Si vous ne voyez pas les étapes Formulaire W-4 et que vous souhaitez les activer pour votre compte, merci de contacter votre responsable service clientèle ou [email protected].
Le W-4 est un formulaire fiscal destiné aux employés aux États-Unis. Il en existe deux types : le formulaire W-4 fédéral et le formulaire W-4 de l’État. Selon les lois de l’État, l’employé est susceptible de devoir remplir les deux formulaires W-4. Grâce à une expérience native fluide au sein de l’application, les formulaires W-4 aident les entreprises à intégrer facilement leurs employés. Les formulaires W-4 fédéral et de l’État sont compatibles avec les flux de travail de Fountain.
Les points abordés
Bases du formulaire W-4
Les formulaires W-4 servent à recueillir les informations confidentielles liées à l’imposition et doivent être remplis à la fois par l’employé et l’employeur.
Les formulaires W-4 comportent trois sections principales :
Étape 1 : l’employé doit la remplir avant sa date de début d’embauche ou le jour même. Cette section sera révélée et remplie par le candidat et l’utilisateur.
Étape 2 : l’employeur doit la remplir. Cette section doit être remplie dans les premiers jours ouvrés suivant l’embauche. Elle est visible uniquement par l’utilisateur et pas par le candidat.
Étape 3 : réservée à un renouvellement de contrat ou à une mise à jour des documents fiscaux de l’employé.
Les sous-traitants n’ont pas besoin de remplir ce formulaire, seuls les employés y sont tenus.
Ajouter l’étape Formulaire W-4
Ajoutez une étape au flux de travail de votre offre d’emploi puis, sous [[Type d’étape]], cliquez sur [[Formulaire W-4 fédéral]] pour le formulaire fédéral ou [[Formulaire W-4 de l’État]] pour les formulaires W-4 propres à chaque État. Nous vous recommandons de mettre l’étape Formulaire W-4 après l’étape d’approbation ou une fois que le candidat a accepté l’offre d’emploi. Ainsi, le candidat ne parviendra pas automatiquement à cette étape.
Configurez les paramètres de l’étape Formulaire W-4 en cochant la case située à côté du paramètre à activer.
Faire passer automatiquement le candidat à l’étape suivante
Si vous souhaitez que le candidat passe à l’étape suivante du flux de travail après qu’il a rempli le formulaire W-4, cochez cette case sous la catégorie Formulaire W-4. En cochant cette case, vous activez la règle de déplacement automatique des candidats vers l’étape suivante dès qu’ils ont terminé de remplir leur partie du formulaire W-4. Nous vous recommandons d’activer ce paramètre pour permettre au candidat de continuer à avancer dans votre flux de travail au lieu de devoir attendre que l’employeur remplisse sa partie du formulaire W-4.Informations de l’employeur
Vous pouvez pré-remplir certaines des informations de l’employeur pour la section 2 de ce qu’il doit remplir après que le candidat a terminé de renseigner sa partie. Elles pourront toujours être modifiées lorsque l’utilisateur/l’employeur signera sa partie, mais c’est un excellent moyen d’accélérer le processus.
Remplir la section employeur
Une fois que le candidat a rempli sa partie du formulaire W-4, plusieurs moyens permettent à l’utilisateur/l’employeur de remplir la section 2 du formulaire W-4.
Via le lien figurant dans l’e-mail de notification - envoyé par défaut au propriétaire de l’offre d’emploi lorsque le candidat remplit sa partie du formulaire W-4.
Depuis le profil du candidat dans Fountain
Lorsqu’un candidat a rempli sa partie du formulaire W-4, un nouveau statut nommé [[W-4 fédéral : action en attente]] ou [[W-4 de l’État : action en attente]] apparaît comme statut dans le tableau des candidats.
Dans le tableau des candidats, cliquez sur [[W-4 : action en attente]], puis sur [[Remplir le formulaire]].
Vous serez alors redirigé vers une nouvelle page dans laquelle vous remplirez la section 2 : partie de l’employeur du formulaire W-4.
Cliquez sur [[Voir le formulaire]] pour afficher le formulaire W-4 officiel généré au format PDF. Nous vous recommandons d’utiliser la visionneuse PDF d’Adobe pour de meilleurs résultats lors du téléchargement et de l’impression des formulaires W-4. Avec d’autres lecteurs, vous pouvez rencontrer des problèmes comme des champs manquants ou masqués.
Demander au candidat de remplir une nouvelle fois le formulaire W-4
En cas d’erreur dans la partie du candidat, vous pouvez lui demander de remplir une nouvelle fois le formulaire en le renvoyant à l’étape précédente. Le formulaire devra alors être renseigné de nouveau. Tous les champs que le candidat verra dans le formulaire seront vides.
Télécharger les exportations de données
Sélectionnez Paramètres de l’entreprise.
Faites défiler jusqu’à la section [[Informations du compte]], puis sélectionnez [[Exportations]].
Choisissez [[Nouvelle exportation]].
Saisissez le titre, sélectionnez la source de laquelle vous souhaitez [[extraire les candidats]] et les [[champs à exporter]].
Sélectionnez [[Enregistrer]].
Choisissez le titre que vous avez créé ou modifié, puis cliquez sur [[Télécharger]].
Choisissez [[Fichier CSV]].
Les champs que vous avez exportés seront téléchargés.
Empêcher Excel de corrompre vos données
Lorsque vous effectuez des exportations CSV dans le produit, Excel, Google Sheets ou d’autres logiciels peuvent convertir automatiquement les données fournies en dates et/ou en chiffres. Ceci peut entraîner une mise à jour des chiffres qui commencent par 0. Par exemple, si un numéro d’acheminement est répertorié comme 000234123, Excel peut transformer ce numéro en 234123.
Si certaines valeurs de votre fichier CSV répondent à ce critère et risquent de ne pas être converties correctement, consultez cette ressource pour connaître les étapes à suivre pour empêcher Excel de modifier automatiquement vos données.