En plus du message d'étape , vous pouvez configurer plusieurs messages de suivi qui informeront le candidat s'il n'a pas terminé l'étape en question. Les messages de suivi sont envoyés en fonction du temps d'inactivité de (en jours). Si le candidat est resté inactif à cette étape pendant X jours, il peut recevoir un message de suivi. Cela signifie que les candidats qui font preuve de diligence en complétant les étapes dans les délais impartis ne recevront pas de messages de suivi.

Chaque message de suivi peut être différent, ce qui vous permet d'adapter votre communication pour qu'elle soit plus convaincante ou qu'elle exprime un sentiment d'urgence au fur et à mesure que le temps passe.

Ajouter des messages de suivi

1. Dans l’éditeur de flux de travail, cliquez sur l’étape que vous souhaitez modifier.

2. Sur le côté droit du site Workflow Editor, vous trouverez la section " Follow-Up Message" (message de suivi ).

3. Cliquez sur le bouton Add Message .

4. Nous vous recommandons d'ajouter un message de suivi dans les Modèles de message dans les Paramètres de l'entreprise et de vous y référer en cliquant sur le menu déroulant sous Utiliser le modèle de message.

REMARQUE : Cette option ne s'affiche que si vous avez déjà créé un modèle de message de suivi. Si vous souhaitez ajouter un nouvel e-mail individuel ou un message de suivi textuel, cliquez sur Add Email pour composer l'e-mail et/ou cliquez sur Add SMS pour composer le SMS. Si vous créez ces messages de suivi individuellement, vous ne pourrez pas les utiliser pour des ouvertures ultérieures. C'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser l'option Modèles de messages.

5. Cliquez sur Save Message.

6. De retour à l'écran Workflow Editor , dans la section Ajouter un message de suivi, saisissez le nombre de jours de délai. Il s'agit du nombre de jours pendant lesquels le demandeur sera inactif avant l'envoi du message.

7. Si vous souhaitez envoyer plusieurs messages de suivi, cliquez sur + Ajouter un message.

Ne spammez pas

Fountain ne vous limite pas dans le nombre de messages de suivi que vous pouvez ajouter, mais nous vous recommandons de ne pas faire plus de trois messages de suivi. Vous pouvez également échelonner vos messages afin qu'ils ne soient pas envoyés l'un après l'autre. Gardez à l'esprit que l'envoi d'un trop grand nombre de messages de suivi n'encouragera pas les candidats à agir, mais les dissuadera plutôt de le faire.

Modifier les messages de suivi

Vous modifierez le message de suivi de la même manière que vous avez ajouté le message ci-dessus, en accédant à la section Message de suivi de la scène par le biais du site Workflow Editor. Cliquez sur l'icône du crayon à côté du message que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur View Email ou View SMS lorsque vous êtes dans l'écran de modification du message.

Si vous avez utilisé un modèle, cliquez sur le lien Edit Template sous le nom du modèle, ce qui vous amènera à Message Template pour effectuer vos modifications. REMARQUE : Les modifications que vous apportez au modèle affecteront toutes les étapes qui utilisent ce modèle de message de suivi. Si vous souhaitez que les modifications apportées au modèle n'affectent que ce message pour cette étape et cette ouverture, cliquez plutôt sur unlink .

Temps d’inactivité

Les messages de suivi sont déclenchés par le temps d'inactivité du candidat dans cette étape. Les candidats sont considérés comme inactifs s'ils n'ont pas pris les mesures associées à l'étape à laquelle ils se trouvent. Ainsi, les demandeurs deviennent inactifs s'ils :

n’ont pas été déplacé vers une autre étape depuis une étape personnalisée.
n’ont pas de session réservée dans une étape du planificateur.
n’ont pas soumis leur consentement à une vérification des antécédents dans une étape de vérification des antécédents.
n’ont pas soumis le formulaire de collecte de données dans une étape de collecte de données.
n’ont pas signé le(s) document(s) dans une étape de signature de document.
n’ont pas terminé une leçon ou un cours dans une étape d’apprentissage.

Les temps d’inactivité des candidats sont remis à zéro lorsque :

ils passent d’une étape à l’autre.
un e-mail de vérification des antécédents leur est envoyé.
leur session réservée sur le calendrier est créée ou mise à jour.
le rapport de vérification des antécédents est créé ou mis à jour.
leur demande de signature de document est créée ou mise à jour.
ils ont terminé une leçon ou un cours.
ils ont soumis un formulaire de collecte de données.

Temps d’inactivité des candidats existants

L'ajout d'un message de suivi à une étape où se trouvent déjà des candidats N'ENTRAÎNE PAS l'envoi rétroactif du message pour certains d'entre eux s'ils ne satisfont pas à la règle de déclenchement.

Exemple n° 1 : Supposons que nous ayons deux candidats, A et B. A est inactif depuis 5 jours et B depuis 1 jour. Nous créons un message de suivi avec un nombre de jours d'inactivité = 2. Le candidat B recevra le message déclencheur dans 1 jour ; le candidat A ne recevra jamais le message.

Exemple n° 2 : Supposons que nous ayons déjà un déclencheur avec des jours d'inactivité = 5 et qu'il y ait deux candidats, A et B, qui sont respectivement 1 jour et 3 jours d'inactivité. Nous mettons à jour le déclencheur et fixons le nombre de jours d'inactivité à 2. Le candidat A recevra le message de déclenchement dans 1 jour (au lieu de 4 jours) ; le candidat B ne recevra jamais le message.

Désactiver les messages automatisés

Il peut arriver que vous souhaitiez désactiver des messages sans les supprimer complètement. Vous pouvez le faire à l'aide du bouton de désactivation.

1. Naviguez jusqu'au message Stage/Suivi de la même manière que vous l'avez fait ci-dessus.

2. Activez le message Disable.

3. Et c’est tout ! Ce message ne sera plus envoyé aux candidats.

Pour recommencer à envoyer ce message, il suffit de cliquer sur le bouton de désactivation.

REMARQUE : Ce réglage n'est pas rétroactif ; les demandeurs du passé ne recevront pas de messages.