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DocuSign
DocuSign
Aggiornato oltre 3 mesi fa

Per accedere a questa versione avanzata di DocuSign e abilitarla sul tuo account, contatta il tuo CSM (Customer Success Manager) o scrivi a [email protected].

Abbiamo apportato alcuni aggiornamenti alla nostra integrazione DocuSign per migliorare l'esperienza dell'utente e garantire che, quando si accede a DocuSign in Fountain, siano disponibili le funzionalità di documentazione fondamentali per l'assunzione. Gli aggiornamenti includono il supporto per le chiavi di unione, le firme avanzate per la conformità a livello locale e una migliore gestione dei modelli.

Requisiti generali

  • Per utilizzare questa versione aggiornata di DocuSign è necessario appoggiarsi a un account DocuSign esistente.

  • Gli utenti devono fornire le proprie credenziali di accesso a DocuSign.

  • Per gli account DocuSign, non è possibile abilitare l'autenticazione a due fattori.

Argomenti che tratteremo

Creazione o selezione di modelli per DocuSign

    1. Fai clic sulla freccia verso il basso sotto il marchio della tua azienda, nell'angolo in alto a destra dello schermo, e seleziona Impostazioni aziendali nel menu a discesa.
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      Docusign_01.png

    2. Seleziona Firma di documenti dal menu a sinistra.
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      DocuSign_01.png

    3. Fai clic sulla scheda Modelli nel menu sopra la tabella, quindi seleziona Crea modello.
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      Docusign_03.png

    4. Seleziona DocuSign dal menu a discesa dei provider.

    5. Seleziona dal menu a discesa il modello che desideri utilizzare a questo scopo. Se appare disattivato, significa che è già in uso e può essere gestito dalla sezione Modelli per la firma di documenti.
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      Docusign_08.png

    6. Seleziona Prepara modello.
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      Docusign_05.png

Modifica di modelli

  1. Per modificare un modello creato in precedenza, seleziona Azioni e scegli Modifica modello dal menu a discesa.
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    DocuSign_01.png
    DocuSign_04.png

  2. Seleziona Avanti per visualizzare il modello.
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    DocuSign_02.png

  3. Esegui le variazioni e le modifiche, quindi seleziona Salva e chiudi.
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    DocuSign_06.png

Aggiunta di chiavi di unione ai modelli

Ora è possibile aggiungere le chiavi di unione standard di Fountain ai modelli durante la creazione o la modifica di modelli in DocuSign. Le chiavi di unione sono disponibili per l'account in cui sono state create. Se desideri aggiungere chiavi di unione personalizzate, puoi farlo direttamente delle impostazioni di integrazione di DocuSign.

  1. Per aggiungere le chiavi di unione, durante la creazione del modello dovrai selezionare quelle che desideri inserire nel documento. Quindi, seleziona Prepara modello.
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    Docusign_07.png


    Avverrà il reindirizzamento su DocuSign.
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    DocuSign_04.png

  2. Una volta in DocuSign, seleziona Avanti.
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    DocuSign_02.png

  3. Quando viene visualizzato il modello, seleziona l'icona Campi personalizzati (simbolo della chiave inglese in un'icona quadrata) mostrata sotto. I campi personalizzati contengono le chiavi di unione create in Fountain in precedenza.
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    DocuSign_07.png

  4. Scegli la chiave di unione dall'elenco di quelle disponibili nel menu a sinistra, quindi rilasciala nell'area del documento a cui desideri aggiungere quel campo. Quando hai finito, salva le modifiche.
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    DocuSign_08.png
Doc_Custom_Merge_Keys.gif

Creazione chiavi di unione personalizzate

  1. Vai alla scheda Offerte di lavoro e seleziona Integrazioni dal menu a discesa sotto il nome della tua azienda.
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    DocuSign_13.png

  2. Seleziona Screening nella barra di menu a sinistra.

  3. Fai clic su Gestisci integrazione nella riga Docusign.
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    DocuSign_14.png

  4. Seleziona Unisci chiavi nella finestra Integrazione DocuSign.
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    DocuSign_15.png

  5. Seleziona Aggiungi campo di unione personalizzato nei campi di unione personalizzati.
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    DocuSign_17.png

  6. Crea un nome del campo di unione e seleziona la chiave dell'oggetto di origine dal menu a discesa.
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    DocuSign_18.png

  7. Seleziona Salva. La nuova chiave di unione personalizzata verrà visualizzata nella finestra Campi di unione personalizzati e sarà disponibile per l'uso in DocuSign.
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    DocuSign_19.png

Gestione dei ruoli

Funzione richiesta in DocuSign

La gestione dei ruoli in DocuSign è obbligatoria per garantire che tutte le parti interessate ricevano notifiche quando sono richieste firme o altre azioni riguardanti documenti in DocuSign.

  1. Per modificare un modello creato in precedenza, seleziona Azioni e scegli Modifica modello dal menu a discesa.
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    DocuSign_01.png

  2. Inserisci Candidato nel campo Ruolo e lascia vuoti i campi nome e indirizzo e-mail.
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    DocuSign_11.png

    Nota

    Il ruolo del candidato è un campo importante e fa distinzione tra maiuscole e minuscole In assenza di questa informazione, le chiavi di unione non funzioneranno correttamente. Per maggiori informazioni in merito, contatta il tuo rappresentante Fountain.

  3. Inserisci il nome o il titolo del ruolo nella seconda sezione, quindi inserisci il nome e l'indirizzo e-mail della persona responsabile della compilazione di questo modulo.
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    DocuSign_12.png

    Nota

    Se il titolo del ruolo non è noto, puoi etichettarlo in modo generico; assicurati però che l'indirizzo e-mail sia corretto.

  4. Una volta terminata la modifica dei ruoli seleziona Salva e chiudi, oppure Avanti se desideri continuare a modificare il tuo modello DocuSign.

Aggiunta di modelli all'editor del flusso di lavoro

    1. Scegli l'offerta di lavoro che vuoi modificare nella tabella Offerte di lavoro.

    2. Fai clic su Impostazioni, quindi seleziona Modifica flusso di lavoro.
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      Docusign_11.png

    3. Seleziona Aggiungi fase, quindi Crea nuova fase.
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      Docusign_10.png

    4. Inserisci il titolo della fase, seleziona il tipo di fase dal menu a discesa e fai clic su Aggiungi fase.
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      Docusign_12.png

    5. Fare clic sulla fase appena aggiunta al flusso di lavoro, quindi seleziona DocuSign nella sezione Provider richiesto.
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      Docusign_13.png

    6. Seleziona il modello che vuoi inviare al candidato.
      È possibile selezionare più modelli; tuttavia, ogni modello verrà inviato al candidato con un'e-mail a sé stante.
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      Docusign_16.png

Firma elettronica qualificata (QES)

La firma elettronica qualificata (QES), ovvero la possibilità di verificare i candidati in modo approfondito richiedendo ulteriori metodi di verifica elettronica, dev'essere abilitata dal rappresentante Fountain. Per informazioni più dettagliate sulla QES, fai clic qui.

Nota

Questa funzione è attualmente disponibile solo per i clienti all'interno dell'UE.

      1. Per modificare un modello creato in precedenza, seleziona Azioni e scegli Modifica modello dal menu a discesa.
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        DocuSign_01.png

      2. Quando si apre DocuSign, scorri verso il basso fino ai ruoli per cui desideri abilitare la funzione QES, fai clic su Seleziona tipo di firma, quindi su IDnow - Qualificato UE. Con questa azione si abiliteranno le firme QES per il ruolo selezionato.
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        DocuSign_001.png

      3. Una volta terminata la modifica dei ruoli seleziona Salva e chiudi, oppure Avanti se desideri continuare a modificare il tuo modello DocuSign.

Logica di avanzamento automatico

Puoi decidere se utilizzare o meno l'opzione Logica di avanzamento automatico attivandola o disattivandola.

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