La funzionalità Calendario di Fountain ti consente di creare disponibilità per un singolo evento o per più eventi su più aperture, velocizzando la creazione della disponibilità degli eventi e restituendo tempo prezioso ai tuoi reclutatori.
Esempio:
Un responsabile delle assunzioni conduce il colloquio finale per tutti i lavori di fattorino nella regione di Seattle, ma aiuta anche temporaneamente con i colloqui telefonici per i lavori di gestore di pacchi in Florida. Il responsabile delle assunzioni può aggiungere disponibilità sia per i lavori di Seattle Delivery Driver che per Florida Package Handler aggiungendo due eventi diversi, ciascuno con disponibilità diversa.
Configurazione della fase [[Pianificazione]]
Prima di aggiungere la disponibilità al calendario, è necessario che al flusso di lavoro sia stata aggiunta una fase dell'utilità di pianificazione. Gli amministratori devono leggere i seguenti articoli prima che gli utenti inizino ad aggiungere la disponibilità e a utilizzare il calendario Fountain.
Fase [[Pianificazione]]
Messaggi della fase dell'utilità di pianificazione
Aggiunta di una nuova disponibilità
Per aumentare la disponibilità per i tuoi candidati a prenotare del tempo con te per colloqui, orientamenti o altri eventi, procedi nel seguente modo:
Fai clic su Calendario nella barra degli strumenti superiore di qualsiasi pagina di Fountain
Se non hai ancora collegato il tuo calendario esterno, fai clic su Collega calendario in alto a destra. Questo passaggio è facoltativo, ma deve essere utilizzato se si prevede di utilizzare la funzionalità di disponibilità adattiva che evita automaticamente i conflitti di doppia prenotazione. Per ulteriori informazioni sulla connessione del calendario esterno, consulta questo articolo.
Fai clic su Aggiungi disponibilità in alto a sinistra.
Puoi scegliere di modificare l'utente e filtrare in base ai filtri (utilizzati per la posizione o l'apertura) sotto il pulsante Aggiungi disponibilità prima di aggiungere la tua disponibilità.
È inoltre possibile modificare questi dettagli nella schermata Crea disponibilità.
Puoi anche aggiungere la disponibilità trascinando e selezionando sul calendario.
Inserisci i dettagli dell'evento, incluso il nome dell'evento e le istruzioni. Fountain consiglia di inserire un titolo chiaro e le istruzioni per i candidati. Vedi l'esempio qui sotto:
Nome dell'evento: Intervista di persona al fattorino
Istruzioni per l'evento: Si prega di parcheggiare nel parcheggio ed entrare nel negozio. Chiedi di Billy al banco del check-in. Porta il tuo documento d'identità e il tuo curriculum.
Se si desidera che questa disponibilità sia "adattiva", attivare l'interruttore Rendi flessibile l'evento per evitare conflitti . Attivando questa opzione, tutte le sessioni non prenotate saranno nascoste ai candidati che scelgono di prenotare uno slot se il Calendario Fountain rileva che lo slot si sovrappone a qualcosa sul tuo calendario esterno o ad altri eventi prenotati sul calendario Fountain. Se l'evento esterno sovrapposto viene eliminato, la disponibilità del Calendario Fountain riapparirà per i candidati da prenotare.
Seleziona la data in cui inizierà la disponibilità e decidi se si ripeterà. Fountain consiglia di creare un modello di disponibilità, se possibile, in modo che sia facile da gestire e fornire una disponibilità sufficiente ai candidati.
Puoi scegliere di ripetere l'evento giornalmente, settimanalmente o dal lunedì al venerdì.
Puoi anche decidere di terminare il modello dopo un certo numero di occorrenze.
Seleziona l'ora di inizio e di fine di questa disponibilità, che determinerà la durata dell'evento se non stai suddividendo in sessioni più piccole. Se si suddivide questo blocco di tempo in sessioni più piccole utilizzando l'interruttore Dividi in slot più piccoli, l'ora di inizio e di fine non si riferisce alla durata dell'evento, ma al blocco di tempo in cui si è disponibili per ospitare questi eventi. La durata specifica di ogni sessione evento è determinata dal campo Dividi in .
Determina la durata di ogni sessione con il menu a discesa Dividi in . Le opzioni disponibili variano a seconda che il blocco di tempo totale sia divisibile in modo uniforme per la durata. Ad esempio, nello screenshot qui sotto, dalle 14:30 alle 16:00 ha un blocco di tempo di un'ora e mezza e può essere diviso equamente in due sessioni di 45 minuti, tre sessioni di 30 minuti, sei sessioni di 15 minuti o nove sessioni di 10 minuti.
Seleziona un Host per l'Evento (o gli Eventi) tramite il menu a discesa Host . Questa è la persona che sarà responsabile dell'organizzazione dell'evento, dell'orientamento, ecc. Puoi scegliere te stesso o un altro utente in base alle tue autorizzazioni in Fountain.
Seleziona il numero di candidati ammessi a prenotare questa sessione. Questo numero si tradurrà nel numero di slot prenotabili che verranno creati all'interno di questa sessione. I colloqui in genere rimangono 1, ma eventi come un evento di orientamento o di assunzione possono avere un numero maggiore di partecipanti.
Utilizzare la sezione Selettore fase Scheduler per determinare la fase Scheduler dell'apertura specifica che si desidera associare a questa disponibilità. Questa funzionalità funziona in modo analogo alla creazione di fasi di regole nel Fountain Workflow Editor. Seleziona Tipo/i di condizione e Valore/i. È possibile definire come destinazione le fasi dell'Utilità di pianificazione di un'apertura specifica creando le condizioni intorno al nome della fase, all'apertura o al gruppo di posizioni.
L'utilizzo di Stage è come tipo di condizione per filtrare in base alle fasi dell'utilità di pianificazione con quel nome di fase univoco. Questo punterà a tutte le aperture con quel nome d'arte. Se desideri escludere alcune aperture che condividono lo stesso nome di fase, aggiungi semplicemente un altro tipo alla condizione. Scopri di più di seguito.
Esempio 1: L'apertura è - San Francisco Driver E la fase è - Intervista finale
Esempio 2: Il gruppo di località è - California, Oregon E la fase è - Intervista iniziale
Inserisci la location dell'evento. Potrebbe trattarsi di un luogo fisico o di un collegamento a una riunione virtuale. È possibile scegliere tra gli indirizzi onsite precedentemente configurati nelle fasi di pianificazione associate oppure è possibile aggiungere una posizione una tantum.
Al termine, fare clic su Salva .
Selettore fase di pianificazione
Il selettore delle fasi Scheduler è dinamico, il che significa che se viene creata una nuova apertura, si modifica il nome di una fase o si cambia il gruppo di posizioni per un'apertura, queste modifiche verranno automaticamente valutate rispetto alle condizioni create in precedenza per vedere se le nuove aperture e fasi verranno incluse o escluse. Ad esempio, se si modifica il nome di una fase da Colloquio iniziale a Primo colloquio per un'apertura nel gruppo di località California e la disponibilità esiste con la condizione: L'apertura è nel gruppo di posizioni California, la fase verrà ora inclusa.
Inoltre, quando si aggiungono più di un valore dopo un tipo di condizione, questi verranno considerati con la logica OR . Ad esempio, nello screenshot seguente, il Fountain Calendar aggiungerà la disponibilità per eventuali posizioni aperte nel gruppo di sedi della California con una fase di primo colloquio
O per qualsiasi apertura nel gruppo Oregon 30 con una fase di primo colloquio.
Potrai selezionare solo le fasi e le posizioni a cui l'host assegnato ha accesso in base alle autorizzazioni dell'host in Fountain.
Modifica eventi esistenti
Dopo che gli eventi sono stati aggiunti al calendario, è possibile apportare modifiche, se necessario.
Nel Calendario Fountain fare clic sull'evento esistente, quindi fare clic su Modifica sessione per aggiornare un singolo evento o su Modifica serie per modificare una serie di eventi.
Apporta le modifiche necessarie, ad esempio il numero di partecipanti, l'organizzatore, le condizioni o i valori.
Alcuni campi non sono modificabili se si aggiorna una serie, ad esempio l'ora di fine e i campi ricorrenti.
Al termine, fare clic su Salva .
Ti verrà chiesto con una finestra modale di confermare le modifiche.
Se stai aggiornando eventi esistenti, ti verranno presentate le opzioni per aggiornare TUTTE le sessioni all'interno della serie indipendentemente dallo stato di prenotazione o solo le sessioni non prenotate.
Note importanti
Se stai modificando una sessione di una serie, tale sessione verrà interrotta dalla serie e salvata come sessioni individuali e non potrai ricombinarle nella serie in un secondo momento.
Se crei la disponibilità per una fase specifica (ad esempio, Intervista di persona) e rimuovi la fase dal flusso di lavoro o passi a un flusso di lavoro diverso, tutte le sessioni prenotate verranno automaticamente annullate. Le e-mail di cancellazione verranno inviate ai richiedenti, ma non ci sarà alcun avviso per l'utente. Gli amministratori devono controllare prima la fase di pianificazione associata per assicurarsi che non vi siano eventi prenotati prima di modificare il flusso di lavoro. Scopri di più sui flussi di lavoro di Fountain in questo articolo.
La modifica delle serie influisce solo sulle sessioni future e le sessioni passate non verranno modificate.
Alcuni calendari esterni consentiranno la possibilità di modificare gli eventi Fountain sul calendario esterno. Tuttavia, questi aggiornamenti NON si rifletteranno nel calendario Fountain . Pertanto, quando si apportano modifiche agli eventi del Calendario Fountain, Fountain consiglia di aggiornare sempre prima Fountain. Tali modifiche si rifletteranno quindi correttamente nel calendario esterno.
Gestisci i candidati
Se devi inserire manualmente un candidato in un evento invece di programmarlo da solo tramite la fase di pianificazione, procedi nel seguente modo
Nel Calendario Fountain , trova lo slot dell'evento a cui devi aggiungere il candidato. Fare clic sullo slot e quindi su Gestisci candidati.
Fai clic su Prenota candidato. Utilizza il menu a discesa per selezionare il richiedente. Il richiedente deve aver avviato una domanda Fountain per poter selezionare il suo nome nel menu a discesa.
Fare clic su Chiudi.
Per rimuovere un candidato da uno slot dell'evento prenotato, procedi nel seguente modo:
Nel Calendario Fountain , trova lo slot dell'evento da cui devi rimuovere il candidato. Gli slot prenotati saranno di un colore più scuro sul calendario. Fare clic sullo slot e quindi su Gestisci candidati.
In Gestisci candidati, fai clic su Rimuovi a destra del nome del candidato.
Fare clic su Chiudi.
Pagina Sessioni pianificate
La pagina Calendario delle sessioni programmate può aiutarti a rimanere organizzato con gli eventi passati, futuri e in rapido avvicinamento. Guarda il video qui sotto per una panoramica della pagina Sessioni programmate.
Aggiungi candidato alla sessione tramite la tabella dei candidati o l'UAV
Se gestisci i candidati nella tabella dei candidati o nella visualizzazione universale dei candidati, puoi aggiungerli manualmente a un evento del calendario o creare un nuovo evento del calendario per loro.
Nella tabella dei candidati o UAV, individua il candidato che devi aggiungere a una sessione e fai clic sull'icona dei tre punti a sinistra del suo nome.
Fare clic su Sposta nella fase, quindi selezionare la fase Scheduler appropriata.
Apparirà la finestra Sposta candidato. Per impostazione predefinita, le impostazioni invieranno e-mail o messaggi SMS automatici in base alle impostazioni di Stage. Esaminali per verificare se desideri eseguire azioni aggiuntive e fai clic su Invia.
Il richiedente verrà spostato alla fase di pianificazione. Fare clic sull'etichetta gialla di stato della fase di pianificazione , quindi fare clic su Pianifica nel menu a discesa.
È possibile selezionare uno slot facendo clic sul menu a discesa per visualizzare gli slot disponibili creati in precedenza. Inoltre, puoi aggiungere la disponibilità facendo clic sul pulsante + Disponibilità .
Nella finestra Aggiungi disponibilità, inserisci il nome dell'evento, il numero massimo di partecipanti (che per impostazione predefinita sarà 1 se stai creando una fascia oraria per un candidato specifico), le istruzioni (facoltative) e seleziona Programma.
Una volta che il richiedente è stato programmato per un evento, l'aggiornamento apparirà sull'etichetta di stato del richiedente e nel profilo del richiedente.
