenti.
Nella sezione Documenti predefiniti, clicchi su Aggiungi documento.
.Nella finestra aperta, selezioni il documento che desidera utilizzare e clicchi su Aggiungi documento.
Clicchi su Salva le modifiche.
Quando un nuovo richiedente completa questa fase di firma del documento, un nuovo pulsante apparirà sulla Tabella Richiedente, in modo che il suo team sappia quando un documento deve essere firmato dal membro del team interno. Clicchi sul pulsante blu X firme necessarie e potrà vedere lo stato di tutti i documenti che necessitano di una co-firma e lo stato della firma del richiedente. Solo l'utente interno assegnato al ruolo può firmare il documento.
Esperienza dei candidati
Quando i candidati arriveranno alla fase [[Firma di documenti]], verrà loro chiesto di firmare i modelli inizialmente selezionati durante l'aggiunta della fase al flusso di lavoro.
Una volta che il richiedente ha selezionato Esaminare & Firmare, apparirà una finestra contenente il documento e al richiedente verrà richiesto di completare i campi richiesti e/o di firmare il modulo.