Wende dich bitte an deinen zuständigen CSM (Customer Success Manager) oder [email protected], wenn du keine W-4 Phasen siehst und diese Funktion für dein Konto aktivieren möchtest.
W-4 ist ein Steuerformular für US-Arbeitnehmer. Es gibt zwei Arten von Formularen: W-4 Bund und W-4 Bundesstaat. Je nach den Bestimmungen des jeweiligen Bundesstaates müssen die Mitarbeiter möglicherweise sowohl das Bundes- als auch das Bundesstaatenformular W-4 ausfüllen. Mit einer nahtlosen, integrierten In-App-Erfahrung helfen die W-4-Formulare Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter unkompliziert einzustellen. Sowohl W-4 Bundes- als auch Bundesstaatenformulare werden von Fountain Workflows unterstützt.
Was behandelt wird
W-4 Formular Grundlagen
Die W-4-Formulare dienen der Sammlung von Informationen über den Steuerabzug und müssen sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber ausgefüllt werden.
Die W-4-Formulare bestehen aus drei Hauptabschnitten:
Schritt 1: Der Arbeitnehmer muss dieses Formular am oder vor dem Tag seines Startdatums ausfüllen. Dieser Abschnitt wird vom Bewerber und Anwender angezeigt und ausgefüllt.
Schritt 2: Der Arbeitgeber füllt dies aus. Dieser Abschnitt muss innerhalb der ersten Arbeitstage nach der Einstellung ausgefüllt werden. Dieser Abschnitt ist nur für den Benutzer und nicht für den Bewerber sichtbar.
Schritt 3: Reserviert für Wiedereinstellungen oder wenn die Steuerunterlagen eines Mitarbeiters aktualisiert werden müssen.
1099-Auftragnehmer müssen dieses Formular nicht ausfüllen, sondern nur Arbeitnehmer.
W-4-Formularphase hinzufügen
Füge dem Workflow deines Stellenangebots eine Phase hinzu und wähle unter Phasentyp W -4 Bundesformular für das Bundesformular oder W-4 Bundesstaatenformular für diestaatenspezifischen W-4 Formulare. Wir empfehlen, die I-4-Formularphase erst nach der Genehmigungsphase auszufüllen, oder wenn der Bewerber sein Angebot für deine Position angenommen hat. Auf diese Weise gelangt der Bewerber nicht automatisch in diese Phase.
Konfiguriere die Einstellungen für die W-4-Formularphase, indem du das KontrollKontrollkästchen neben der zu aktivierenden Einstellung anklickst.
Bewerber automatisch in die nächste Phase übernehmen
Wenn du möchtest, dass der Bewerber nach dem Ausfüllen des W-4-Formulars zur nächsten Phase des Workflows übergeht, markiere dieses KontrollKontrollkästchen unter der Kategorie W-4-Formular. Wenn du dieses KontrollKontrollkästchen markierst, werden die Bewerber automatisch in die nächste Phase verschoben, sobald der Bewerber seinen Abschnitt des Formulars W-4 ausgefüllt hat. Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren, damit der Antragsteller weiterhin deinen Workflow durchläuft, anstatt darauf zu warten, dass der Arbeitgeber seine Hälfte des W-4 ausfüllt.Arbeitgeberinformationen
Du kannst einige der Arbeitgeberinformationen für Abschnitt 2 im voraus ausfüllen, die der Arbeitgeber ausfüllen muss, nachdem der Bewerber seinen Teil abgeschlossen hat. Dies kann immer noch bearbeitet werden, wenn der Benutzer/Arbeitgeber seinen Teil unterschreibt, aber es ist eine gute Möglichkeit, den Prozess zu beschleunigen.
Arbeitgeberabschnitt ausfüllen
Sobald ein Bewerber seinen Abschnitt des W-4-Formulars ausgefüllt hat, hat der Benutzer/Arbeitgeber mehrere Möglichkeiten, seinen Abschnitt 2 des W-4-Formulars auszufüllen.
Über den Link in der E-Mail-Benachrichtigung, die standardmäßig an den Zuständigen für das Stellenangebot gesendet wird, wenn der Bewerber seinen Teil des Formulars W-4 ausgefüllt hat.
Über das Bewerberprofil in Fountain
Wenn ein Bewerber seinen Abschnitt des W-4 ausgefüllt hat, erscheint ein neues Statuskennzeichen mit der Bezeichnung W4 Bund - Ausstehendes Verfahren oder W4 Staat: Ausstehendes Verfahren in der Bewerbertabelle.
Klicke in der Bewerbertabelle auf W4 - Ausstehendes Verfahren und dann auf Formular ausfüllen.
Jetzt wirst du auf eine neue Seite weitergeleitet, auf der du Abschnitt 2: Arbeitgeberabschnitt des W-4-Formulars ausfüllen kannst.
Mit einem Klick auf Formular anzeigen kannst du das erstellte amtliche W-4-Formular im PDF-Format anzeigen. Wir empfehlen die Verwendung von Adobe PDF Viewer, um optimale Ergebnisse beim Herunterladen und Drucken von W-4-Formularen zu erzielen. Bei der Verwendung anderer Anwendungen kann es zu Problemen kommen, wenn bestimmte Felder fehlen oder geschwärzt sind.
Bewerber wiederholen
Wenn der Bewerber einen Fehler gemacht hat, kannst du ihn auffordern, das Formular erneut auszufüllen, indem du ihn in die vorherige Phase zurückversetzt. Dies führt dazu, dass das Formular erneut ausgefüllt werden muss. Wenn der Bewerber das Formular sieht, sind alle Felder leer.
Datenexporte herunterladen
Wechsle zu Firmeneinstellungen.
Gehe zum AbschnittKontoinformationenund wähle Exporte.
Wähle Neuen Export.
Gib den Titelein, wähle die Quelle, aus der duBewerber erhalten möchtest, und die zu exportierendenFelder.
Wähle Speichern.
Wähle den Titel, den du erstellt oder bearbeitet hast, und wähle Download.
Wähle CSV-Datei.
Die Felder, die du exportiert hast, werden heruntergeladen.
Versehentliche Datenveränderung durch Excel verhindern
Beim Daten-Export im CSV-Format wandeln Excel, Google Sheets oder andere Softwareprogramme die bereitgestellten Daten möglicherweise automatisch in Daten und/oder Zahlen um. Das kann dazu führen, dass Zahlen, die mit 0 beginnen, aktualisiert werden. Wenn zum Beispiel eine Routingnummer als 000234123aufgeführt ist, könnte Excel diese Nummer als 234123interpretieren.
Falls deine CSV-Datei Werte enthält, die dieses Kriterium erfüllen und möglicherweise nicht korrekt dargestellt werden, findest du Hier Hinweise dazu, wie du Excel daran hindern kannst, deine Daten automatisch zu ändern.