Consulti i suoi team HR/legale per sapere se questo metodo di I-9 può comportare un ulteriore controllo. Raccomandiamo di utilizzare questo modulo I-9 quando i suoi dipendenti non si presentano ogni giorno nella stessa sede di lavoro. La fase del modulo I-9 è una funzione aggiuntiva. Contatti il suo CSM (Customer Success Manager) o support@fountain.com, se desidera che la funzione Rappresentante autorizzato I-9 sia abilitata per il suo conto.
Il modulo I-9 serve a verificare l'identità di un individuo e a verificare che possa essere assunto legalmente negli Stati Uniti. La Fase I-9 di Fountain supporta gli I-9 del Rappresentante Autorizzato, che garantisce ai dipendenti la possibilità di consentire al loro richiedente e a un Rappresentante Autorizzato selezionato dal richiedente di compilare il modulo (in una vista semplificata) all'interno del flusso di lavoro di Fountain. Viene generato un modulo I-9 ufficiale che può essere inviato al sistema governativo per essere verificato.
Per conoscere il processo I-9 tradizionale Fountain, consulti l'articolo Fase del modulo I-9 .
Per conoscere l'integrazione di Fountain con E-Verify, consulti l'articolo su E-Verify.
Argomento
Nozioni di base sul modulo I-9 del rappresentante autorizzato
Il modulo I-9 funge da autorizzazione all'impiego; quando utilizza il Rappresentante Autorizzato I-9, il modulo deve essere compilato sia dal dipendente che da un Rappresentante Autorizzato (anziché dal datore di lavoro).
Fase 1: il Dipendente deve compilare questo modulo alla data di inizio o prima di tale data. Questa sezione sarà rivelata e completata dal richiedente.
Fase 2: Un Rappresentante Autorizzato selezionato dal richiedente compila la sezione 2. Il Rappresentante autorizzato può essere chiunque sia disposto a verificare i documenti, come un familiare, un vicino o un amico. Deve confermare fisicamente (di persona) i documenti d'identità del dipendente.
Supplemento B: Riservato alle riassunzioni o se i documenti di identità del dipendente scadono. Si rivolga al suo CSM per ricevere aiuto nel completamento del Supplemento B.
Gli appaltatori 1099 non devono compilare questo modulo, ma solo i dipendenti.
Aggiunta della fase [[Modulo I-9]]
Aggiunga una fase al flusso di lavoro della sua Apertura e selezioni Modulo I-9 sotto Tipo di fase. Raccomandiamo di collocare la fase del modulo I-9 dopo la fase di approvazione, o quando il candidato ha accettato l'offerta per la sua posizione. Così facendo, il richiedente non passerà automaticamente a questa fase.
Configuri le impostazioni della fase del modulo I-9 selezionando la casella accanto all'impostazione da abilitare.
Sposta automaticamente il richiedente alla fase successiva
Se desidera che il richiedente passi alla fase successiva del flusso di lavoro dopo che il Modulo I-9 è stato completato, attivi il toggle appropriato sotto la categoria Modulo I-9. L'attivazione di questa opzione consentirà la regola di spostamento automatico dei richiedenti alla fase successiva quando il richiedente E il Rappresentante Autorizzato completano le loro porzioni dell'I-9.Notifica via e-mail al completamento
Attivi questo toggle se un utente desidera essere avvisato via e-mail quando entrambe le parti completano l'I-9. Selezioni il destinatario dell'e-mail nella casella sotto la levetta.
Fasi di completamento del rappresentante autorizzato
Una volta che il richiedente ha completato la propria parte del Modulo I-9, gli verrà chiesto di fornire un'e-mail per il Rappresentante Autorizzato selezionato che completerà la sezione due. Possono anche copiare un link diretto da inviare al Rappresentante Autorizzato selezionato.
Se il richiedente ha inserito un'e-mail, il Rappresentante Autorizzato riceverà un'e-mail con un link per completare le domande della sezione 2 all'interno di Fountain.
Note
Il richiedente non può procedere con la domanda fino a quando il Rappresentante Autorizzato non completa la propria parte dell'I-9. Una volta completata, il richiedente riceverà una comunicazione automatica con un link che rimanda alla sua domanda.
L'utente di Fountain deve modificare il campo della data di inizio quando esamina ciò che il Rappresentante Autorizzato ha inserito, poiché molto probabilmente il Rappresentante Autorizzato non conosce la data di inizio effettiva del richiedente.
L'utente di Fountain dovrà anche inserire un titolo quando completerà la sua parte. Idealmente, dovrebbe inserire il titolo del Rappresentante Autorizzato. Tuttavia, sarà sufficiente inserire il proprio titolo.
Se sceglie di raccogliere i documenti di idoneità I-9 in fasi separate con l'intento di esaminarli in remoto, dovrà seguire le linee guida dell'USCIS per garantire che i suoi richiedenti non debbano rifare il processo I-9.
Scopri di più
Per saperne di più sul processo I-9, compreso il modo in cui richiedere il rifacimento di un richiedente o scaricare le esportazioni di dati, consulti l'articolo Fase del modulo I-9 (solo negli Stati Uniti).