Fonctionnalité complémentaire
L'intégration d'E-Verify de Fountain est disponible en tant que fonctionnalité premium. Veuillez contacter votre Customer Success Manager si vous êtes intéressé par cette fonctionnalité.
E-Verify est un système gouvernemental qui permet aux employeurs de confirmer l'éligibilité de leurs employés à travailler aux États-Unis. Si vous intégrez E-Verify dans votre compte Fountain, le formulaire I-9 rempli par vous et le candidat sera automatiquement envoyé aux systèmes gouvernementaux pour être contrôlé. Les entrepreneurs fédéraux et certains États sont tenus d'utiliser E-Verify, et les entreprises peuvent également choisir d'utiliser volontairement ce processus. L'étape I-9 de Fountain est nécessaire pour utiliser E-Verify. Vous pouvez utiliser l'étape du formulaire I-9 indépendamment sans E-Verify ; cependant, si vous souhaitez utiliser E-Verify, vous devez utiliser l'étape du formulaire I-9.
Note importante
Si vous utilisez E-Verify, lorsque vous remplissez la partie employeur du formulaire I-9 (section 2), vous avez la possibilité d'utiliser la méthode alternative consistant à confirmer les documents fournis par l'employé par vidéo plutôt qu'en personne. Si vous confirmez les documents par vidéo, vous devez cocher la case indiquant que vous avez utilisé la procédure alternative autorisée par le DHS pour remplir votre partie du formulaire I-9. La procédure alternative n'est disponible que pour les clients utilisant E-Verify.
Pour en savoir plus sur les formulaires I-9, consultez les articles consacrés à l'étape du formulaire I-9 et au formulaire I-9 pour les représentants autorisés.
Sujets abordés
Activer E-Verify :
Téléchargez, complétez et envoyez le questionnaire d'inscription à E-Verify à [email protected]. Nous intégrerons ensuite votre entreprise dans le système E-Verify et ajouterons E-Verify à vos intégrations Fountain.
Signez le MOU (Memorandum of Understanding) email d'E-Verify autorisant Fountain à envoyer les formulaires I-9 à E-Verify en votre nom.
Questions du questionnaire d'inscription à E-Verify
Si vous ne parvenez pas à accéder au document E-Verify Signup Questionnaire, vous pouvez également envoyer les réponses aux questions suivantes directement par courrier électronique à [email protected]. Ils intégreront ensuite votre entreprise dans le système E-Verify et ajouteront E-Verify à vos intégrations Fountain.
Nom légal de l'entreprise.
Nom commercial DBA.
Êtes-vous un entrepreneur ou une agence du gouvernement fédéral, local ou de l'État ?
Nombre de salariés (y compris les salariés à temps partiel et les saisonniers).
Code NAICS à 3 chiffres (rechercher).
Numéro DUNS (facultatif).
Code fédéral d'identification de l'employeur (FEIN).
Nom complet, adresse électronique et numéro de téléphone de la personne qui doit signer l'accord E-Verify (MOU).
Adresse physique du bureau principal ou du siège social (pas de boîte postale).
Votre bureau principal est-il votre premier lieu de recrutement ? Si ce n'est pas le cas, indiquez l'adresse de votre site d'embauche principal.
Votre adresse postale est-elle différente de celle de votre bureau principal ?
Veuillez indiquer l'adresse de tous les sites d'embauche où vous utiliserez E-verify.
Mise en place d'une intégration E-Verify
Les utilisateurs peuvent ajouter l'intégration E-Verify via la page web Fountain Integrations. Cliquez sur l'icône des initiales dans le coin supérieur droit, puis cliquez surIntégrations → Screening.
Accédez aux paramètres de votre API E-Verify pour obtenir l'identifiant de votre entreprise.
Vous DEVEZ disposer de l'identifiant de l'entreprise E-Verify pour procéder à l'intégration. Copiez et collez votre numéro d'entreprise et cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications pour activer l'intégration.
Remarque
Si vous recrutez pour plusieurs entreprises disposant de comptes E-Verify individuels, veuillez consulter votre CSM ou [email protected] pour vous assurer que les marques de votre compte sont associées aux bons comptes E-Verify.
Soumission à E-Verify
Une fois l'intégration E-Verify mise en place dans Fountain, suivez les étapes ci-dessous pour soumettre les formulaires I-9 de vos candidats à E-Verify.
Une fois la section 2 du formulaire I-9 complétée, vous serez directement dirigé vers l'écran de soumission E-Verify ou vous pourrez cliquer sur l'étiquette bleue E-Verify : Pending Submission blue Status Label pour accéder à cet écran.
Saisissez le nom, l' adresse électronique et le numéro de téléphone de l'auteur de la demande.
Cliquez sur Soumettre.
Une fois que le formulaire I-9 a été soumis à E-Verify, vous pouvez recevoir immédiatement une étiquette de statut verte "Employment Authorized green" (emploi autorisé) ou vous pouvez voir un certain nombre d'autres étiquettes de statut qui peuvent nécessiter une action de votre part. Ces étiquettes d'état sont expliquées dans la section suivante de cet article.
Vous voulez en savoir plus ? CLIQUEZ ICI pour consulter le guide interactif sur l'intégration d'E-Verify.
Comprendre les résultats d'E-Verify
Il existe un certain nombre d'étiquettes de statut de cas E-Verify relatives aux demandeurs.
Brouillon - le dossier E-Verify a été créé mais n'a pas encore été soumis à E-Verify.
Autorisé à travailler - identifie les demandeurs qui ont été vérifiés comme étant autorisés à travailler.
Fermé - utilisé pour les cas fermés pour des raisons autres que l'autorisation.
Final Non-Confirmation - utilisé dans les cas où E-Verify a confirmé que le demandeur n'est pas autorisé à travailler. Ces dossiers doivent encore être clôturés avec un motif approprié.
Données non confirmées - l'employeur doit confirmer certaines valeurs que le demandeur a soumises dans son formulaire I-9.
Correspondance des photos - E-Verify a demandé à l'employeur de confirmer que les documents fournis par le demandeur correspondent à la photo fournie.
Scan and Upload - E-Verify a demandé à l'employeur de télécharger une nouvelle photo des documents du demandeur.
Renvoi en cours - Les enregistrements d'E-Verify contredisent les informations fournies. L'employeur doit informer le demandeur de cette réponse et le demandeur peut choisir de répondre et d'essayer de corriger l'information, ou de ne pas répondre (et ne sera donc pas autorisé à travailler). Ils peuvent également essayer de soumettre une nouvelle copie du dossier.
Renvoyé - après avoir reçu un statut de renvoi en attente, le demandeur a choisi de répondre et de corriger les informations.
Examen manuel : E-Verify examine la demande. Aucune action n'est requise tant que l'examen n'est pas terminé et que les résultats ne sont pas renvoyés.
En attente : le dossier est en attente d'examen par E-Verify. Ce statut est rare et n'est utilisé que si le système E-Verify est trop sollicité pour que le dossier soit soumis à un examen manuel.
Fermer le dossier et le soumettre à nouveau : quelque chose s'est mal passé. L'employeur doit clore le dossier et recommencer à zéro. Ce statut est également rare.