La funcionalidad de calendario de Fountain le permite crear disponibilidad para un solo evento o para múltiples eventos en múltiples aperturas, lo que acelera la creación de disponibilidad de eventos y devuelve un tiempo valioso a sus reclutadores.
Ejemplo:
Un gerente de contratación realiza la entrevista final para todos los trabajos de conductor de reparto en la región de Seattle, pero también está ayudando temporalmente con las entrevistas de pantalla telefónica para los trabajos de manipulador de paquetes en Florida. El Gerente de Contratación puede agregar disponibilidad para los trabajos de Conductor de Reparto de Seattle y Manejador de Paquetes de Florida agregando dos eventos diferentes, cada uno con disponibilidad diferente.
Cómo configurar la fase del calendario
Antes de agregar disponibilidad al calendario, primero debe agregar una etapa del Programador a su flujo de trabajo. Los administradores deben revisar los siguientes artículos antes de que los usuarios comiencen a agregar disponibilidad y a usar el calendario de Fountain.
Etapa del organizador
Mensajes de etapa del programador
Adición de nueva disponibilidad
Para agregar disponibilidad para que sus solicitantes reserven tiempo con usted para entrevistas, orientaciones u otros eventos, siga los pasos a continuación:
Haga clic en Calendario en la barra de herramientas superior de cualquier página de Fountain
Si aún no has conectado tu calendario externo, haz clic en Conectar calendario en la parte superior derecha. Este paso es opcional, pero debe usarse si planea utilizar la función de disponibilidad adaptable que evita automáticamente los conflictos de doble reserva. Obtén más información sobre cómo conectar tu calendario externo en este artículo.
Haga clic en Agregar disponibilidad en la parte superior izquierda.
Puede optar por ajustar el usuario y filtrar por filtros (utilizados para ubicación o apertura) debajo del botón Agregar disponibilidad antes de agregar su disponibilidad.
También puede ajustar estos detalles en la pantalla Crear disponibilidad.
También puede agregar disponibilidad arrastrando y seleccionando en el calendario.
Ingrese los detalles de su evento, incluido el nombre del evento y las instrucciones. Fountain recomienda que ingrese un título claro e instrucciones para los solicitantes. Vea el ejemplo a continuación:
Nombre del evento: Entrevista presencial con conductor de reparto
Instrucciones del evento: Por favor, estacione en el estacionamiento y entre a la tienda. Pregunte por Billy en el mostrador de facturación. Trae tu identificación y currículum vitae.
Si desea que esta disponibilidad sea "adaptable", active la opción Flexibilizar el evento para evitar conflictos . Al activar esta opción, las sesiones no reservadas se ocultarán a los solicitantes que decidan reservar un espacio si el calendario de Fountain ve que el espacio se superpone a algo en su calendario externo u otros eventos reservados en el calendario Fountain . Si se elimina el evento externo superpuesto, la disponibilidad del calendario Fountain volverá a aparecer para que los solicitantes reserven.
Seleccione la fecha de inicio de la disponibilidad y decida si se repetirá. Fountain recomienda crear un patrón de disponibilidad si es posible para que sea fácil de administrar y proporcionar suficiente disponibilidad para sus solicitantes.
Puede optar por repetir el evento diariamente, semanalmente o de lunes a viernes.
También puede decidir finalizar el patrón después de un cierto número de apariciones.
Seleccione la hora de inicio y finalización de esta disponibilidad, lo que determinará la duración del evento si no se divide en sesiones más pequeñas. Si divide este bloque de tiempo en sesiones más pequeñas mediante el botón de alternancia Dividir en ranuras más pequeñas, la hora de inicio y finalización no se refiere a la duración del evento, sino al bloque de tiempo en el que está disponible para organizar estos eventos. La duración específica de cada sesión de evento viene determinada por el campo Dividir en .
Determine la duración de cada sesión con el menú desplegable Dividir en . Las opciones disponibles variarán en función del bloque de tiempo total que es divisible uniformemente por la duración. Por ejemplo, en la captura de pantalla siguiente, de 2:30 p.m. a 4 p.m. tiene un bloque de tiempo de una hora y media y se puede dividir uniformemente en dos sesiones de 45 minutos, tres sesiones de 30 minutos, seis sesiones de 15 minutos o nueve sesiones de 10 minutos.
Seleccione un anfitrión para los eventos a través del menú desplegable Anfitrión . Esta es la persona que se encargará de organizar el evento, orientación, etc. Puede elegirse a sí mismo o a otro usuario en función de sus permisos en Fountain.
Seleccione el número de solicitantes autorizados a reservar esta sesión. Este número se traducirá en el número de espacios que se pueden reservar que se crearán dentro de esta sesión. Por lo general, las entrevistas seguirán siendo 1, pero los eventos, como un evento de orientación o contratación, pueden tener un mayor número de asistentes.
Utilice la sección Selector de etapa del Programador para determinar la etapa específica del Programador de la Apertura que desea asociar con esta disponibilidad. Esta funcionalidad funciona de forma similar a la creación de etapas de regla en el Fountain Workflow Editor. Seleccione Tipo(s) de condición y Valor(es). Puede dirigirse a las fases del Programador de una apertura específica mediante la creación de condiciones en torno al nombre del escenario, la apertura o el grupo de ubicaciones.
El uso de Stage is como tipo de condición filtrará por etapas del Programador con ese nombre de etapa único. Esto se centrará en todas las aperturas con ese nombre artístico. Si desea excluir ciertas aperturas que comparten el mismo nombre artístico, simplemente agregue otro tipo a la condición. Obtenga más información a continuación.
Ejemplo 1: La apertura es - San Francisco Driver Y la etapa es - Entrevista final
Ejemplo 2: El grupo de ubicación es - California, Oregón Y la etapa es - Entrevista inicial
Introduzca la ubicación de los eventos. Puede ser una ubicación física o un enlace de reunión virtual. Puede elegir entre las direcciones in situ configuradas previamente en las etapas del Programador asociadas o puede agregar una ubicación única.
Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
Selector de etapa del planificador
El selector de etapas del Programador es dinámico, lo que significa que si se crea una nueva apertura, se cambia el nombre de una etapa o se cambia el grupo de ubicaciones de una apertura, estos cambios se evaluarán automáticamente en función de las condiciones creadas anteriormente para ver si se incluirán o excluirán nuevas aperturas y etapas. Por ejemplo, si cambia el nombre de una etapa de Entrevista inicial a Primera entrevista para una vacante en el grupo de ubicaciones de California y existe disponibilidad con la condición: La apertura está en el grupo de ubicaciones de California, ahora se incluiría la etapa.
Además, al agregar más de un valor después de un tipo de condición, estos se considerarán con la lógica OR . Por ejemplo, en la captura de pantalla a continuación, el Calendario de Fountain agregará la disponibilidad para cualquier vacante en el grupo de ubicaciones de California con una etapa de primera entrevista
O cualquier vacante en el grupo Oregon 30 con una etapa de primera entrevista.
Solo podrá seleccionar etapas y ubicaciones a las que tenga acceso el anfitrión asignado en función de los permisos del anfitrión en Fountain.
Editar eventos existentes
Una vez que los eventos se agregan al calendario, puede realizar ajustes si es necesario.
En el Calendario de Fountain, haga clic en el evento existente y, a continuación, haga clic en Editar sesión para actualizar un evento individual o en Editar serie para editar una serie de eventos.
Realice cambios, como el número de asistentes, el anfitrión, las condiciones o los valores.
Algunos campos no se pueden editar si se actualiza una serie, como la Hora de finalización y los campos recurrentes.
Haga clic en Guardar cuando haya terminado.
Se le solicitará un modal para confirmar los cambios.
Si está actualizando eventos existentes, se le presentarán opciones para actualizar TODAS las sesiones dentro de la serie, independientemente del estado de la reserva, o solo las sesiones no reservadas.
Notas importantes
Si está editando una sesión de una serie, esa sesión se separará de la serie y se guardará como sesiones individuales, y no podrá volver a combinarlas en la serie más adelante.
Si crea disponibilidad para una etapa específica (por ejemplo, entrevista en persona) y elimina la etapa del flujo de trabajo o cambia a un flujo de trabajo diferente, las sesiones reservadas se cancelarán automáticamente. Se enviarán correos electrónicos de cancelación a los solicitantes, pero no habrá una advertencia para el usuario. Los administradores deben comprobar primero la fase del programador asociada para asegurarse de que no hay eventos reservados antes de cambiar el flujo de trabajo. Obtén más información sobre los flujos de trabajo de Fountain en este artículo.
La serie de edición solo afecta a las sesiones del futuro y las sesiones anteriores no se modificarán.
Ciertos calendarios externos permitirán la capacidad de editar los eventos de Fountain en el calendario externo. Sin embargo, estas actualizaciones NO se reflejarán en el calendario Fountain . Por lo tanto, al realizar cambios en los eventos del calendario de Fountain, Fountain recomienda actualizar siempre primero en Fountain. Esos cambios se reflejarán correctamente en su calendario externo.
Gestionar candidatos
Si necesita colocar manualmente a un solicitante en un evento en lugar de que se programe a sí mismo a través de la etapa del Programador, siga los pasos a continuación
En el Calendario de Fountain , busque el espacio de evento al que necesita agregar al solicitante. Haga clic en el espacio y, a continuación, haga clic en Administrar solicitantes.
Haga clic en Reservar solicitante. Utilice el menú desplegable para seleccionar al solicitante. El solicitante debe haber iniciado una solicitud de Fountain para que usted seleccione su nombre en el menú desplegable.
Haga clic en Cerrar.
Para eliminar a un candidato de un espacio de evento reservado, siga los pasos que se indican a continuación:
En el Calendario de Fountain , busque el espacio de evento del que necesita eliminar al solicitante. Las franjas horarias reservadas serán de un color más oscuro en el calendario. Haga clic en el espacio y, a continuación, haga clic en Administrar solicitantes.
En Administrar candidatos, haga clic en Eliminar a la derecha del nombre del solicitante.
Haga clic en Cerrar.
Página de sesiones programadas
La página Calendario de sesiones programadas puede ayudarlo a mantenerse organizado con sus eventos de calendario pasados, futuros y que se acercan rápidamente. Mire el video a continuación para obtener una descripción general de la página Sesiones programadas.
Agregar solicitante a la sesión a través de la tabla de solicitantes o UAV
Si está administrando candidatos en la Tabla de solicitantes o en la Vista universal de solicitantes, puede agregarlos manualmente a un evento de calendario o crear un nuevo evento de calendario para ellos.
En la Tabla de solicitantes o UAV, localice al solicitante que necesitaría agregar a una sesión y haga clic en el icono de tres puntos a la izquierda de su nombre.
Haga clic en Mover a la fase y, a continuación, seleccione la fase del Programador adecuada.
Aparecerá la ventana Mover solicitante. La configuración predeterminada enviará correos electrónicos o mensajes SMS automatizados según la configuración del escenario. Revíselos para comprobar si desea realizar acciones adicionales y haga clic en Enviar.
El solicitante pasará a la etapa del Programador. Haga clic en la etiqueta amarilla de estado de la etapa del programador y, a continuación, haga clic en Programar en el menú desplegable.
Puede seleccionar una ranura haciendo clic en el menú desplegable para ver las ranuras disponibles creadas anteriormente. Además, puede agregar disponibilidad haciendo clic en el botón + Disponibilidad .
En la ventana Agregar disponibilidad, escriba el Nombre del evento, Número máximo de asistentes (que de forma predeterminada será 1 si está creando un intervalo de tiempo para un solicitante específico), Instrucciones (opcional) y seleccione Programar.
Una vez que el solicitante esté programado para un evento, la actualización aparecerá en la etiqueta de estado del solicitante y en el perfil del solicitante.
