Bitte konsultieren Sie Ihre Personal-/Rechtsabteilung, ob diese Methode von I-9 möglicherweise eine zusätzliche Prüfung erfordert. Wir empfehlen die Verwendung dieses I-9-Formulars, wenn Ihre Mitarbeiter nicht jeden Tag am selben Ort zur Arbeit erscheinen. Die I-9-Formularphase ist eine Zusatzfunktion. Kontaktieren Sie Ihren zuständigen CSM (Customer Success Manager) oder [email protected]. wenn Sie möchten, dass die Funktion „Autorisierter Vertreter I-9“ für Ihr Konto aktiviert wird.
Das I-9-Formular wird verwendet, um die Identität einer Person zu überprüfen und um sicherzustellen, dass sie in den Vereinigten Staaten legal beschäftigt werden kann. Die I-9-Stufe von Fountain unterstützt autorisierte Vertreter I-9, was Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, ihrem Antragsteller und einem vom Antragsteller ausgewählten autorisierten Vertreter das Ausfüllen des Formulars (in einer vereinfachten Ansicht) innerhalb des Fountain-Workflows zu ermöglichen. Es wird ein offizielles I-9-Formular erstellt, das zur Überprüfung an das Regierungssystem gesendet werden kann.
Um mehr über den traditionellen Fountain I-9-Prozess zu erfahren, lesen Sie den Artikel „I-9 Form Stage“.
Um mehr über die E-Verify-Integration von Fountain zu erfahren, lesen Sie den E-Verify-Artikel.
Was abgedeckt ist
Grundlagen des I-9-Formulars für autorisierte Vertreter
Das I-9-Formular fungiert als Beschäftigungserlaubnis. Bei Verwendung des bevollmächtigten Vertreters I-9 muss das Formular sowohl vom Arbeitnehmer als auch von einem bevollmächtigten Vertreter (und nicht von ihrem Arbeitgeber) ausgefüllt werden.
Schritt 1: Der Mitarbeiter muss dies am oder vor seinem Startdatum ausfüllen. Dieser Abschnitt wird vom Antragsteller offengelegt und ausgefüllt.
Schritt 2: Ein vom Antragsteller ausgewählter bevollmächtigter Vertreter füllt Abschnitt 2 aus. Der bevollmächtigte Vertreter kann jeder sein, der bereit ist, die Dokumente zu überprüfen, beispielsweise ein Familienmitglied, ein Nachbar oder ein Freund. Sie müssen die Ausweisdokumente des Arbeitnehmers physisch (persönlich) bestätigen.
Ergänzung B: Reserviert für Wiedereinstellungen oder wenn die Ausweisdokumente eines Mitarbeiters ablaufen. Wenden Sie sich an Ihren CSM, um Hilfe beim Ausfüllen von Ergänzung B zu erhalten.
1099 Auftragnehmer müssen dieses Formular nicht ausfüllen, sondern nur Mitarbeiter .
I-9 Formularphase hinzufügen
Fügen Sie eine Phase zum Arbeitsablauf Ihrer Eröffnung hinzu und wählen Sie unter „Phasentyp“ die Option „I-9-Formular“aus. Wir empfehlen, die I-9-Formularphase nach der Genehmigungsphase zu platzieren, oder wenn der Bewerber sein Angebot für Ihre Stelle angenommen hat. Dadurch gelangt der Bewerber nicht automatisch zu dieser Stufe.
Konfigurieren Sie die Einstellungen für die I-9-Formularstufe, indem Sie das Kontrollkästchen neben der zu aktivierenden Einstellung aktivieren.
Bewerber automatisch in die nächste Phase verschieben
Wenn Sie möchten, dass der Antragsteller nach Abschluss des I-9-Formulars zur nächsten Phase im Arbeitsablauf übergeht, aktivieren Sie den entsprechenden Schalter unter der Kategorie „I-9-Formular“. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die automatische Übergangsregel für Antragsteller zur nächsten Stufe aktiviert, wenn der Antragsteller UND der bevollmächtigte Vertreter ihre Teile des I-9 abgeschlossen haben.E-Mail-Benachrichtigung nach Abschluss
Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn ein Benutzer per E-Mail benachrichtigt werden möchte, wenn beide Parteien den I-9 abschließen. Wählen Sie im Feld unter dem Schalter den Empfänger für die E-Mail aus.
Schritte zum Abschluss des autorisierten Vertreters
Sobald ein Antragsteller seinen Teil des I-9-Formulars ausgefüllt hat, wird er gebeten, eine E-Mail an seinen ausgewählten bevollmächtigten Vertreter zu senden, in der Abschnitt zwei ausgefüllt wird. Sie können auch einen direkten Link kopieren, um ihn an den von Ihnen ausgewählten autorisierten Vertreter zu senden.
Wenn der Antragsteller eine E-Mail eingegeben hat, erhält der autorisierte Vertreter eine E-Mail mit einem Link zum Ausfüllen der Fragen zu Abschnitt 2 in Fountain.
Notizen
Der Antragsteller kann mit dem Antrag nicht fortfahren, bis der bevollmächtigte Vertreter seinen Teil des I-9 abgeschlossen hat. Sobald die Bewerbung abgeschlossen ist, erhält der Bewerber eine automatisierte Mitteilung mit einem Link zurück zu seiner Bewerbung.
Der Fountain-Benutzer sollte das Startdatumsfeld bearbeiten, wenn er überprüft, was der autorisierte Vertreter eingegeben hat, da der autorisierte Vertreter höchstwahrscheinlich das tatsächliche Startdatum des Antragstellers nicht kannte.
Der Fountain-Benutzer muss außerdem einen Titel eingeben, wenn er seinen Teil abschließt. Idealerweise geben sie den Titel des Bevollmächtigten ein. Es reicht jedoch aus, den eigenen Titel einzugeben.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, I-9-Berechtigungsdokumente in separaten Schritten zu sammeln, um sie aus der Ferne zu überprüfen, müssen Sie die USCIS-Richtlinien befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Bewerber den I-9-Prozess nicht erneut durchlaufen müssen.
Mehr erfahren
Um mehr über den I-9-Prozess zu erfahren, einschließlich der Frage, wie ein Antragsteller eine Wiederholung beantragen oder Datenexporte herunterladen kann, lesen Sie den Artikel „I-9 Form Stage (nur USA)“.