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Die Workflow-Modell-Funktionalität von Fountain
Die Workflow-Modell-Funktionalität von Fountain
Vor über 3 Monaten aktualisiert

Mit dem Workflow-Modell von Fountain können Sie einen einzigen Workflow erstellen, der auf mehrere Öffnungen angewendet werden kann. Diese Eins-zu-Viele-Workflow-Beziehung konsolidiert die Anzahl der Workflows, die Ihr Team verwalten wird, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Stellenangebote viel schneller zu aktualisieren, als wenn Sie einzelne Bearbeitungen vornehmen.

Weitere Informationen zum Gewähren von Bearbeitungszugriff zum Verwalten von Workflows in Ihrem Unternehmenskonto finden Sie unter Benutzerberechtigungen im Help Center.

Was abgedeckt ist

Erstellen eines neuen Workflows

Um einen neuen Workflow zu erstellen, müssen Sie zunächst eine neue Öffnung erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Stellenausschreibung im Help Center.

Auf dem letzten Bildschirm des Erstellungsprozesses der Eröffnung werden Sie aufgefordert, einen neuen Workflow zu erstellen, einen vorhandenen Workflow zu verknüpfen oder einen vorhandenen Workflow zu klonen.

  • Neuen Workflow erstellen: Ermöglicht es Ihnen, einen neuen Workflow von Grund auf neu zu erstellen. Die Phasen, die Einstellungen innerhalb dieser Phasen, die Nachrichten und die Reihenfolge der Phasen werden als Workflow gespeichert, der dann auf mehrere zukünftige Eröffnungen angewendet werden kann.

  • Vorhandenen Workflow verknüpfen: Ermöglicht das Verknüpfen mit einem vorhandenen Workflow, der bereits erstellt wurde. Diese Option sollte verwendet werden, wenn Sie keine Änderungen an den Phasen, der Reihenfolge der Phasen, den Einstellungen innerhalb der Phasen oder den Meldungen vornehmen müssen. Bitte beachten Sie, dass Sie, wenn sich die Sprache in der Eröffnung, die Sie erstellen, von der des Workflows, den Sie verknüpfen möchten, unterscheidet, bestätigen müssen, dass Sie die Sprache ändern, bevor Sie den Workflow verknüpfen.

  • Vorhandenen Workflow klonen: Ermöglicht das Klonen eines vorhandenen Workflows, bietet jedoch die Möglichkeit, Änderungen an den Phasen, der Reihenfolge der Phasen, den Einstellungen innerhalb der Phasen oder den Nachrichten vorzunehmen. Dies sollte verwendet werden, wenn Sie einen Startpunkt wünschen, erfordert jedoch einige Bearbeitungen basierend auf Ihrer Position oder Ihrem Standort.

So erstellen Sie einen neuen Workflow:

  1. Wählen Sie auf dem letzten Bildschirm zur Erstellung der Öffnung die Option Neuen Workflow erstellen aus und klicken Sie dann auf Speichern.

  2. Erstellen Sie Ihren Workflow, indem Sie Phasen hinzufügen, Regelphasen hinzufügen und Messaging erstellen. Workflow-Anleitungen finden Sie im Hilfeartikel Entwerfen des primären Workflows.

  3. Wenn Sie mit dem Erstellen Ihres Workflows fertig sind, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Änderungen speichern .

  4. Im nächsten Pop-up werden Sie aufgefordert, zu bestätigen, dass Sie alle betroffenen Öffnungen ändern möchten. Klicken Sie auf Speichern.

  5. Der Name Ihres Workflows wird standardmäßig basierend auf der Position und dem Ort der Eröffnung erstellt. Um den Namen des Workflows zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten ganz rechts neben dem blauen Workflow-Banner oben auf dem Workflow Editor Bildschirm. Geben Sie dann einen neuen Namen in das Pop-up ein und klicken Sie zum Speichern auf Umbenennen .

Sobald Ihr Workflow mit anderen Stellenangeboten verbunden ist, klicken Sie in der blauen Leiste im auf [Anzahl] zugeordnete Stellenangebote Workflow Editor , um eine Liste der betroffenen Stellenangebote, den Eigentümer der offenen Stelle und die Anzahl der Bewerber innerhalb jeder Stelle anzuzeigen.

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie Änderungen am Workflow vornehmen, wie z. B. das Verschieben von Phasen, das Hinzufügen oder Entfernen von Phasen, das Ändern der Phaseneinstellungen oder das Ändern von Nachrichten, werden Sie darauf hingewiesen, dass sich diese Änderungen auf alle mit diesem Workflow verbundenen Öffnungen auswirken.

Verknüpfen oder Klonen eines vorhandenen Workflows

Wie bereits erwähnt, können Sie mit Fountain auch einen vorhandenen Workflow verknüpfen oder klonen, um nicht bei Null anfangen zu müssen.

So verknüpfen Sie einen vorhandenen Workflow:

  1. Wenn Sie den letzten Schritt zum Erstellen Ihrer neuen Stellenausschreibung erreicht haben, wählen Sie Vorhandenen Workflow verknüpfen aus. Wählen Sie den Workflow aus, zu dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten, und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie einen vorhandenen Workflow verknüpfen, wird Ihre neue Öffnung automatisch in die Liste der vorhandenen Öffnungen verschoben, die mit diesem Workflow verknüpft sind.

Wichtiger Hinweis

Durch das Verknüpfen eines vorhandenen Workflows können Sie keine Änderungen an den Phaseneinstellungen, der Reihenfolge oder den Nachrichten innerhalb dieses Workflows vornehmen.

Klonen eines vorhandenen Workflows:

Wenn Änderungen erforderlich sind, um zu Ihrer neuen Eröffnung zu passen, Sie aber auf einem vorhandenen Workflow aufbauen möchten, wählen Sie Vorhandenen Workflow klonen aus.

  1. Nachdem Sie im neuen Bildschirm zur Erstellung der Eröffnung die Option Vorhandenen Workflow klonen ausgewählt haben, wählen Sie den Workflow, den Sie als Vorlage verwenden möchten, aus der Liste aus und klicken Sie auf Speichern. Sie werden dann zum Workflow Editor gebracht, um Ihre Phasen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

  2. Ändern Sie innerhalb der Workflow Editordie Phasen an die Bedürfnisse Ihrer Position, Ihres Standorts und/oder Ihrer Eröffnung. Zu den Optionen gehören das Neuanordnen der Reihenfolge Ihrer Phasen, das Ändern von Phasenregeln oder das Ändern von Phasenmeldungen. Detaillierte Informationen zu den Phasen finden Sie unter Übersicht über Phasentypen im Help Center.

  3. Nachdem Sie alle Änderungen übernommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Geben Sie, wie oben erwähnt, einen neuen Titel für Ihren geänderten Workflow ein, der sich auf die Position, den Standort und/oder die Öffnung bezieht, für die Sie den neuen, geänderten Workflow erstellt haben.

Ändern des Arbeitsablaufs einer Öffnung

Sobald eine Öffnung erstellt wurde, können Sie ihren Arbeitsablauf jederzeit über den Bildschirm "Aufträge" ändern. So ändern Sie den Arbeitsablauf einer bereits vorhandenen Eröffnung:

  1. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste einer beliebigen Fountain-Seite auf Jobs und dann auf Öffnungen.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten links neben der Öffnung und dann auf Workflow ändern. Sie können die Option Workflow ändern auch über den Bildschirm Bewerbertabelle > Einstellungen aufrufen.

  3. Wählen Sie im Popup-Fenster den neuen Workflow aus, den Sie mit dem Dropdown-Feld Öffnung im Workflow verbinden möchten.

    • Wenn es keine Bewerber in der Stelle gibt, für die Sie den Workflow ändern, erfolgt die Aktualisierung sofort.

    • Wenn es Bewerber innerhalb der ausgewählten Stelle gibt, müssen Sie die Phasen des Ursprungs-Workflows dem Ziel-Workflow zuordnen, damit Fountain die Bewerber in die richtigen Phasen des neuen Workflows verschieben kann. Sie haben auch die Möglichkeit, automatisierte Mitteilungen zu senden und Phasenaktionen durchzuführen, wenn Sie eine Stellenausschreibung aktualisieren, die Bewerber enthält. Dadurch werden die verschobenen Bewerber automatisch benachrichtigt, basierend auf der Phase, in die sie gemäß Ihrer Zuordnung verschoben werden.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

Wichtiger Hinweis

Vorhandene Scheduler-Phasen und Sub-Scheduler-Phasen (als Teil einer Multi-Phase) können nur einer Scheduler- oder Sub-Scheduler-Phase im neuen Workflow zugeordnet werden. Dadurch wird verhindert, dass ein einzelner Bewerber mehrere gebuchte Sitzungen innerhalb einer einzigen Scheduler-Phase hat. Wenn Sie über mehrere vorhandene Scheduler-Phasen und nur eine neue Scheduler-Phase verfügen, müssen Sie eine Ihrer vorhandenen Scheduler-Phasen einem anderen Zielphasentyp zuordnen. Wenn Sie eine Anleitung zum korrekten Zuordnen Ihrer Workflow-Phasen benötigen, wenden Sie sich an Ihren CSM oder [email protected].

Workflow-Tabelle

Die Fountain Workflow-Tabelle ist Ihre Basis für alle Ihre gespeicherten Workflows. Um auf den Workflow zuzugreifen, klicken Sie in der oberen Symbolleiste eines beliebigen Fountain-Bildschirms auf "Jobs " und dann auf "Workflows".

In diesem Bildschirm werden alle Ihre Workflows, die Gesamtzahl der verbundenen oder zugehörigen Öffnungen für jeden Workflow und das Erstellungsdatum angezeigt. Um einen Workflow zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten links neben dem Namen des Workflows und wählen Sie Löschen.

Klonen einer Phase in einem Workflow

Das Workflow-Modell bietet auch die Möglichkeit, eine Phase über mehrere Workflows hinweg zu klonen. So klonen Sie eine Phase:

  1. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste einer beliebigen Fountain-Seite auf "Jobs " und dann auf "Workflows".

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den 3 Punkten links neben der Bühne, die Sie klonen möchten, und klicken Sie auf Stufe klonen. Dadurch wird die Stagebox blau hervorgehoben.

  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die anderen Phasen und klicken Sie entweder auf das Pluszeichen (+) oder auf Ersetzen.

    • Um die geklonte Phase vor der Phase einzufügen, über die Sie den Mauszeiger bewegt haben, klicken Sie links auf das +.

    • Um die geklonte Phase nach der Phase einzufügen, über die Sie den Mauszeiger bewegt haben, klicken Sie rechts auf das +.

    • Um die Phase, über die Sie den Mauszeiger bewegen, durch die geklonte Phase zu ersetzen , klicken Sie auf Ersetzen. Stufen können nur durch Stufen der gleichen Art ersetzt werden (z. Genehmigte Phasen können durch andere genehmigte Phasen ersetzt werden, Phasen der Dokumentsignierung können durch andere Phasen der Dokumentsignierung ersetzt werden usw.).

    • Wenn Sie versehentlich eine geklonte Phase zu einem falschen Workflow hinzugefügt haben, klicken Sie auf das X rechts neben der Phase.

    • Sie können die geklonte Phase zu beliebig vielen Workflows hinzufügen.

  4. Klicken Sie oben rechts auf Weiter . Wenn Sie das Klonen vollständig abbrechen möchten, klicken Sie oben rechts auf Abbrechen .

  5. Klicken Sie auf Bestätigen. Es gibt dann eine fünfsekündige Kulanzfrist, in der Sie Ihre Klonaktion abbrechen können.

Es wird entweder eine Erfolgsmeldung oder eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, klicken Sie auf Detail anzeigen , um weitere Informationen zu erhalten.

Demonstration

Sehen Sie sich das Video unten an, um das neue Workflow-Modell in Aktion zu sehen!

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