La etapa del Formulario I-9 es una función complementaria. Comuníquese con su CSM (Administrador de éxito del cliente) designado o [email protected], si no ve las etapas I-9 y desea habilitar esta función para su cuenta.

El formulario I-9 se utiliza para verificar la identidad de una persona, así como para verificar que puede trabajar legalmente en los Estados Unidos. Con la etapa I-9 de Fountain, el solicitante y el empleador (o el representante autorizado del solicitante) completan cada uno el formulario en una vista simplificada dentro del flujo de trabajo de Fountain. Se genera un formulario I-9 oficial y se puede enviar al sistema gubernamental para su verificación.

Para obtener más información sobre el proceso del Formulario I-9 de Representante Autorizado de Fountain, revise el artículo Formulario I-9 de Representante Autorizado (solo EE. UU.).

Tenga en cuenta que los Servicios de Inmigración y Ciudadanía de EE. UU. implementaron cambios importantes en el formulario I-9 a finales de 2023. Es importante que se familiarice con el formulario y el proceso I-9 actualizado. Fountain recomienda revisar los siguientes recursos en el sitio web de USCIS:

Conceptos básico del formulario I-9

El formulario I-9 funciona como autorización de empleo, y debe ser completado tanto por el empleado como por el empleador o un representante autorizado.

El formulario I-9 tiene tres secciones principales:

Paso 1: El Empleado debe completar esto en o antes de su fecha de inicio. Esta sección será revelada y completada por el solicitante.
Paso 2: El empleador completa la sección 2. El empleador debe confirmar físicamente (en persona) los documentos de identidad del empleado. El empleador puede utilizar el procedimiento alternativo de confirmar los documentos del empleado por video solo si utiliza E-Verify. La Sección 2 debe completarse dentro de los 3 días hábiles posteriores a la contratación. Si utiliza el proceso de Representante Autorizado I-9, un Representante Autorizado designado por el solicitante completará la sección 2 en lugar del empleador. Obtenga más información sobre los I-9 de usuario autorizado revisando este artículo.
Suplemento B: Reservado para recontrataciones o en caso de caducidad de los documentos de identidad de un empleado. Comuníquese con su CSM para obtener ayuda para completar el Suplemento B.

Los contratistas 1099 no necesitan completar este formulario, solo los empleados .

Añadir la etapa de formulario I-9

Agregue una etapa al flujo de trabajo de su Apertura y seleccione Formulario I-9 en Tipo de etapa. Recomendamos que la etapa del Formulario I-9 se coloque después de la etapa de aprobación, o cuando el solicitante haya aceptado su oferta para su puesto. Al hacer esto, el solicitante no pasará automáticamente a esta etapa.
Configure los ajustes de la etapa del formulario I-9 marcando la casilla junto a la configuración para habilitar.

Mover automáticamente al solicitante a la siguiente etapa

Si desea que el solicitante pase a la siguiente etapa del flujo de trabajo después de completar el formulario I-9, active el interruptor correspondiente en la categoría Formulario I-9. Activar esto permitirá la regla de movimiento automático de los solicitantes a la siguiente etapa cuando el solicitante complete su parte del I-9. Le recomendamos que active esta configuración para que el solicitante siga avanzando en su flujo de trabajo en lugar de esperar a que el empleador complete la mitad del formulario I-9. Revise el artículo Formulario I-9 de representante autorizado (solo EE. UU.) para saber cómo funcionará de manera diferente cuando se utiliza un representante autorizado.

Notificación por correo electrónico al finalizar

Active esta opción si un usuario desea recibir una notificación por correo electrónico cuando ambas partes completen el I-9. Seleccione el destinatario del correo electrónico en el cuadro debajo del interruptor.

Información del empleador

Puede completar previamente parte de la información del empleador para la Sección 2 de lo que el empleador deberá completar después de que el solicitante haya terminado su parte. Esto seguirá siendo editable cuando el usuario/empleador firme su parte, pero es una excelente manera de acelerar el proceso.

Completar la sección del empleador

Una vez que un solicitante ha completado su parte del Formulario I-9, existen algunas formas en que un empleador puede completar la Sección 2 del Formulario I-9.

Desde el enlace de la notificación por correo electrónico. Se envía por defecto al propietario de la vacante cuando el solicitante completa su parte del I-9.
Desde la tabla de solicitantes, la vista universal de solicitantes o el perfil del solicitante dentro de Fountain

Cuando un solicitante haya completado su parte del I-9, aparecerá una nueva etiqueta de estado llamada I9: Acción Pendiente en su estado en la Tabla de Solicitantes y en la Vista Universal de Solicitantes.

Haga clic en Formulario I9: Acción pendiente y luego en Formulario completo.

Esto lo llevará a una nueva página para completar la Sección 2: Parte del empleador del Formulario I-9. Al completar la Sección 2 como empleador, tenga en cuenta lo siguiente:

El empleado debe presentar al empleador un documento o una combinación de documentos de la Lista A (que muestra tanto la identidad como la autorización de empleo) o un documento de la Lista B (que muestra la identidad) Y un documento de la Lista C. Obtenga más información sobre los documentos que se incluyen en las listas A, B y C revisando este artículo de USCIS.
Si al empleado se le ha perdido o le han robado sus documentos de la Lista A, Lista B o Lista C, puede proporcionar un recibo en lugar del documento real. Obtenga más información sobre el uso de recibos revisando este artículo de USCIS.
Si usted, como empleador, selecciona un documento de la Lista A, el campo de la Lista C desaparecerá porque no es obligatorio.
Si es un cliente que utiliza E-Verify y ha utilizado el método alternativo de confirmar los documentos por video, marque la casilla que indica que utilizó el procedimiento alternativo autorizado por el DHS. Revise más sobre la integración E-Verify de Fountain revisando este artículo.

Después de iniciar sesión electrónicamente en el cuadro, haga clic en confirmar en la esquina superior derecha antes de hacer clic en Enviar.

Ver el formulario I-9

Haga clic en Ver formulario para ver el formulario I-9 oficial generado en PDF. Recomendamos utilizar Adobe PDF Viewer para obtener mejores resultados al descargar e imprimir formularios I-9. Es posible que encuentre problemas con ciertos campos faltantes o tachados al utilizar otros clientes.

Solicitud de rehacer del solicitante

Si hubo un error en la parte del solicitante, puede solicitar que el solicitante lo rehaga haciendo clic en el botón Solicitante Rehacer . Redacte el correo electrónico desde cero o creelo a partir de una plantilla de mensaje y presione Enviar correo electrónico. Para utilizar una plantilla de mensaje, elija Rehacer formulario I-9 como tipo de mensaje.

La etiqueta de estado se actualizará a I-9: En progreso.

Descargar exportaciones de datos

1. Haga clic en el ícono de sus iniciales y luego haga clic en Configuración de la empresa.
2. Serás llevado a la configuración general. Desplácese hacia abajo en esta página hasta la sección Información de la cuenta y haga clic en Exportaciones.
3. En Exportaciones personalizadas, haga clic en Nueva exportación.
4. Ingrese el Título, seleccione la fuente de la que desea extraer los solicitantes y los campos para exportar.
5. Seleccione Guardar.
6. Elija el título que creó o editó y seleccione Descargar.
7. Elija Archivo CSV.
  
  Se descargarán los campos que exportó.

Evita que Excel altere incorrectamente tus datos

Al realizar exportaciones CSV en el producto, Excel, Google Sheets u otros programas de software pueden convertir automáticamente los datos proporcionados en fechas y/o números. Potencialmente, esto puede provocar que se actualicen los números que comienzan con 0. Por ejemplo, si un número de ruta aparece como 000234123, Excel puede traducir ese número como 234123.

Si hay valores en su CSV que se ajustan a este criterio y es posible que no se traduzcan correctamente, visite este recurso para conocer los pasos para evitar que Excel altere automáticamente sus datos.