Les points abordés
Étiquette de statut des fichiers
Une fois que le candidat a téléchargé un fichier, une étiquette de statut Examiner les fichiers apparaît automatiquement à côté de son nom. Vous pouvez cliquer sur l’étiquette de statut bleue pour connaître l’action suivante.
Bonne pratique : examen des documents
Nous recommandons de fixer un moment pour l’examen des documents au cours du processus de recrutement. Ne surchargez pas votre équipe en examinant chaque dossier qui vous est communiqué. Trouvez plutôt un moment où l’examen du dossier doit avoir lieu, par exemple, lors de l’étape de vérification des références, ou bien ajoutez une étape personnalisée à votre flux de travail, consacrée aux examens des candidats et de leurs documents.
Examiner les fichiers
Après qu’un candidat a téléchargé un fichier lors d’une étape de collecte de données, vous pouvez le consulter dans le profil du candidat.
Cliquez sur l’étiquette de statut bleue qui indique [[Examiner le fichier]].
Le profil du candidat ainsi que l’onglet Fichiers s’ouvrent.
Vous pouvez zoomer et pivoter pour obtenir une meilleure vue du document. Utilisez le défilement pour déplacer l’image lorsqu’elle est agrandie. Au besoin, vous pouvez télécharger le fichier en cliquant sur l’icône représentant une flèche descendante dans le coin inférieur gauche de l’image.
Une fois que vous avez pu examiner le document, prenez une décision : [[approuvez]]-le ou [[redemandez]]-le.
Approuver Redemander
Cliquez sur le bouton [[Approuver]]. Ceci approuvera le fichie et l’étiquette de statut Examiner les fichiers disparaîtra. Pour annuler une approbation, cliquez sur [[Annuler l’approbation]].
Approuver après une nouvelle demande
Une fois que vous avez à nouveau obtenu un fichier auprès d’un candidat, l’étiquette de statut Examiner le fichier s’affiche à nouveau. Vous pourrez alors approuver ou demander un nouveau fichier comme vous l’aviez fait précédemment.
Lorsque vous cliquez sur Redemander, un écran de modèle d’e-mail s’affichera afin d’avertir le candidat que vous avez besoin de lui redemander le document. Vous devrez sélectionner un motif dans la liste déroulante. Il sera automatiquement inséré dans l’e-mail.
Vous pouvez également envoyer un SMS en plus de l’e-mail ou choisir d’avertir le propriétaire de l’emploi lorsque le document a été renvoyé. Cliquez sur le bouton Envoyer lorsque vous êtes prêt à demander le document.
Modèles de demande de fichiers
Les modèles de demande de fichiers sont uniquement utilisés pour les nouvelles demandes de fichiers et doivent inclure l’une des deux clés de fusion requises : [PORTAL_UPLOAD_REQUEST_LINK] ou [PORTAL_UPLOAD_REQUEST_URL]. Ainsi, les candidats disposeront d’un lien fonctionnel pour télécharger leur fichier. Pour plus d’informations sur les modèles de message, rendez-vous ici, et pour en savoir plus sur les clés de fusion, cliquez ici.
Téléchargement manuel du fichier d’un candidat
Parfois, vous êtes amené à charger un fichier pour un candidat, qu’il s’agisse d’un problème technique du côté du candidat ou d’un document que vous avez créé pour ce dernier. Le chargement manuel d’un fichier en cours de demande remplacera la demande.
Cliquez sur le bouton représentant trois points dans le tableau des candidats ou sur le bouton Plus d’actions dans le profil du candidat.
Sélectionnez [[Charger un fichier]].
Choisissez une clé de données qui se rapporte au document que vous chargez. Remarque : la clé de données est la même que celle que vous avez définie pour la question du chargement du fichier dans l’étape de collecte des données.
Choisissez un fichier sur votre ordinateur.
Cliquez sur [[Charger]].
Écraser le fichier
Le fait de choisir la même clé de données qu’un autre fichier déjà présent dans le profil du candidat écrasera le fichier existant. Si vous avez un document secondaire, vous devrez créer une nouvelle clé de données. Pour en savoir plus sur les clés de l’étape de collecte des données, cliquez ici.