Consulte a sus equipos legales/de recursos humanos sobre si este método de I-9 puede provocar un escrutinio adicional. Recomendamos utilizar este formulario I-9 cuando sus empleados no se presenten al mismo lugar para trabajar todos los días. La etapa del Formulario I-9 es una función complementaria. Póngase en contacto con su CSM (Gerente de éxito del cliente) designado o [email protected], si desea habilitar la función Representante autorizado I-9 para su cuenta.
El formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad de una persona, así como para verificar que puede trabajar legalmente en los Estados Unidos. La etapa I-9 de Fountain admite los Representantes autorizados I-9, lo que otorga a los empleados la capacidad de permitir que su solicitante y un Representante autorizado seleccionado por el solicitante completen el formulario (en una vista simplificada) dentro del flujo de trabajo de Fountain. Se genera un formulario I-9 oficial y se puede enviar al sistema gubernamental para su verificación.
Para conocer el proceso tradicional Fountain I-9, revise el artículo Etapa del formulario I-9.
Para obtener más información sobre la integración de E-Verify de Fountain, revise el artículo de E-Verify.
Qué explicamos aquí
Conceptos básicos del formulario I-9 para representantes autorizados
El formulario I-9 funciona como autorización de empleo; cuando se utiliza el Representante autorizado I-9, el formulario debe ser completado tanto por el empleado como por un Representante autorizado (en lugar de su empleador).
Paso 1: El Empleado debe completar esto en o antes de su fecha de inicio. Esta sección será revelada y completada por el solicitante.
Paso 2: Un representante autorizado seleccionado por el solicitante completa la sección 2. El representante autorizado puede ser cualquier persona que esté dispuesta a verificar los documentos, como un familiar, un vecino o un amigo. Deben confirmar físicamente (en persona) los documentos de identidad del empleado.
Suplemento B: Reservado para recontrataciones o en caso de caducidad de los documentos de identidad de un empleado. Comuníquese con su CSM para obtener ayuda para completar el Suplemento B.
Los contratistas 1099 no necesitan completar este formulario, solo los empleados .
Añadir la etapa de formulario I-9
Agregue una etapa al flujo de trabajo de su Apertura y seleccione Formulario I-9 en Tipo de etapa. Recomendamos que la etapa del Formulario I-9 se coloque después de la etapa de aprobación, o cuando el solicitante haya aceptado su oferta para su puesto. Al hacer esto, el solicitante no pasará automáticamente a esta etapa.
Configure los ajustes de la etapa del formulario I-9 marcando la casilla junto a la configuración para habilitar.
Mover automáticamente al solicitante a la siguiente etapa
Si desea que el solicitante pase a la siguiente etapa del flujo de trabajo después de completar el formulario I-9, active el interruptor correspondiente en la categoría Formulario I-9. Activar esto permitirá la regla de paso automático de los solicitantes a la siguiente etapa cuando el solicitante Y el representante autorizado completen sus partes del I-9.Notificación por correo electrónico al finalizar
Active esta opción si un usuario desea recibir una notificación por correo electrónico cuando ambas partes completen el I-9. Seleccione el destinatario del correo electrónico en el cuadro debajo del interruptor.
Pasos para completar el representante autorizado
Una vez que el solicitante haya completado su parte del formulario I-9, se le pedirá que proporcione un correo electrónico del representante autorizado seleccionado que completará la sección dos. También pueden copiar un enlace directo para enviarlo a su representante autorizado seleccionado.
Si el solicitante ingresó un correo electrónico, el Representante autorizado recibirá un correo electrónico con un enlace para completar las preguntas de la sección 2 dentro de Fountain.
Notas
El solicitante no puede seguir adelante con la solicitud hasta que el Representante Autorizado complete su parte del I-9. Una vez completado, el solicitante recibirá una comunicación automática con un enlace a su solicitud.
El usuario de Fountain debe editar el campo de fecha de inicio al revisar lo que ingresó el Representante autorizado, ya que lo más probable es que el Representante autorizado no conozca la fecha de inicio real del solicitante.
El usuario de Fountain también deberá ingresar un título al completar su parte. Idealmente, deberían ingresar el cargo del Representante Autorizado. Sin embargo, bastará con introducir su propio título.
Si elige recopilar los documentos de elegibilidad I-9 a través de etapas separadas con la intención de revisarlos de forma remota, deberá seguir las pautas de USCIS para asegurarse de que sus solicitantes no tengan que rehacer el proceso I-9.
Más información
Para obtener más información sobre el proceso I-9, incluido cómo solicitar que un solicitante rehaga o descargue exportaciones de datos, revise el artículo Etapa del formulario I-9 (solo EE. UU.).