Veuillez consulter vos équipes RH/juridiques pour savoir si cette méthode d'I-9 peut faire l'objet d'un examen plus approfondi. Nous vous recommandons d'utiliser ce formulaire I-9 lorsque vos employés ne se présentent pas tous les jours au même endroit pour travailler. L'étape du formulaire I-9 est une fonction supplémentaire. Contactez votre CSM (Customer Success Manager) ou support@fountain.com, si vous souhaitez que la fonction de représentant autorisé I-9 soit activée pour votre compte.
Le formulaire I-9 sert à vérifier l'identité d'une personne et à s'assurer qu'elle peut être employée légalement aux États-Unis. L'I-9 Stage de Fountain prend en charge les I-9 des représentants autorisés, ce qui permet aux employés d'autoriser leur candidat et un représentant autorisé sélectionné par le candidat à remplir le formulaire (dans une vue simplifiée) dans le cadre du flux de travail de Fountain. Un formulaire I-9 officiel est généré et peut être envoyé au système gouvernemental pour vérification.
Pour en savoir plus sur la procédure traditionnelle Fountain I-9, consultez l 'article I-9 Form Stage.
Pour en savoir plus sur l'intégration E-Verify de Fountain, consultez l'article E-Verify.
Sujets abordés
Notions de base sur le formulaire I-9 pour les représentants autorisés
Le formulaire I-9 fait office d'autorisation d'emploi. Lorsque vous utilisez le formulaire I-9 pour représentant autorisé, le formulaire doit être rempli à la fois par l'employé et par un représentant autorisé (plutôt que par l'employeur).
Étape 1 : L'employé doit remplir ce formulaire au plus tard à la date de son entrée en fonction. Cette section sera révélée et complétée par le demandeur.
Étape 2 : Un représentant autorisé choisi par le demandeur remplit la section 2. Le représentant autorisé peut être toute personne disposée à vérifier les documents, par exemple un membre de la famille, un voisin ou un ami. Il doit confirmer physiquement (en personne) les documents d'identité de l'employé.
Supplément B : Réservé aux réembauches ou à l'expiration des documents d'identité d'un employé. Contactez votre MSC pour qu'il vous aide à remplir le supplément B.
Les contractants 1099 ne doivent pas remplir ce formulaire, seuls les employés doivent le faire.
Ajouter l’étape Formulaire I-9
Ajoutez une étape au flux de travail de votre ouverture et sélectionnez Formulaire I-9 sous Type d'étape. Nous recommandons de placer l'étape du formulaire I-9 après l'étape d'approbation, ou lorsque le candidat a accepté l'offre d'emploi que vous lui avez faite. Ce faisant, le demandeur ne passera pas automatiquement à cette étape.
Configurez les paramètres de l'étape du formulaire I-9 en cochant la case à côté du paramètre à activer.
Faire passer automatiquement le candidat à l'étape suivante
Si vous souhaitez que le demandeur passe à l'étape suivante du flux de travail une fois le formulaire I-9 complété, activez la case à cocher appropriée dans la catégorie Formulaire I-9. Si vous activez cette option, la règle de passage automatique des demandeurs à l'étape suivante s'appliquera lorsque le demandeur ET le représentant autorisé auront rempli leur partie du formulaire I-9.Notification par courriel à l'issue de la procédure
Activez cette option si un utilisateur souhaite être notifié par courrier électronique lorsque les deux parties remplissent le formulaire I-9. Sélectionnez le destinataire de l'e-mail dans la case située sous la bascule.
Etapes d'achèvement pour le représentant autorisé
Une fois que le demandeur a rempli sa partie du formulaire I-9, il lui est demandé de fournir l'adresse électronique du représentant autorisé qu'il a choisi et qui remplira la section 2. Ils peuvent également copier un lien direct à envoyer au représentant autorisé qu'ils ont sélectionné.
Si le demandeur a saisi un courriel, le représentant autorisé recevra un courriel contenant un lien pour répondre aux questions de la section 2 dans Fountain.
Notes
Le demandeur ne peut pas poursuivre sa demande tant que le représentant autorisé n'a pas rempli sa partie du formulaire I-9. Une fois le formulaire rempli, le candidat recevra une communication automatisée avec un lien vers sa candidature.
L'utilisateur de Fountain doit modifier le champ "date de début" lorsqu'il examine les données saisies par le représentant autorisé, car ce dernier ne connaît probablement pas la date de début réelle du demandeur.
L'utilisateur de Fountain devra également saisir un titre lorsqu'il complétera sa partie. Idéalement, ils devraient saisir le titre du représentant autorisé. Toutefois, il suffit de saisir leur propre titre.
Si vous choisissez de collecter les documents d'éligibilité I-9 en plusieurs étapes dans l'intention de les examiner à distance, vous devrez suivre les directives de l'USCIS pour vous assurer que vos candidats n'ont pas à recommencer la procédure I-9.
En savoir plus
Pour en savoir plus sur la procédure I-9, notamment sur la manière de demander à un candidat de refaire sa demande ou de télécharger des exportations de données, consultez l'article sur l'étape du formulaire I-9 (États-Unis uniquement).