Was behandelt wird
Datei Status-Kennzeichnung
Nachdem der Bewerber eine Datei hochgeladen hat, erhält er automatisch einen Hinweis auf den Status Dateien prüfen neben seinem Namen. Du kannst auf das blaue Statusschild klicken, um die nächste Aktion zu starten.
Bewährtes Verfahren: Überprüfung von Dokumenten
Wir empfehlen, einen Punkt im Bewerbungsprozess festzulegen, an dem die Dokumentenprüfung stattfindet. Du möchtest dein Team nicht überlasten, indem du jede eingehende Datei überprüfst. Suche stattdessen einen Punkt, an dem die Dateiüberprüfung stattfinden sollte (z. B. in der Hintergrundprüfungsphase, während die Hintergrundprüfung ausgeführt wird), oder füge deinem Workflow eine benutzerdefinierte Phase hinzu, die für die Überprüfung von Bewerbern und ihren Dokumenten vorgesehen ist.
Dateien überprüfen
Nachdem ein Bewerber eine Datei in einer Datenerfassungsphase hochgeladen hat, kannst du sie im Bewerberprofil überprüfen.
- Klicke auf das blaue Statusetikett mit der Aufschrift Dateien überprüfen.
- Das Bewerberprofil mit der Registerkarte Datei wird geöffnet.
- Du kannst vergrößern und drehen, um eine bessere Ansicht des Dokuments zu erhalten. Verwende den Bildlauf, um das Bild beim Vergrößern zu verschieben. Bei Bedarf kannst du die Datei herunterladen, indem du auf das Pfeil-nach-unten-Symbol in der linken unteren Ecke des Bildes klickst.
- Sobald du die Gelegenheit hattest, das Dokument zu prüfen, triffst du eine Entscheidung über das Dokument: entweder genehmigen oder zurückweisen.
Klicke auf dieSchaltfläche Genehmigen. Damit wird die Datei genehmigt, und der Hinweis auf den Status Dateien prüfen verschwindet. Falls du eine Genehmigung rückgängig machen willst, kannst du auf Widerrufen klicken.
Nach dem erneuten Anfordern genehmigen
Sobald du eine Datei erfolgreich vom Bewerber eingeholt hast, erscheint wieder die Statusanzeige Dateien überprüfen. Du wirst wie zuvor genehmigen oder erneut abrufen.
Wenn du auf Einfordern klickst, erscheint eine E-Mail-Vorlage, mit der du den Antragsteller über die Notwendigkeit der Wiedervorlage des Dokuments informieren kannst. Du musst einen Grund für die Wiedervorlage aus der Dropdown-Liste auswählen. Dadurch wird die E-Mail-Nachricht automatisch ausgefüllt.
Du kannst auch eine SMS zusätzlich zur E-Mail senden oder den Auftragseigentümer benachrichtigen, wenn die Wiedervorlage des Dokuments abgeschlossen ist. Klicke auf die Schaltfläche Senden, wenn du bereit bist, die Informationen abzurufen.
Vorlagen zum erneuten Abrufen der Datei
Nachrichtenvorlagen zum erneuten Abrufen der Datei werden speziell während der Dateiabrufung verwendet und müssen einen der beiden erforderlichen Zusammenführungsschlüssel enthalten:[PORTAL_UPLOAD_REQUEST_LINK] oder [PORTAL_UPLOAD_REQUEST_URL]. Dadurch wird sichergestellt, dass die Bewerber über einen funktionierenden Link zum Hochladen ihrer Dateiverfügen. Weitere Informationen zu Nachrichtenvorlagen findest du hier und klicke hier, um mehr über Zusammenführungsschlüssel zu erfahren.
Manuelles Hochladen der Datei für den Bewerber
Manchmal musst du eine Datei für einen Bewerber hochladen, sei es wegen einer technischen Schwierigkeit von Seiten des Bewerbers oder weil du ein Dokument hast, das du für den Bewerber erstellt hast. Ein manueller Datei-Upload für eine Datei, die erneut abgerufen wird, überschreibt daserneute Abrufen.
- Klicke auf die 3-Punkte- Schaltfläche in der Bewerber-Tabelle oder auf die Schaltfläche Weitere Aktionen im Profil des Bewerbers.
- Wähle Datei hochladen aus.
- Wähle einen Datenschlüssel aus, der sich auf das Dokument bezieht, das du hochlädst. Hinweis: Der Datenschlüssel ist derselbe Schlüssel, den du für die Frage zum Hochladen von Dateien in der Datenerfassungsphase festgelegt hast.
- Wähle eine Datei von deinem Computer.
- Klicke aufHochladen.
Datei überschreiben
Wenn du denselben Datenschlüssel wie für eine andere Datei auswählst, die sich bereits im Profil des Bewerbers befindet, wird die vorhandene Datei überschrieben. Wenn du über ein sekundäres Dokument verfügst, solltest du einen neuen anderen Datenschlüssel erstellen. Erfahre hier mehr über Schlüssel in der Datenerfassungsphase.
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