Die Kalenderfunktion von Fountain ermöglicht es Ihnen, Verfügbarkeiten für ein einzelnes Ereignis oder für mehrere Ereignisse über mehrere Eröffnungen hinweg zu erstellen, die Erstellung von Veranstaltungsverfügbarkeiten zu beschleunigen und Ihren Personalvermittlern wertvolle Zeit zurückzugeben.
Beispiel:
Ein Hiring Manager führt das Abschlussgespräch für alle Stellen als Lieferfahrer in der Region Seattle durch, hilft aber auch vorübergehend bei Telefoninterviews für Paketabfertiger-Jobs in Florida. Der Hiring Manager kann die Verfügbarkeit sowohl für die Aufträge "Seattle Delivery Driver" als auch für "Florida Package Handler" hinzufügen, indem er zwei verschiedene Ereignisse mit jeweils unterschiedlicher Verfügbarkeit hinzufügt.
Einrichten der Planungsphase
Bevor Sie dem Kalender Verfügbarkeiten hinzufügen, müssen Sie zunächst eine Scheduler-Phase zu Ihrem Workflow hinzufügen. Administratoren sollten die folgenden Artikel lesen, bevor Benutzer mit dem Hinzufügen von Verfügbarkeiten und der Verwendung des Fountain-Kalenders beginnen.
Terminplanungsphase
Meldungen der Scheduler-Phase
Hinzufügen neuer Verfügbarkeiten
Um die Verfügbarkeit für Ihre Bewerber zu erhöhen, um Zeit bei Ihnen für Vorstellungsgespräche, Orientierungen oder andere Veranstaltungen zu buchen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie in der oberen Symbolleiste einer beliebigen Fountain-Seite auf Kalender
Wenn Sie Ihren externen Kalender noch nicht verbunden haben, klicken Sie oben rechts auf Kalender verbinden . Dieser Schritt ist optional, muss aber verwendet werden, wenn Sie die adaptive Verfügbarkeitsfunktion verwenden möchten, die automatisch Doppelbuchungskonflikte vermeidet. Weitere Informationen zum Verbinden Ihres externen Kalenders finden Sie in diesem Artikel.
Klicken Sie oben links auf Verfügbarkeit hinzufügen .
Sie können den Benutzer- und Filterfilter (für Standort oder Öffnung) unter der Schaltfläche Verfügbarkeit hinzufügen anpassen, bevor Sie Ihre Verfügbarkeit hinzufügen.
Sie können diese Details auch auf dem Bild Verfügbarkeit anlegen anpassen.
Sie können die Verfügbarkeit auch hinzufügen, indem Sie sie auf den Kalender ziehen und auswählen.
Geben Sie Ihre Veranstaltungsdetails ein, einschließlich des Namens der Veranstaltung und der Anweisungen. Fountain empfiehlt, einen eindeutigen Titel und Anweisungen für Bewerber einzugeben. Siehe Beispiel unten:
Name der Veranstaltung: Persönliches Vorstellungsgespräch mit dem Lieferfahrer
Anweisungen zur Veranstaltung: Bitte parken Sie auf dem Parkplatz und gehen Sie in den Laden. Fragen Sie am Check-in-Schalter nach Billy. Bringen Sie Ihren Ausweis und Ihren Lebenslauf mit.
Wenn Sie möchten, dass diese Verfügbarkeit "adaptiv" ist, aktivieren Sie den Schalter Ereignis flexibel machen, um Konflikte zu vermeiden . Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle nicht gebuchten Sitzungen für Bewerber ausgeblendet, die sich für die Buchung eines Zeitfensters entscheiden, wenn der Fountain-Kalender feststellt, dass sich der Slot mit etwas in Ihrem externen Kalender oder anderen gebuchten Veranstaltungen im Fountain-Kalender überschneidet. Wenn die sich überschneidende externe Veranstaltung gelöscht wird, wird die Verfügbarkeit des Fountain-Kalenders für Bewerber zur Buchung wieder angezeigt.
Wählen Sie das Datum aus, an dem die Verfügbarkeit beginnen soll, und entscheiden Sie , ob sie wiederholt wird. Fountain empfiehlt, wenn möglich, ein Verfügbarkeitsmuster zu erstellen, damit Sie es einfach verwalten und Ihren Bewerbern eine ausreichende Verfügbarkeit bieten können.
Sie können wählen, ob Sie das Ereignis täglich, wöchentlich oder von Montag bis Freitag wiederholen möchten.
Sie können auch entscheiden, das Muster nach einer bestimmten Anzahl von Vorkommen zu beenden.
Wählen Sie die Start- und Endzeit dieser Verfügbarkeit aus, die die Dauer des Ereignisses bestimmt, wenn Sie nicht in kleinere Sitzungen aufteilen. Wenn Sie diesen Zeitblock mit dem Schalter In kleinere Zeitfenster aufteilen in kleinere Sitzungen aufteilen, beziehen sich die Start- und Endzeit nicht auf die Dauer des Ereignisses, sondern auf den Zeitblock, für den Sie für die Ausrichtung dieser Ereignisse zur Verfügung stehen. Die spezifische Länge jeder Ereignissitzung wird durch das Feld Aufteilen in bestimmt.
Bestimmen Sie die Dauer jeder Sitzung mit der Dropdown-Liste Aufteilen in . Die verfügbaren Optionen variieren je nachdem, wie der gesamte Zeitblock gleichmäßig durch die Dauer teilbar ist. Im Screenshot unten hat beispielsweise 14:30 bis 16 Uhr einen eineinhalbstündigen Zeitblock und kann entweder gleichmäßig in zwei 45-minütige Sitzungen, drei 30-minütige Sitzungen, sechs 15-minütige Sitzungen oder neun 10-minütige Sitzungen unterteilt werden.
Wählen Sie über das Dropdown-Menü Host einen Host für das/die Event(s) aus. Dies ist die Person, die für die Ausrichtung der Veranstaltung, die Orientierung usw. verantwortlich ist. Sie können sich selbst oder einen anderen Benutzer basierend auf Ihren Berechtigungen in Fountain auswählen.
Wählen Sie die Anzahl der Bewerber aus, die diese Sitzung buchen dürfen. Diese Zahl entspricht der Anzahl der buchbaren Slots, die in dieser Sitzung erstellt werden. Vorstellungsgespräche bleiben in der Regel 1, aber Veranstaltungen wie eine Orientierungs- oder Einstellungsveranstaltung können eine größere Anzahl von Teilnehmern haben.
Verwenden Sie den Abschnitt Scheduler-Phasenauswahl, um die spezifische Scheduler-Phase der Eröffnung zu bestimmen, die Sie mit dieser Verfügbarkeit verknüpfen möchten. Diese Funktion funktioniert ähnlich wie das Erstellen von Regelphasen im Fountain Workflow Editor. Wählen Sie Konditionsart(en) und Wert(e) aus. Sie können die Planer-Phase(n) einer bestimmten Öffnung als Ziel festlegen, indem Sie Bedingungen um den Phasennamen, die Öffnung oder die Standortgruppe erstellen.
Die Verwendung von Phase ist als Bedingungstyp filtert nach Scheduler-Phasen mit diesem eindeutigen Phasennamen. Dies zielt auf alle offenen Stellen mit diesem Phasennamen ab. Wenn Sie bestimmte Eröffnungen ausschließen möchten, die denselben Phasennamen haben, fügen Sie der Bedingung einfach einen anderen Typ hinzu. Erfahren Sie unten mehr.
Beispiel 1: Eröffnung ist - San Francisco Fahrer UND Bühne ist - Abschlussinterview
Beispiel 2: Standortgruppe ist - Kalifornien, Oregon UND Bühne ist - Erstgespräch
Geben Sie den Ort für die Veranstaltung(en) ein. Dabei kann es sich um einen physischen Ort oder einen Link für ein virtuelles Meeting handeln. Sie können aus Vor-Ort-Adressen wählen, die zuvor in den zugehörigen Scheduler-Phase(n) konfiguriert wurden, oder Sie können einen einmaligen Standort hinzufügen.
Klicken Sie auf Speichern , wenn Sie fertig sind.
Auswahl der Terminplanungsphase
Die Phasenauswahl des Schedulers ist dynamisch, d. h. wenn eine neue Öffnung erstellt wird, Sie einen Phasennamen ändern oder die Standortgruppe für eine Öffnung ändern, werden diese Änderungen automatisch mit den zuvor erstellten Bedingungen verglichen, um zu sehen, ob neue Öffnungen und Phasen ein- oder ausgeschlossen werden. Wenn Sie z. B. einen Phasennamen für eine Öffnung in der Standortgruppe "Kalifornien" von "Erstinterview" in "Erstes Interview" ändern und die Verfügbarkeit mit der Bedingung "Öffnung befindet sich in der Standortgruppe Kalifornien" vorhanden ist, wird die Phase jetzt eingeschlossen.
Wenn nach einer Bedingungsart mehr als ein Wert hinzugefügt wird, werden diese mit der OR-Logik berücksichtigt. Im Screenshot unten fügt der Fountain-Kalender beispielsweise die Verfügbarkeit für alle offenen Stellen in der Standortgruppe "Kalifornien" mit einer Phase für das erste Vorstellungsgespräch
ODER für alle offenen Stellen in der Gruppe "Oregon 30" mit einer Phase für das erste Vorstellungsgespräch hinzu.
Sie können nur Phasen und Standorte auswählen, auf die der zugewiesene Host Zugriff hat, basierend auf den Berechtigungen des Hosts in Fountain.
Bearbeiten vorhandener Ereignisse
Nachdem Sie dem Kalender Termine hinzugefügt haben, können Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Klicken Sie im Fountain-Kalender auf das vorhandene Ereignis und dann auf Sitzung bearbeiten , um ein einzelnes Ereignis zu aktualisieren, oder auf Serie bearbeiten , um eine Reihe von Ereignissen zu bearbeiten.
Nehmen Sie Änderungen vor, z. B. die Anzahl der Teilnehmer, den Gastgeber, die Bedingungen oder Werte.
Einige Felder können beim Aktualisieren einer Reihe nicht bearbeitet werden, z. B. die Endzeit und alle wiederkehrenden Felder.
Klicken Sie auf Speichern , wenn Sie fertig sind.
Sie werden mit einem Modal aufgefordert, Ihre Änderungen zu bestätigen.
Wenn Sie vorhandene Veranstaltungen aktualisieren, werden Ihnen Optionen angezeigt, mit denen Sie entweder ALLE Sitzungen innerhalb der Serie unabhängig vom Buchungsstatus oder nur nicht gebuchte Sitzungen aktualisieren können.
Wichtige Hinweise
Wenn Sie eine Sitzung aus einer Serie bearbeiten, wird diese Sitzung von der Serie getrennt und als einzelne Sitzungen gespeichert, und Sie können sie später nicht mehr in der Serie kombinieren.
Wenn Sie Verfügbarkeiten für eine bestimmte Phase (z. B. persönliches Interview) erstellen und die Phase aus dem Workflow entfernen oder zu einem anderen Workflow wechseln, werden alle gebuchten Sitzungen automatisch storniert. Stornierungs-E-Mails werden an Bewerber gesendet, aber es gibt keine Warnung für den Benutzer. Administratoren sollten zuerst die zugeordnete Scheduler-Phase überprüfen, um sicherzustellen, dass keine gebuchten Ereignisse vorhanden sind, bevor sie den Workflow ändern. Weitere Informationen zu Fountain-Arbeitsabläufen finden Sie in diesem Artikel.
Das Bearbeiten von Serien wirkt sich nur auf zukünftige Sitzungen aus, und vergangene Sitzungen werden nicht geändert.
Bestimmte externe Kalender ermöglichen die Bearbeitung von Fountain-Ereignissen im externen Kalender. Diese Aktualisierungen werden jedoch NICHT in den Fountain Calendar zurückgeworfen. Daher empfiehlt Fountain, wenn Sie Änderungen an Fountain-Kalender-Terminen vornehmen, immer zuerst in Fountain zu aktualisieren. Diese Änderungen werden dann korrekt in Ihrem externen Kalender wiedergegeben.
Bewerber verwalten
Wenn Sie einen Bewerber manuell in eine Veranstaltung einordnen müssen, anstatt dass er sich selbst über die Scheduler-Phase einplant, führen Sie die folgenden Schritte aus
Suchen Sie im Fountain Calendar den Termin, zu dem Sie den Bewerber hinzufügen möchten. Klicken Sie auf den Slot und dann auf Bewerber verwalten.
Klicken Sie auf Bewerber buchen. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um den Bewerber auszuwählen. Der Bewerber muss eine Fountain-Anwendung gestartet haben, damit Sie seinen Namen in der Dropdown-Liste auswählen können.
Klicken Sie auf Schließen.
Um einen Bewerber aus einem gebuchten Event-Slot zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:
Suchen Sie im Fountain Calendar den Termin, von dem Sie den Bewerber entfernen müssen. Gebuchte Slots werden im Kalender dunkler angezeigt. Klicken Sie auf den Slot und dann auf Bewerber verwalten.
Klicken Sie unter Bewerber verwalten rechts neben dem Namen des Bewerbers auf Entfernen .
Klicken Sie auf Schließen.
Seite "Geplante Sitzungen"
Die Seite "Kalender für geplante Sitzungen" kann Ihnen dabei helfen, Ihre vergangenen, zukünftigen und sich schnell nähernden Kalenderereignisse zu organisieren. Sehen Sie sich das Video unten an, um einen Überblick über die Seite "Geplante Sitzungen" zu erhalten.
Bewerber über Bewerbertabelle oder UAV zur Sitzung hinzufügen
Wenn Sie Bewerber in der Bewerbertabelle oder in der universellen Bewerberansicht verwalten, können Sie sie manuell zu einem Kalenderereignis hinzufügen oder ein neues Kalenderereignis für sie erstellen.
Suchen Sie in der Bewerbertabelle oder im UAV den Bewerber, den Sie zu einer Sitzung hinzufügen müssen, und klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten links neben seinem Namen.
Klicken Sie auf In Phase verschieben und wählen Sie dann die entsprechende Scheduler-Phase aus.
Das Fenster Bewerber verschieben wird angezeigt. Die Einstellungen sind standardmäßig so eingestellt, dass automatisierte E-Mails oder SMS-Nachrichten gemäß den Stage-Einstellungen gesendet werden. Überprüfen Sie sie, um zu überprüfen, ob Sie zusätzliche Aktionen ausführen möchten, und klicken Sie auf Senden.
Der Bewerber wird in die Scheduler-Phase verschoben. Klicken Sie auf das gelbe Statuslabel für die Scheduler-Phase und dann im Dropdown-Menü auf Planen .
Sie können einen Slot auswählen, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken, um die zuvor erstellten verfügbaren Slots anzuzeigen. Darüber hinaus können Sie Verfügbarkeit hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + Verfügbarkeit klicken.
Geben Sie im Fenster "Verfügbarkeit hinzufügen" den Veranstaltungsnamen, die maximale Teilnehmerzahl (standardmäßig auf 1 festgelegt, wenn Sie ein Zeitfenster für einen bestimmten Bewerber erstellen), die Anweisungen (optional) ein und wählen Sie "Zeitplan" aus.
Sobald der Bewerber für eine Veranstaltung eingeplant ist, wird die Aktualisierung auf dem Statusetikett des Bewerbers und im Profil des Bewerbers angezeigt.
