Comunícate con tu gerente de atención al cliente o envía un correo a [email protected] si no ves las etapas W-4 y quieres que te habiliten esa función para tu cuenta.

W-4 es un formulario impositivo para los empleados de los EE. UU. Hay dos tipos de formularios: el formulario W-4 federal y el formulario W-4 estatal. Según las normativas estatales, es posible que los empleados tengan que completar ambos formularios W-4. Con una experiencia nativa sencilla incorporada a la aplicación, los formularios W-4 ayudan a las empresas a incorporar a sus empleados con facilidad. Tanto el formularios W-4 federal como el estatal son compatibles con los flujos de trabajo de Fountain.

Conceptos básicos del formulario W-4

Los formularios W-4 sirven para recopilar información sobre la retención de impuestos, que tanto el empleador como el empleado los deben completar.

Los formularios W-4 tienen tres secciones principales:

Paso 1: El Empleado lo completa antes de la fecha de inicio. Esta sección estará visible para el solicitante y el usuario, quienes deberán completarla.
Paso 2: El Empleador lo completa. Esta sección se debe completar dentro de los primeros días hábiles después de la contratación. Solo estará visible para el usuario, no para el solicitante.
Paso 3: Reservado para las recontrataciones o si se deben actualizar los documentos impositivos de un empleado.

Los contratistas independientes (1099) no deben completar este formulario, solo lo deben hacer los empleados.

Añadir una etapa de formulario W-4

Añade una etapa al flujo de trabajo de la vacante y selecciona[[Formulario federal W-4]] para el formulario federal o [[Formulario estatal W-4]] para los formularios W-4 específicos de cada estado en [[Tipo de etapa]]. Te recomendamos colocar la etapa del formulario W-4 antes de la etapa de aprobación o cuando el solicitante haya aceptado el ofrecimiento del puesto de trabajo. Si sigues esta recomendación, el solicitante no avanzará automáticamente a esta etapa.
Para establecer las configuraciones de la etapa del formulario W-4, marca la casilla junto al ajuste que quieras habilitar.

Mover automáticamente al solicitante a la próxima etapa

Si quieres que el solicitante avance a la próxima etapa del flujo de trabajo una vez que complete el formulario W-4, marca la casilla debajo de la categoría de Formulario W-4. Al marcar esta casilla, se habilitará la regla de movimiento automático de los solicitantes a la próxima etapa cuando completen la sección del W-4. Te recomendamos activar esta configuración para que el solicitante avance en el flujo de trabajo, en lugar de tener que esperar a que el empleador complete su parte del W-4.

Información del empleador

Puedes completar previamente parte de la información del empleador en la Sección 2, que el empleador tendrá que completar una vez que el solicitante haya terminado su parte. Esto podrá editarse cuando el usuario/empleador firme su parte, pero es una excelente manera de acelerar el proceso.

Completar la sección del empleador

Una vez que el solicitante haya completado su parte del formulario W-4, el usuario/empleador pueden completar la Sección 2 del Formulario W-4 de alguna de las siguientes formas.

Desde el enlace de la notificación por correo electrónico. Se envía por defecto al propietario de la vacante cuando el solicitante completa su parte del W-4.
Desde el perfil del solicitante dentro de Fountain.

Cuando un solicitante haya completado su parte del W-4, aparecerá una etiqueta de estado nuevo denominada W4 federal: acción pendiente o W4 estatal: acción pendiente en su estado en la Tabla de solicitantes.

Dentro de la Tabla de solicitantes, haz clic en [[W4: acción pendiente]] y luego en [[Completar formulario]].

Esto te llevará a una página nueva para completar la Sección 2, la parte del Formulario W-4 que completa el empleador.

Haz clic en [[Ver formulario]] para ver el formulario W-4 generado oficialmente en PDF. Te recomendamos utilizar Adobe PDF Viewer para obtener mejores resultados cuando descargas o imprimes los formularios W-4. Si utilizas otros clientes, es posible que tengas inconvenientes con algunos campos que faltan o que aparecen en negro.

Rehacer formulario

Si hubo un error en la parte del solicitante, puedes pedirle al solicitante que rehaga el formulario al moverlo a la etapa anterior. Esto hará que el formulario se deba completar nuevamente. Cuando el solicitante vea el formulario, todos los campos estarán vacíos.

Descargar exportaciones de datos

1. Selecciona [[Configuración de la empresa]].
2. Desplázate hacia abajo hasta la sección [[Información de la cuenta]] y selecciona [[Exportaciones]].
3. Elige [[Nueva exportación]].
4. Escribe el título, selecciona la fuente de la que quieres [[extraer solicitantes de]] y luego [[Campos para exportar]].
5. Selecciona [[Guardar]].
6. Elige el título que creaste o editaste y selecciona [[Descargar]].
7. Elige [[Archivo CSV]].
  
  Se descargarán los campos que exportaste.

Evita que Excel altere incorrectamente tus datos

Al realizar exportaciones CSV en el producto, Excel, Google Sheets u otros programas de software pueden convertir automáticamente los datos proporcionados en fechas o números. Esto puede hacer que se actualicen los números que comienzan con 0. Por ejemplo, si un número de ruta aparece como 000234123, Excel puede traducir ese número como 234123.

Si hay valores en tu CSV que se ajustan a este criterio y es posible que no se traduzcan correctamente, visita este recurso para conocer los pasos para evitar que Excel altere automáticamente tus datos.