Die I-9-Formularphase ist eine Zusatzfunktion. Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen CSM (Customer Success Manager) oder an [email protected]. Wenn Ihnen die I-9-Stufen nicht angezeigt werden und Sie möchten, dass diese Funktion für Ihr Konto aktiviert wird.
Das I-9-Formular wird verwendet, um die Identität einer Person zu überprüfen und um sicherzustellen, dass sie in den Vereinigten Staaten legal beschäftigt werden kann. In der I-9-Phase von Fountain füllen der Bewerber und der Arbeitgeber (oder der bevollmächtigte Vertreter eines Bewerbers) das Formular jeweils in einer vereinfachten Ansicht innerhalb des Fountain-Workflows aus. Es wird ein offizielles I-9-Formular erstellt, das zur Überprüfung an das Regierungssystem gesendet werden kann.
Um mehr über den Prozess des Fountain Authorized Representative I-9-Formulars zu erfahren, lesen Sie den Artikel Authorised Representative I-9 Form (nur USA).
Bitte beachten Sie, dass die US-amerikanische Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsbehörde Ende 2023 wesentliche Änderungen am I-9-Formular vorgenommen hat. Es ist wichtig, dass Sie sich mit dem aktualisierten I-9-Formular und dem aktualisierten Verfahren vertraut machen. Fountain empfiehlt die Durchsicht der folgenden Ressourcen auf der USCIS-Website:
Was abgedeckt ist
I-9 Formular Grundlagen
Das I-9-Formular dient als Arbeitserlaubnis und muss sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber oder einem bevollmächtigten Vertreter ausgefüllt werden.
Das Formular I-9 besteht aus drei Hauptabschnitten:
Schritt 1: Der Mitarbeiter muss dies am oder vor seinem Startdatum ausfüllen. Dieser Abschnitt wird vom Antragsteller offengelegt und ausgefüllt.
Schritt 2: Der Arbeitgeber füllt Abschnitt 2 aus. Der Arbeitgeber muss die Ausweisdokumente des Arbeitnehmers physisch (persönlich) bestätigen. Der Arbeitgeber kann das alternative Verfahren der Bestätigung der Dokumente des Arbeitnehmers per Video nur nutzen, wenn er E-Verify nutzt. Abschnitt 2 muss innerhalb von 3 Werktagen nach der Einstellung abgeschlossen sein. Bei Verwendung des Verfahrens „Bevollmächtigter Vertreter I-9“ füllt ein vom Antragsteller ernannter bevollmächtigter Vertreter Abschnitt 2 anstelle des Arbeitgebers aus. Erfahren Sie mehr über autorisierte Benutzer I-9, indem Sie diesen Artikel lesen.
Ergänzung B: Reserviert für Wiedereinstellungen oder wenn die Ausweisdokumente eines Mitarbeiters ablaufen. Wenden Sie sich an Ihren CSM, um Hilfe beim Ausfüllen von Ergänzung B zu erhalten.
1099 Auftragnehmer müssen dieses Formular nicht ausfüllen, sondern nur Mitarbeiter .
I-9 Formularphase hinzufügen
Fügen Sie eine Phase zum Arbeitsablauf Ihrer Eröffnung hinzu und wählen Sie unter „Phasentyp“ die Option „I-9-Formular“aus. Wir empfehlen, die I-9-Formularphase nach der Genehmigungsphase zu platzieren, oder wenn der Bewerber sein Angebot für Ihre Stelle angenommen hat. Dadurch gelangt der Bewerber nicht automatisch zu dieser Stufe.
Konfigurieren Sie die Einstellungen für die I-9-Formularstufe, indem Sie das Kontrollkästchen neben der zu aktivierenden Einstellung aktivieren.
Bewerber automatisch in die nächste Phase verschieben
Wenn Sie möchten, dass der Antragsteller nach dem Ausfüllen des I-9-Formulars zur nächsten Phase des Arbeitsablaufs übergeht, aktivieren Sie den entsprechenden Schalter unter der Kategorie „I-9-Formular“. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die automatische Verschiebungsregel für Bewerber zur nächsten Stufe aktiviert, wenn der Bewerber seinen Teil des I-9 abgeschlossen hat. Wir empfehlen Ihnen, diese Einstellung zu aktivieren, damit der Bewerber Ihren Arbeitsablauf weiter durchläuft, anstatt darauf zu warten, dass der Arbeitgeber seine Hälfte des I-9 erledigt. Bitte lesen Sie den Artikel I-9-Formular für bevollmächtigte Vertreter (nur USA), um zu erfahren, wie dies bei Verwendung eines bevollmächtigten Vertreters anders funktioniert.E-Mail-Benachrichtigung nach Abschluss
Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn ein Benutzer per E-Mail benachrichtigt werden möchte, wenn beide Parteien den I-9 abschließen. Wählen Sie im Feld unter dem Schalter den Empfänger für die E-Mail aus.Arbeitgeberinformationen
Sie können einige der Arbeitgeberinformationen für Abschnitt 2 vorab ausfüllen, der beschreibt, was der Arbeitgeber ausfüllen muss, nachdem der Bewerber seinen Teil abgeschlossen hat. Dies kann weiterhin bearbeitet werden, wenn der Benutzer/Arbeitgeber seinen Anteil unterschreibt, stellt jedoch eine hervorragende Möglichkeit dar, den Prozess zu beschleunigen.
Arbeitgeberabschnitt ausfüllen
Sobald ein Bewerber seinen Teil des I-9-Formulars ausgefüllt hat, gibt es für einen Arbeitgeber mehrere Möglichkeiten, Abschnitt 2 des I-9-Formulars auszufüllen.
Über den Link in der E-Mail-Benachrichtigung, die standardmäßig an den Zuständigen für das Stellenangebot gesendet wird, wenn der Bewerber seinen Teil des Formulars I-9 ausgefüllt hat.
Aus der Bewerbertabelle, der universellen Bewerberansicht oder dem Bewerberprofil in Fountain
Wenn ein Bewerber seinen Teil von I-9 abgeschlossen hat, wird auf seinem Status in der Bewerbertabelle und in der universellen Bewerberansicht ein neues Statusetikett mit der Bezeichnung „I9: Ausstehende Aktion“angezeigt.
Klicken Sie auf I9-Formular: Ausstehende Aktion und dann auf Formular ausfüllen.
Dadurch gelangen Sie zu einer neuen Seite, auf der Sie Abschnitt 2: Arbeitgeberteil des I-9-Formulars ausfüllen können. Bitte beachten Sie beim Ausfüllen von Abschnitt 2 als Arbeitgeber Folgendes:
Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber ein Dokument oder eine Kombination von Dokumenten aus Liste A (das sowohl die Identität als auch die Beschäftigungserlaubnis nachweist) oder ein Dokument aus Liste B (das die Identität nachweist) UND ein Dokument aus Liste C vorlegen . Erfahren Sie mehr darüber, welche Dokumente in die Listen fallen A, B und C, indem Sie diesen USCIS-Artikel lesen.
Wenn das Dokument der Liste A, Liste B oder C des Mitarbeiters verloren gegangen oder gestohlen wurde, kann er anstelle des tatsächlichen Dokuments eine Quittung vorlegen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Quittungen, indem Sie diesen USCIS-Artikel lesen.
Wenn Sie als Arbeitgeber ein Dokument aus Liste A auswählen, verschwindet das Feld für Liste C, da es nicht erforderlich ist.
Wenn Sie ein Kunde sind, der E-Verify nutzt und die alternative Methode zur Bestätigung der Dokumente per Video verwendet hat, aktivieren Sie das Kästchen, das angibt, dass Sie das vom DHS genehmigte alternative Verfahren verwendet haben. Weitere Informationen zur E-Verify-Integration von Fountain finden Sie in diesem Artikel.
Nachdem Sie sich elektronisch im Feld angemeldet haben, klicken Sie oben rechts auf „Bestätigen“ , bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Anzeigen des I-9-Formulars
Klicken Sie auf Formular anzeigen , um das generierte offizielle I-9-Formular als PDF anzuzeigen. Für optimale Ergebnisse beim Herunterladen und Drucken von I-9-Formularen empfehlen wir die Verwendung von Adobe PDF Viewer. Bei Verwendung anderer Clients kann es zu Problemen kommen, wenn bestimmte Felder fehlen oder ausgeblendet sind.
Antrag des Bewerbers auf Wiederholung
Wenn im Teil des Antragstellers ein Fehler aufgetreten ist, können Sie den Antragsteller auffordern, den Antrag zu wiederholen, indem Sie auf die Schaltfläche „Wiederholen des Antragstellers“klicken. Entwerfen Sie die E-Mail von Grund auf oder erstellen Sie sie anhand einer Nachrichtenvorlage und klicken Sie auf „E-Mail senden“. Um eine Nachrichtenvorlage zu verwenden, wählen Sie „I-9 Form Redo“ als Nachrichtentyp.
Die Statusbezeichnung wird auf I-9: In Bearbeitung aktualisiert.
Datenexporte herunterladen
Klicken Sie auf Ihr Initialensymbol und dann auf Unternehmenseinstellungen.
Sie werden zu den allgemeinen Einstellungen weitergeleitet. Scrollen Sie auf dieser Seite nach unten zum Abschnitt „Kontoinformationen“ und klicken Sie auf „Exporte“.
Klicken Sie unter „Benutzerdefinierte Exporte“ auf „Neuer Export“.
Geben Sie den Titel ein, wählen Sie die Quelle aus, aus der Sie Bewerber abrufen möchten, und die zu exportierenden Felder.
Wählen Sie Speichern aus.
Wählen Sie den Titel aus, den Sie erstellt oder bearbeitet haben, und wählen Sie „Herunterladen“ aus.
Wählen Sie CSV-Datei.
Die von Ihnen exportierten Felder werden heruntergeladen.
Versehentliche Datenveränderung durch Excel verhindern
Beim Durchführen von CSV-Exporten im Produkt können Excel, Google Sheets oder andere Softwareprogramme die bereitgestellten Daten automatisch in Datumsangaben und/oder Zahlen umwandeln. Dies kann möglicherweise dazu führen, dass Zahlen, die mit 0 beginnen, aktualisiert werden. Wenn beispielsweise eine Routing-Nummer als 000234123 aufgeführt ist, übersetzt Excel diese Nummer möglicherweise als 234123.
Wenn Ihre CSV-Datei Werte enthält, die diesen Kriterien entsprechen und möglicherweise nicht korrekt übersetzt werden, finden Sie in dieser Ressource Schritte, um zu verhindern, dass Excel Ihre Daten automatisch ändert.