Contatta il tuo referente CSM (Customer Success Manager) o scrivi un'e-mail all'indirizzo [email protected], se non vedi le fasi W-4 e vuoi abilitare questa funzionalità per il tuo account.
W-4 è un modulo fiscale per i dipendenti statunitensi. Esistono due tipi di moduli: il modulo federale W-4 e il modulo statale W-4. A seconda delle normative vigenti nei diversi Stati, i dipendenti potrebbero dover compilare sia il modulo federale W-4, sia quello statale. Grazie a un'esperienza in-app nativa ottimizzata, i moduli W-4 aiutano le aziende a fare l'onboarding dei dipendenti in modo facile. Sia il modulo federale W-4, sia quello statale sono supportati dai flussi di lavoro di Fountain.
Di cosa parleremo
Nozioni di base sul modulo W-4
I moduli W-4 servono a raccogliere le informazioni relative alle ritenute alla fonte e sono pensati per essere compilati sia dal dipendente che dal datore di lavoro.
Il modulo W-4 consta di tre sezioni principali:
Passaggio 1: il dipendente deve compilarla entro la data di inizio. Questa sezione sarà visibile al candidato e all'utente e dovrà essere completata da entrambi.
Passaggio 2: il datore di lavoro deve compilare questa sezione. Questa sezione deve essere completata entro i primi giorni lavorativi dall'assunzione. Essa sarà visibile solo all'utente e non al candidato.
Passaggio 3: riservato per le riassunzioni o se i documenti fiscali di un dipendente devono essere aggiornati.
Gli appaltatori 1099 non devono compilare questo modulo, solo i dipendenti dovranno farlo.
Aggiunta della fase [[Modulo W-4]]
Aggiungi una fase al flusso di lavoro dell'offerta di lavoro e seleziona [[Modulo federale W-4]] per il modulo federale o [[Modulo statale W-4]] per il modulo statale in [[Tipo di fase]]. Ti consigliamo di inserire la fase [[Modulo W-4]] dopo la fase di approvazione o quando il candidato ha accettato l'offerta per la tua posizione. In questo modo, il candidato non passerà automaticamente a questa fase.
Configura le impostazioni della fase [[Modulo W-4]] selezionando la casella accanto all'impostazione da abilitare.
Avanzamento automatico del candidato alla fase successiva
Se desideri che il candidato passi alla fase successiva del flusso di lavoro dopo aver compilato il modulo W-4, seleziona la casella corrispondente nella categoria Modulo W-4. Selezionando questa casella si abiliterà la regola di passaggio automatico dei candidati alla fase successiva quando il candidato completa la sua parte del modulo W-4. Ti consigliamo di attivare questa impostazione per consentire al candidato di andare avanti nel flusso di lavoro invece di aspettare che il datore di lavoro completi la sua parte del modulo W-4.Informazioni sul datore di lavoro
Puoi precompilare alcune delle informazioni relative al datore di lavoro (sezione 2) che il datore di lavoro dovrà completare una volta che il candidato avrà completato la sua parte. Le informazioni saranno ancora modificabili al momento della firma della sezione da parte dell'utente/datore di lavoro, ma questa è un'ottima soluzione per accelerare il processo.
Completamento della sezione del datore di lavoro
Una volta che un candidato ha compilato la sua parte del modulo W-4, l'utente/datore di lavoro può procedere a completarne la sezione 2 in vari modi.
Tramite il link contenuto nell'e-mail di notifica inviata per impostazione predefinita al proprietario dell'offerta di lavoro una volta che il candidato ha completato la sua parte del modulo W-4.
Dal profilo del candidato all'interno di Fountain
Una volta che un candidato ha completato la sua parte del modulo W-4, una nuova etichetta di stato nominata [[W4 Federale: Azione in sospeso]] o W4 Statale: Azione in sospeso apparirà sul suo stato nella tabella dei candidati.
All'interno della tabella dei candidati, fai clic su [[W4 - Azione in sospeso]] e quindi su [[Completa modulo]].
Questa operazione ti porterà a una nuova pagina per completare la parte del datore di lavoro (sezione 2) del modulo W-4.
Fai clic su [[Visualizza modulo]] per vedere il modulo W-4 generato ufficialmente in PDF. Ti consigliamo di utilizzare Adobe PDF Viewer per ottenere i migliori risultati durante il download e la stampa di moduli W-4. È possibile che si verifichino problemi con alcuni campi mancanti o oscurati quando si utilizzano altri client.
Ricompilazione da parte del candidato
Se c'è stato un errore nella parte del candidato, puoi chiedergli di ricompilare il modulo riportandolo alla fase precedente. Questa operazione riavvierà la compilazione del modulo. Quando il candidato vedrà il modulo, tutti i campi saranno vuoti.
Download di esportazione di dati
Seleziona [[Impostazioni aziendali]].
Scorri verso il basso fino alla sezione [[Informazioni sull'account]] e seleziona [[Esportazioni]].
Seleziona [[Nuova esportazione]].
Inserisci il titolo, seleziona la fonte da cui desideri estrarre i candidati e i campi da esportare.
Seleziona [[Salva]].
Seleziona il Titolo che hai creato o modificato e seleziona [[Scarica]].
Scegli [[File CSV]].
I campi che hai esportato saranno scaricati.
Conversione errata dei dati in Excel: come impedirla
Quando esporti i dati in formato CSV, Excel, Google Sheets o altri software potrebbero convertirli automaticamente in date e/o numeri. Questa operazione potrebbe aggiornare i numeri che iniziano con 0. Ad esempio, se nell'elenco è presente il codice bancario 000234123, Excel potrebbe erroneamente modificarlo in 234123.
Se il file CSV contiene numeri che potrebbero essere convertiti in modo errato, consulta questa risorsa, dove è spiegata la procedura per impedire che Excel modifichi automaticamente i dati.