La fase del modulo I-9 è una funzione aggiuntiva. Contatti il suo CSM (Customer Success Manager) o support@fountain.com, se non vede le fasi I-9 e desidera attivare questa funzione per il suo conto.
Il modulo I-9 serve a verificare l'identità di un individuo e a verificare che possa essere assunto legalmente negli Stati Uniti. Con la fase I-9 di Fountain, il richiedente e il datore di lavoro (o il rappresentante autorizzato del richiedente) compilano ciascuno il modulo in una vista semplificata all'interno del flusso di lavoro di Fountain. Viene generato un modulo I-9 ufficiale che può essere inviato al sistema governativo per essere verificato.
Per conoscere il processo del Modulo I-9 del Rappresentante Autorizzato Fountain, consulti l'articolo sul Modulo I-9 del Rappresentante Autorizzato (solo negli Stati Uniti) .
Tenga presente che il Servizio di Cittadinanza e Immigrazione degli Stati Uniti ha implementato importanti modifiche al modulo I-9 alla fine del 2023. È importante che si familiarizzi con il modulo I-9 aggiornato e con il processo. Fountain raccomanda di consultare le seguenti risorse sul sito web dell'USCIS:
Argomento
Nozioni di base sul modulo I-9
Il modulo I-9 funge da autorizzazione all'impiego e deve essere compilato sia dal dipendente che dal datore di lavoro o da un Rappresentante Autorizzato.
Il modulo I-9 consta di tre sezioni principali:
Fase 1: il Dipendente deve compilare questo modulo alla data di inizio o prima di tale data. Questa sezione sarà rivelata e completata dal richiedente.
Fase 2: Il datore di lavoro compila la sezione 2. Il datore di lavoro deve confermare fisicamente (di persona) i documenti d'identità del dipendente. Il datore di lavoro può utilizzare la procedura alternativa di conferma dei documenti da parte del dipendente tramite video solo se sta utilizzando E-Verify. La Sezione 2 deve essere completata entro 3 giorni lavorativi dall'assunzione. Se utilizza il processo I-9 del Rappresentante Autorizzato, un Rappresentante Autorizzato nominato dal richiedente compilerà la sezione 2 al posto del datore di lavoro. Per saperne di più sugli I-9 per utenti autorizzati, consulti questo articolo .
Supplemento B: Riservato alle riassunzioni o se i documenti di identità del dipendente scadono. Si rivolga al suo CSM per ricevere aiuto nel completamento del Supplemento B.
Gli appaltatori 1099 non devono compilare questo modulo, ma solo i dipendenti.
Aggiunta della fase [[Modulo I-9]]
Aggiunga una fase al flusso di lavoro della sua Apertura e selezioni Modulo I-9 sotto Tipo di fase. Raccomandiamo di collocare la fase del modulo I-9 dopo la fase di approvazione, o quando il candidato ha accettato l'offerta per la sua posizione. Così facendo, il richiedente non passerà automaticamente a questa fase.
Configuri le impostazioni della fase del modulo I-9 selezionando la casella accanto all'impostazione da abilitare.
Sposta automaticamente il richiedente alla fase successiva
Se desidera che il richiedente passi alla fase successiva del flusso di lavoro dopo aver completato il Modulo I-9, attivi il toggle appropriato sotto la categoria Modulo I-9. Attivando questa opzione, si abilita la regola di spostamento automatico dei richiedenti alla fase successiva, quando il richiedente completa la sua parte di I-9. Le consigliamo di attivare questa impostazione per far sì che il richiedente si muova nel suo flusso di lavoro, invece di attendere che il datore di lavoro completi la sua metà dell'I-9. Consulti l'articolo sul Modulo I-9 del Rappresentante Autorizzato (solo per gli Stati Uniti) per sapere come funzionerà in modo diverso quando utilizza un Rappresentante Autorizzato .Notifica via e-mail al completamento
Attivi questo toggle se un utente vuole essere avvisato via e-mail quando entrambe le parti completano l'I-9. Selezioni il destinatario dell'e-mail nella casella sotto la levetta.Informazioni sul datore di lavoro
Può precompilare alcune informazioni sul datore di lavoro per la Sezione 2, che il datore di lavoro dovrà completare dopo che il candidato avrà terminato la sua parte. Questo sarà ancora modificabile quando l'utente/datore di lavoro firmerà la sua porzione, ma è un ottimo modo per accelerare il processo.
Completamento della sezione del datore di lavoro
Una volta che il richiedente ha completato la propria parte del Modulo I-9, il datore di lavoro può completare la Sezione 2 del Modulo I-9 in vari modi.
Tramite il link contenuto nell'e-mail di notifica inviata per impostazione predefinita al proprietario dell'offerta di lavoro una volta che il candidato ha completato la sua parte del modulo I-9.
Dalla Tabella Richiedenti, dalla Vista Universale Richiedenti o dal Profilo Richiedenti all'interno di Fountain
Quando un richiedente ha completato la sua parte dell'I-9, una nuova etichetta di stato chiamata I9: in attesa di azione apparirà sul suo stato nella Tabella Richiedenti e nella Vista Universale Richiedenti.
Clicchi sul Modulo I9: Azione in sospeso e poi, Completare il modulo.
In questo modo accederà a una nuova pagina per completare la Sezione 2: Parte del datore di lavoro del Modulo I-9. Nel compilare la Sezione 2 in qualità di datore di lavoro, tenga presente quanto segue:
Il dipendente deve presentare al datore di lavoro un documento o una combinazione di documenti dell'elenco A (che dimostri sia l'identità che l'autorizzazione all'impiego) o un documento dell'elenco B (che dimostri l'identità) E un documento dell'elenco C. Per saperne di più su quali documenti rientrano negli elenchi A, B e C, consulti questo articolo dell'USCIS.
Se al dipendente è stato smarrito o rubato il documento della Lista A, Lista B o Lista C, può fornire una ricevuta al posto del documento stesso. Per saperne di più sull'uso delle ricevute, consulti questo articolo dell'USCIS.
Se lei, in qualità di datore di lavoro, seleziona un documento dall'Elenco A, il campo per l'Elenco C scomparirà perché non è richiesto.
Se è un cliente che utilizza E-Verify e ha utilizzato il metodo alternativo di conferma dei documenti tramite video, selezioni la casella indicando di aver utilizzato la procedura alternativa autorizzata dal DHS. Per saperne di più sull'integrazione di E-Verify di Fountain, consulti questo articolo.
Dopo aver firmato elettronicamente nella casella, clicchi su Conferma nell'angolo in alto a destra prima di cliccare su Invia.
Visualizzazione del modulo I-9
Clicchi su Visualizza modulo per vedere il modulo I-9 ufficiale generato in PDF. Per ottenere risultati ottimali nel download e nella stampa dei moduli I-9, consigliamo di utilizzare Adobe PDF Viewer. Potrebbe riscontrare problemi di mancanza o oscuramento di alcuni campi quando utilizza altri client.
Richiesta di rifacimento del richiedente
Se c'è stato un errore nella parte del richiedente, può richiedere che il richiedente lo rifaccia cliccando sul pulsante Rifare il richiedente . Rediga l'e-mail da zero o la crei da un modello di messaggio e prema Invia e-mail. Per utilizzare un modello di messaggio, scelga il modulo I-9 Redo come tipo di messaggio.
L'etichetta di stato verrà aggiornata a I-9: In corso.
Download di esportazione di dati
Clicchi sull'icona delle sue iniziali, quindi su Impostazioni aziendali.
Verrà portato alle impostazioni generali. Scorra la pagina fino alla sezione Informazioni sull'account e clicchi su Esportazioni.
In Esportazioni personalizzate, faccia clic su Nuova esportazione.
Inserisca il titolo, selezioni la fonte da cui desidera prelevare i candidati e i campi da esportare.
Selezioni Salva.
Scelga il Titolo che ha creato o modificato e selezioni Download.
Scelga il file CSV.
I campi esportati verranno scaricati.
Conversione errata dei dati in Excel: come impedirla
Quando si eseguono esportazioni CSV nel prodotto, Excel, Google Sheets o altri programmi software possono convertire automaticamente i dati forniti in date e/o numeri. Questo può potenzialmente causare l'aggiornamento dei numeri che iniziano con 0. Ad esempio, se un numero di routing è indicato come 000234123, Excel può tradurre questo numero come 234123.
Se nel suo CSV ci sono dei valori che corrispondono a questo criterio e che potrebbero non essere tradotti correttamente, visiti questa risorsa per conoscere i passi da seguire per evitare che Excel alteri automaticamente i suoi dati.