L'étape du formulaire I-9 est une fonction supplémentaire. Veuillez contacter votre CSM (Customer Success Manager) ou support@fountain.com, si vous ne voyez pas les étapes I-9 et que vous souhaitez que cette fonction soit activée pour votre compte.
Le formulaire I-9 sert à vérifier l'identité d'une personne et à s'assurer qu'elle peut être employée légalement aux États-Unis. Avec l'étape I-9 de Fountain, le candidat et l'employeur (ou le représentant autorisé du candidat) remplissent chacun le formulaire dans une vue simplifiée au sein du flux de travail de Fountain. Un formulaire I-9 officiel est généré et peut être envoyé au système gouvernemental pour vérification.
Pour en savoir plus sur la procédure du formulaire I-9 pour les représentants autorisés de Fountain, consultez l'article sur le formulaire I-9 pour les représentants autorisés (États-Unis uniquement) .
Veuillez noter que les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis ont apporté des modifications majeures au formulaire I-9 à la fin de l'année 2023. Il est important que vous vous familiarisiez avec le formulaire I-9 mis à jour et avec la procédure. Fountain vous recommande de consulter les ressources suivantes sur le site de l'USCIS :
Sujets abordés
Bases du formulaire I-9
Le formulaire I-9 fait office d'autorisation d'emploi et doit être rempli à la fois par l'employé et l'employeur ou un représentant autorisé.
Le formulaire I-9 comporte trois sections principales :
Étape 1 : L'employé doit remplir ce formulaire au plus tard à la date de son entrée en fonction. Cette section sera révélée et complétée par le demandeur.
Étape 2 : L'employeur remplit la section 2. L'employeur doit confirmer physiquement (en personne) les documents d'identité de l'employé. L'employeur ne peut utiliser la procédure alternative de confirmation des documents de l'employé par vidéo que s'il utilise E-Verify. La section 2 doit être remplie dans les 3 jours ouvrables suivant l'embauche. Si vous utilisez la procédure I-9 du représentant autorisé, le représentant autorisé désigné par le demandeur remplira la section 2 à la place de l'employeur. Pour en savoir plus sur les I-9 pour les utilisateurs autorisés, consultez cet article .
Supplément B : Réservé aux réembauches ou à l'expiration des documents d'identité d'un employé. Contactez votre MSC pour qu'il vous aide à remplir le supplément B.
Les contractants 1099 ne doivent pas remplir ce formulaire, seuls les employés doivent le faire.
Ajouter l’étape Formulaire I-9
Ajoutez une étape au flux de travail de votre ouverture et sélectionnez Formulaire I-9 sous Type d'étape. Nous recommandons de placer l'étape du formulaire I-9 après l'étape d'approbation, ou lorsque le candidat a accepté l'offre d'emploi que vous lui avez faite. Ce faisant, le demandeur ne passera pas automatiquement à cette étape.
Configurez les paramètres de l'étape du formulaire I-9 en cochant la case à côté du paramètre à activer.
Faire passer automatiquement le candidat à l'étape suivante
Si vous souhaitez que le demandeur passe à l'étape suivante du flux de travail une fois qu'il a rempli le formulaire I-9, activez la case à cocher appropriée dans la catégorie Formulaire I-9. Si vous activez cette option, la règle de passage automatique des demandeurs à l'étape suivante s'appliquera lorsque le demandeur aura rempli sa partie du formulaire I-9. Nous vous recommandons d'activer ce paramètre pour que le demandeur continue à avancer dans votre flux de travail au lieu d'attendre que l'employeur ait rempli sa moitié du formulaire I-9. Veuillez consulter l'article relatif au formulaire I-9 pour les représentants autorisés (États-Unis uniquement) pour savoir comment procéder différemment lorsque vous faites appel à un représentant autorisé .Notification par courriel à l'issue de la procédure
Activez cette option si un utilisateur souhaite être notifié par courrier électronique lorsque les deux parties remplissent le formulaire I-9. Sélectionnez le destinataire de l'e-mail dans la case située sous la bascule.Informations sur l'employeur
Vous pouvez pré-remplir certaines des informations relatives à l'employeur pour la section 2 de ce que l'employeur devra remplir une fois que le demandeur aura terminé sa partie. Elle sera toujours modifiable lorsque l'utilisateur/l'employeur signera sa partie, mais c'est un excellent moyen d'accélérer le processus.
Remplir la section employeur
Une fois que le demandeur a rempli sa partie du formulaire I-9, l'employeur peut remplir la section 2 du formulaire I-9 de plusieurs manières.
Via le lien figurant dans l’e-mail de notification - envoyé par défaut au propriétaire de l’offre d’emploi lorsque le candidat remplit sa partie du formulaire I-9.
Depuis la table des candidats, la vue universelle des candidats ou le profil des candidats dans Fountain
Lorsqu'un candidat a rempli sa partie de l'I-9, une nouvelle étiquette de statut appelée I9 : Pending Action apparaît sur son statut dans le tableau des candidats et dans la vue universelle des candidats.
Cliquez sur Formulaire I9 : Action en cours, puis Compléter le formulaire.
Vous accéderez à une nouvelle page pour remplir la section 2 : partie employeur du formulaire I-9. Lorsque vous remplissez la section 2 en tant qu'employeur, veuillez garder à l'esprit les points suivants :
L'employé doit présenter à l'employeur un document ou une combinaison de documents de la liste A (qui prouve à la fois l'identité et l'autorisation d'emploi) ou un document de la liste B (qui prouve l'identité) ET un document de la liste C. Pour en savoir plus sur les documents qui relèvent des listes A, B et C, consultez cet article de l'USCIS.
Si le salarié a perdu ou s'est fait voler son document de la liste A, de la liste B ou de la liste C, il peut fournir un reçu au lieu du document lui-même. Pour en savoir plus sur l'utilisation des reçus, consultez cet article de l'USCIS.
Si, en tant qu'employeur, vous sélectionnez un document de la liste A, le champ de la liste C disparaîtra car il n'est pas nécessaire.
Si vous êtes un client utilisant E-Verify et que vous avez utilisé la méthode alternative de confirmation des documents par vidéo, cochez la case indiquant que vous avez utilisé la procédure alternative autorisée par le DHS. Pour en savoir plus sur l'intégration d'E-Verify par Fountain, consultez cet article.
Après avoir signé électroniquement dans la boîte, cliquez sur confirmer dans le coin supérieur droit avant de cliquer sur Soumettre.
Visualisation du formulaire I-9
Cliquez sur Afficher le formulaire pour voir le formulaire I-9 officiel généré au format PDF. Nous vous recommandons d'utiliser Adobe PDF Viewer pour obtenir les meilleurs résultats lors du téléchargement et de l'impression des formulaires I-9. Vous pouvez rencontrer des problèmes avec certains champs manquants ou noircis lorsque vous utilisez d'autres clients.
Demande de refonte du candidat
Si une erreur s'est glissée dans la partie du candidat, vous pouvez lui demander de recommencer en cliquant sur le bouton Recommencer . Rédigez l'e-mail à partir de zéro ou à partir d'un modèle de message et cliquez sur Envoyer l'e-mail. Pour utiliser un modèle de message, sélectionnez I-9 Form Redo comme type de message.
L'étiquette d'état est mise à jour et devient I-9 : In Progress (en cours).
Télécharger les exportations de données
Cliquez sur l'icône de vos initiales, puis sur Paramètres de l'entreprise.
Vous accéderez aux paramètres généraux. Faites défiler la page jusqu'à la section Infocomptes et cliquez sur Exportations.
Sous Exportations personnalisées, cliquez sur Nouvelle exportation.
Saisissez le titre, sélectionnez la source à partir de laquelle vous souhaitez extraire les candidats et les champs à exporter.
Sélectionnez Enregistrer.
Choisissez le titre que vous avez créé ou modifié et sélectionnez Télécharger.
Choisissez Fichier CSV.
Les champs que vous avez exportés seront téléchargés.
Empêcher Excel de modifier vos données de manière incorrecte
Lorsque vous effectuez des exportations CSV dans le produit, Excel, Google Sheets ou d'autres logiciels peuvent automatiquement convertir les données fournies en dates et/ou en nombres. Cela peut entraîner la mise à jour des numéros commençant par 0. Par exemple, si un numéro de routage est indiqué comme 000234123, Excel peut traduire ce numéro par 234123.
Si certaines valeurs de votre fichier CSV répondent à ce critère et risquent de ne pas être traduites correctement, consultez cette ressource pour savoir comment empêcher Excel de modifier automatiquement vos données.