La fonctionnalité Calendrier de Fountain vous permet de créer des disponibilités pour un seul événement ou pour plusieurs événements à travers plusieurs ouvertures, ce qui accélère la création de disponibilités pour les événements et redonne un temps précieux à vos recruteurs.
Exemple :
Un responsable du recrutement mène l'entretien final pour toutes les offres d'emploi de chauffeur-livreur dans la région de Seattle, mais il participe aussi temporairement aux entretiens téléphoniques pour les offres d'emploi de manutentionnaire en Floride. Le responsable du recrutement peut ajouter des disponibilités pour les postes de chauffeur-livreur à Seattle et de manutentionnaire en Floride en ajoutant deux événements différents, chacun avec des disponibilités différentes.
Configuration de l'étape de planification
Avant d'ajouter des disponibilités au calendrier, vous devez d'abord ajouter une étape de planification à votre flux de travail. Les administrateurs doivent lire les articles suivants avant que les utilisateurs ne commencent à ajouter des disponibilités et à utiliser le calendrier Fountain.
Étape Planificateur
Messages d'étape de l'ordonnateur
Ajouter une nouvelle disponibilité
Pour ajouter des disponibilités permettant à vos candidats de réserver du temps avec vous pour des entretiens, des orientations ou d'autres événements, suivez les étapes ci-dessous
Cliquez sur Calendrier dans la barre d'outils supérieure de n'importe quelle page Fountain.
Si vous n'avez pas encore connecté votre calendrier externe, cliquez sur Connecter le calendrier en haut à droite. Cette étape est facultative mais doit être utilisée si vous prévoyez d'utiliser la fonction de disponibilité adaptative qui évite automatiquement les conflits de double réservation. Pour en savoir plus sur la connexion de votre calendrier externe, consultez cet article.
Cliquez sur Ajouter une disponibilité en haut à gauche.
Vous pouvez choisir d'ajuster les filtres utilisateur et filtre par (utilisé pour la localisation ou l'ouverture) sous le bouton Ajouter une disponibilité avant d'ajouter votre disponibilité.
Vous pouvez également ajuster ces détails dans l'écran Créer une disponibilité.
Vous pouvez également ajouter des disponibilités en les faisant glisser et en les sélectionnant dans le calendrier.
Saisissez les détails de votre événement, y compris le nom de l'événement et les instructions. Fountain vous recommande d'introduire un titre clair et des instructions pour les candidats. Voir l'exemple ci-dessous :
Nom de l'événement : Entretien en personne avec un chauffeur-livreur
Instructions pour l'événement : Veuillez vous garer sur le parking et entrer dans le magasin. Demandez Billy au comptoir d'enregistrement. Apportez votre carte d'identité et votre CV.
Si vous souhaitez que cette disponibilité soit "adaptative", activez la case à cocher Rendre l'événement flexible pour éviter les conflits. En activant cette option, les sessions non réservées seront cachées aux candidats qui choisissent de réserver un créneau si le calendrier Fountain constate que ce créneau chevauche un événement de votre calendrier externe ou d'autres événements réservés dans le calendrier Fountain. Si l'événement externe qui se chevauche est supprimé, les disponibilités du calendrier Fountain réapparaîtront pour que les candidats puissent les réserver.
Sélectionnez la date à laquelle la disponibilité commencera et décidez si elle se répétera. Fountain recommande de créer, si possible, un modèle de disponibilité afin de faciliter la gestion et d'offrir une disponibilité suffisante à vos candidats.
Vous pouvez choisir de répéter l'événement tous les jours, toutes les semaines ou du lundi au vendredi.
Vous pouvez également décider de mettre fin au motif après un certain nombre d'occurrences.
Sélectionnez l'heure de début et de fin de cette disponibilité, qui déterminera la durée de l'événement si vous ne vous divisez pas en plusieurs sessions. Si vous divisez ce bloc de temps en sessions plus petites à l'aide de la case à cocher Diviser en créneaux plus petits, l'heure de début et de fin ne se réfère pas à la durée de l'événement mais au bloc de temps dont vous disposez pour accueillir ces événements. La durée spécifique de chaque session d'événement est déterminée par le champ Split Into.
Déterminez la durée de chaque session à l'aide du menu déroulant Diviser en. Les options disponibles varient en fonction de la durée totale du bloc de temps, qui est divisible par la durée. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, la tranche horaire 14h30-16h a une durée d'une heure et demie et peut être divisée en deux sessions de 45 minutes, trois sessions de 30 minutes, six sessions de 15 minutes ou neuf sessions de 10 minutes.
Sélectionnez un hôte pour le(s) événement(s) dans le menu déroulant Hôte . Il s'agit de la personne qui sera responsable de l'organisation de l'événement, de l'orientation, etc. Vous pouvez choisir vous-même ou un autre utilisateur en fonction de vos autorisations dans Fountain.
Sélectionnez le nombre de candidats autorisés à s'inscrire à cette session. Ce nombre se traduira par le nombre de places réservables qui seront créées dans le cadre de cette session. Les entretiens restent généralement limités à une personne, mais des événements tels qu'une séance d'orientation ou d'embauche peuvent accueillir un plus grand nombre de participants.
Utilisez la section Sélecteur d'étape pour déterminer l'étape spécifique de l'ouverture que vous souhaitez associer à cette disponibilité. Cette fonctionnalité fonctionne de la même manière que la création d'étapes de règles dans le site Fountain Workflow Editor. Sélectionnez le(s) type(s) de condition et la(les) valeur(s). Vous pouvez cibler l'étape ou les étapes d'une ouverture spécifique en créant des conditions autour du nom de l'étape, de l'ouverture ou du groupe de lieux.
L'utilisation de Stage is comme type de condition permet de filtrer les stages du planificateur avec ce nom de stage unique. Cela permettra de cibler toutes les offres d'emploi avec ce nom de scène. Si vous souhaitez exclure certaines ouvertures qui partagent le même nom de scène, il vous suffit d'ajouter un autre type à la condition. Vous trouverez plus d'informations ci-dessous.
Exemple 1 : Le poste à pourvoir est celui de chauffeur à San Francisco ET l'étape est celle de l'entretien final
Exemple 2 : Le groupe de lieux est - Californie, Oregon ET l'étape est - Entretien initial
Indiquez le lieu de l'événement (ou des événements). Il peut s'agir d'un lieu physique ou d'un lien de rencontre virtuel. Vous pouvez choisir parmi les adresses sur site précédemment configurées dans le(s) stade(s) associé(s) du planificateur ou vous pouvez ajouter un lieu unique.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Sélecteur d'Étape Planificateur
Le sélecteur d'étapes du Scheduler est dynamique, ce qui signifie que si une nouvelle ouverture est créée, si vous changez le nom d'une étape ou si vous changez le groupe de lieux pour une ouverture, ces changements seront automatiquement évalués par rapport aux conditions précédemment établies pour voir si les nouvelles ouvertures et étapes seront incluses ou exclues. Par exemple, si vous modifiez le nom d'une étape de Premier entretien à Premier entretien pour un poste dans le groupe de lieux Californie, et que la disponibilité existe avec la condition : Le poste à pourvoir se trouve dans le groupe de lieux Californie, l'étape sera désormais incluse.
En outre, lorsque vous ajoutez plus d'une valeur après un type de condition, celles-ci seront prises en compte avec la logique OU. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessous, le calendrier Fountain ajoutera la disponibilité de tous les postes ouverts dans le groupe de lieux Californie avec une étape de premier entretien
OU de tous les postes ouverts dans le groupe Oregon 30 avec une étape de premier entretien.
Vous ne pourrez sélectionner que les scènes et les lieux auxquels l'hôte a accès en fonction de ses droits dans Fountain.
Modifier les événements existants
Une fois les événements ajoutés au calendrier, vous pouvez procéder à des ajustements si nécessaire.
Sur le calendrier Fountain, cliquez sur l'événement existant, puis sur Modifier la session pour mettre à jour un événement individuel ou sur Modifier la série pour modifier une série d'événements.
Apportez les modifications nécessaires, telles que le nombre de participants, l'hôte, les conditions ou les valeurs.
Certains champs ne sont pas modifiables lors de la mise à jour d'une série, comme l'heure de fin et les champs récurrents.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Une fenêtre modale vous invite à confirmer vos modifications.
Si vous mettez à jour des événements existants, vous aurez le choix entre mettre à jour TOUTES les sessions de la série, quel que soit l'état des réservations, ou seulement les sessions non réservées.
Remarques importantes
Si vous modifiez une session d'une série, cette session sera séparée de la série et enregistrée en tant que sessions individuelles, et vous ne pourrez pas les réintégrer dans la série ultérieurement.
Si vous créez des disponibilités pour une étape spécifique (exemple : entretien en personne) et que vous supprimez cette étape du flux de travail ou que vous passez à un flux de travail différent, toutes les sessions réservées seront automatiquement annulées. Des courriers électroniques d'annulation seront envoyés aux candidats, mais l'utilisateur ne recevra pas d'avertissement. Les administrateurs doivent d'abord vérifier l'étape du planificateur associée pour s'assurer qu'il n'y a pas d'événements réservés avant de modifier le flux de travail. Pour en savoir plus sur les flux de travail de Fountain, consultez cet article.
La modification des séries n'affecte que les sessions à venir, et les sessions passées ne sont pas modifiées.
Certains calendriers externes permettent de modifier les événements Fountain sur le calendrier externe. Toutefois, ces mises à jour ne seront pas répercutées sur le calendrier Fountain. C'est pourquoi, lorsque vous apportez des modifications aux événements du calendrier Fountain, Fountain vous recommande de toujours procéder d'abord à la mise à jour dans Fountain. Ces modifications seront ensuite répercutées correctement dans votre calendrier externe.
Gérer les candidats
Si vous devez placer manuellement un candidat dans un événement au lieu qu'il se programme lui-même via l'étape du planificateur, procédez comme suit
Sur le calendrier Fountain, recherchez le créneau de l'événement auquel vous devez ajouter le candidat. Cliquez sur le créneau, puis sur Gérer les candidats.
Cliquez sur Réserver le demandeur. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le candidat. Le demandeur doit avoir commencé une demande Fountain pour que vous puissiez sélectionner son nom dans la liste déroulante.
Cliquez sur Fermer.
Pour retirer un candidat d'un créneau de formation réservé, procédez comme suit :
Dans le calendrier Fountain, recherchez le créneau de formation dont vous souhaitez retirer le candidat. Les créneaux réservés seront d'une couleur plus foncée sur le calendrier. Cliquez sur le créneau, puis sur Gérer les candidats.
Sous Gérer les candidats, cliquez sur Supprimer à droite du nom du candidat.
Cliquez sur Fermer.
Page des sessions programmées
La page Calendrier des sessions programmées peut vous aider à rester organisé avec vos événements passés, futurs et à venir. Regardez la vidéo ci-dessous pour une vue d'ensemble de la page Sessions programmées.
Ajouter un candidat à la session via la table du candidat ou le drone
Si vous gérez des candidats dans la table des candidats ou la vue universelle des candidats, vous pouvez les ajouter manuellement à un événement de calendrier ou créer un nouvel événement de calendrier pour eux.
Dans le tableau des candidats ou dans l'UAV, localisez le candidat que vous souhaitez ajouter à une session et cliquez sur l'icône des trois points à gauche de son nom.
Cliquez sur Déplacer vers l'étape, puis sélectionnez l'étapeappropriée du planificateur.
La fenêtre Déplacer le candidat s'affiche. Par défaut, les paramètres prévoient l'envoi d'e-mails ou de SMS automatisés conformément aux paramètres de l'étape. Examinez-les pour vérifier si vous souhaitez effectuer des actions supplémentaires, puis cliquez sur Soumettre.
Le candidat passe à l'étape du planificateur. Cliquez sur l'étiquette d'état jaune de l'étape Scheduler , puis cliquez sur Schedule dans le menu déroulant.
Vous pouvez sélectionner un créneau en cliquant sur le menu déroulant pour afficher les créneaux disponibles précédemment créés. En outre, vous pouvez ajouter des disponibilités en cliquant sur le bouton + Disponibilité.
Dans la fenêtre Ajouter une disponibilité, saisissez le nom de l'événement, le nombre maximum de participants (qui est fixé par défaut à 1 si vous créez un créneau horaire pour un candidat spécifique), les instructions (facultatives) et sélectionnez Planifier.
Une fois que le candidat est programmé pour une heure d'événement, la mise à jour apparaît sur l'étiquette de statut du candidat et dans son profil.
