El modelo de flujo de trabajo de Fountain le permite crear un único flujo de trabajo que se puede aplicar en varias aperturas. Esta relación de flujo de trabajo de uno a muchos consolida el número de flujos de trabajo que gestionará tu equipo y te permite actualizar tus vacantes mucho más rápido que hacer ediciones individuales.
Consulte Permisos de usuario en el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo otorgar acceso de edición para administrar flujos de trabajo dentro de la cuenta de su empresa.
¿Qué está cubierto?
Creación de un nuevo flujo de trabajo
Para crear un nuevo flujo de trabajo, primero debe crear una nueva apertura. Consulte Crear una oferta de empleo en el Centro de ayuda para obtener información más detallada.
En la última pantalla del proceso de creación de aperturas, se le pedirá que cree un nuevo flujo de trabajo, vincule un flujo de trabajo existente o clone un flujo de trabajo existente.
Crear un nuevo flujo de trabajo: Le permite crear un nuevo flujo de trabajo desde cero. Las etapas, la configuración dentro de estas etapas, los mensajes y el orden de las etapas se guardarán como un flujo de trabajo que luego se puede aplicar a varias aperturas futuras.
Vincular flujo de trabajo existente: Permite vincular a un flujo de trabajo existente que ya se ha creado. Esta opción se debe utilizar si no necesita realizar ningún cambio en las etapas, el orden de las etapas, la configuración dentro de las etapas o los mensajes. Tenga en cuenta que si el idioma es diferente dentro de la apertura que está creando en comparación con el flujo de trabajo que está intentando vincular, deberá confirmar que está cambiando el idioma antes de vincular el flujo de trabajo.
Clonar flujo de trabajo existente: Le permite clonar un flujo de trabajo existente, pero le proporcionará la capacidad de realizar cambios en las etapas, el orden de las etapas, la configuración dentro de las etapas o los mensajes. Esto debe usarse si desea un punto de partida, pero requerirá algunas ediciones en función de su posición o ubicación.
Para crear un nuevo flujo de trabajo:
En la última pantalla de creación de aperturas, seleccione Crear un nuevo flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Construya su flujo de trabajo agregando etapas, agregando etapas de reglas y creando mensajes. Para obtener orientación sobre el flujo de trabajo, consulte el artículo del Centro de ayuda Diseño del flujo de trabajo principal.
Cuando termines de crear tu flujo de trabajo, haz clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha.
En la siguiente ventana emergente, se le pedirá que confirme que desea cambiar todas las aperturas afectadas. Haga clic en Guardar.
El nombre de su flujo de trabajo se creará de forma predeterminada en función de la posición y la ubicación de la Apertura. Para cambiar el nombre del flujo de trabajo, haga clic en el botón de 3 puntos en el extremo derecho del banner azul del flujo de trabajo en la parte superior de la pantalla de Workflow Editor . A continuación, escriba un nuevo nombre en la ventana emergente y haga clic en Cambiar nombre para guardar.
Una vez que tu flujo de trabajo esté conectado a otras vacantes, haz clic en [número] de vacantes asociadas en la barra azul desde el Workflow Editor para ver una lista de las vacantes afectadas, el propietario de la vacante y el número de solicitantes dentro de cada vacante.
Nota importante
Si realiza algún cambio en el flujo de trabajo, como mover etapas, agregar o eliminar etapas, cambiar la configuración de la etapa o cambiar la mensajería, se le avisará de que estos cambios afectarán a todas las vacantes conectadas a este flujo de trabajo.
Vincular o clonar un flujo de trabajo existente
Como se mencionó anteriormente, Fountain también le permite vincular o clonar un flujo de trabajo existente para no comenzar desde cero.
Para vincular un flujo de trabajo existente:
Cuando llegues al paso final de la creación de tu nueva vacante, selecciona Vincular flujo de trabajo existente. Seleccione el flujo de trabajo al que desea vincular y haga clic en Guardar.
Al vincular un flujo de trabajo existente, tu nueva apertura se moverá automáticamente a la lista de vacantes existentes asociadas con este flujo de trabajo.
Nota importante
Vincular un flujo de trabajo existente no le permitirá realizar ninguna modificación en la configuración del escenario, el orden o los mensajes dentro de ese flujo de trabajo.
Clonación de un flujo de trabajo existente:
Si se requieren modificaciones para adaptarse a su nueva apertura, pero desea crear a partir de un flujo de trabajo existente, seleccione Clonar flujo de trabajo existente.
Una vez que seleccione Clonar flujo de trabajo existente en la nueva pantalla de creación de aperturas, seleccione el flujo de trabajo que desea utilizar como plantilla de la lista y haga clic en Guardar. A continuación, se le llevará al Workflow Editor para modificar sus etapas según sus necesidades.
Dentro del Workflow Editor, modifique las etapas a las necesidades de su posición, ubicación y/o Apertura. Las opciones incluyen reorganizar el orden de las etapas, modificar las reglas de la etapa o cambiar los mensajes de la etapa. Consulte Descripción general de los tipos de etapa en el Centro de ayuda para obtener información detallada sobre las etapas.
Una vez que se hayan implementado todos los cambios, haga clic en Guardar.
Como se mencionó anteriormente, ingrese un nuevo título para su flujo de trabajo modificado que hable de la posición, la ubicación y/o la apertura para la que ha creado el nuevo flujo de trabajo modificado.
Cambiar el flujo de trabajo de una apertura
Una vez que se ha creado una Apertura, siempre puede modificar su Flujo de Trabajo desde la pantalla Trabajos. Para cambiar el flujo de trabajo de una apertura ya existente:
Haga clic en Trabajos en la barra de herramientas superior de cualquier página de Fountain y, a continuación, haga clic en Vacantes.
Haga clic en el botón de 3 puntos a la izquierda de la apertura y, a continuación, haga clic en Cambiar flujo de trabajo. También puede acceder a la opción Cambiar flujo de trabajo desde la pantalla Tabla de > Configuración del solicitante .
Dentro de la ventana emergente, seleccione el nuevo flujo de trabajo que desea conectar a la Apertura en el cuadro desplegable Flujo de trabajo.
Si no hay candidatos dentro de la vacante para la que está cambiando el flujo de trabajo, la actualización se realizará de inmediato.
Si hay solicitantes dentro de la vacante seleccionada, se le pedirá que asigne las etapas del flujo de trabajo de origen al flujo de trabajo de destino para que Fountain pueda mover a los solicitantes a las etapas correctas del nuevo flujo de trabajo. También tendrá la opción de enviar comunicaciones automatizadas y realizar acciones de etapa al actualizar una Vacante que tenga solicitantes dentro de ella. Esto notificará automáticamente a los solicitantes movidos en función de la etapa a la que se muevan de acuerdo con su mapeo.
Haga clic en Guardar.
Nota importante
Las etapas del programador y las etapas del subprogramador existentes (como parte de una etapa múltiple) solo se pueden asignar a una etapa del programador o del subprogramador en el nuevo flujo de trabajo. Esto evita que un solo solicitante tenga varias sesiones reservadas dentro de una sola etapa del programador. Si tiene varias etapas del Programador existentes y solo una nueva etapa del Programador, debe asignar una de las etapas del Programador existentes a un tipo de etapa de destino diferente. Si necesita orientación sobre cómo mapear correctamente las etapas de su flujo de trabajo, póngase en contacto con su CSM o [email protected].
Tabla de flujo de trabajo
La tabla de flujo de trabajo de Fountain es la base de operaciones para todos los flujos de trabajo guardados. Para acceder al flujo de trabajo, haga clic en Trabajos en la barra de herramientas superior de cualquier pantalla de Fountain y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo.
Esta pantalla mostrará todos sus flujos de trabajo, el recuento total de vacantes conectadas o asociadas para cada flujo de trabajo y su fecha de creación. Para eliminar un flujo de trabajo, haga clic en el botón de 3 puntos a la izquierda del nombre del flujo de trabajo y seleccione Eliminar.
Clonación de una etapa en un flujo de trabajo
El modelo de flujo de trabajo también incluye la capacidad de clonar una etapa en varios flujos de trabajo. Para clonar una fase:
Haga clic en Trabajos en la barra de herramientas superior de cualquier página de Fountain y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo.
Haga clic en el botón de 3 puntos a la izquierda de la etapa que desea clonar y haga clic en Clonar etapa. Esto resaltará la caja del escenario en azul.
Coloque el cursor sobre las otras etapas y haga clic en el signo más (+) o en reemplazar.
Para insertar la etapa clonada antes de la etapa sobre la que pasó el cursor, haga clic en el signo + de la izquierda.
Para insertar la etapa clonada después de la etapa sobre la que pasó el cursor sobre ella, haga clic en el signo + de la derecha.
Para reemplazar la etapa sobre la que está cursando el cursor por la etapa clonada, haga clic en Reemplazar. Las etapas solo pueden ser reemplazadas por etapas del mismo tipo (p. ej. Las etapas aprobadas pueden ser reemplazadas por otras etapas aprobadas, las etapas de firma de documentos pueden ser reemplazadas por otras etapas de firma de documentos, etc.).
Si ha añadido accidentalmente una fase clonada a un flujo de trabajo incorrecto, haga clic en la X situada a la derecha de la fase.
Puede agregar la etapa clonada a tantos flujos de trabajo como desee.
Haga clic en Siguiente en la parte superior derecha. Si desea cancelar la clonación por completo, haga clic en Cancelar en la parte superior derecha.
Haga clic en Confirmar. A continuación, habrá un período de gracia de cinco segundos para que cancele la acción de clonación.
Verá un mensaje de éxito o un mensaje de error. Si recibe un mensaje de error, haga clic en Mostrar detalles para obtener más información.
Demostración
¡Mire el video a continuación para ver el nuevo modelo de flujo de trabajo en acción!